“文件连续体理论”在企业档案工作中的应用

李恕

一、文件连续体理论在企业管理系统中的体现

目前企业内较为常见的档案管理系统主要是针对文件归档后档案的储存、查找、利用来设计的，属于独立的文件归档后档案管理系统。而文件连续体理论认为文件的运动是一个连续的过程，虽然文件的内容和结构是固定的，但从文件形成的背景来看，文件始终处于生成的过程中。文件连续体理论概念中模糊了文件与档案的界限，强调“文件——档案”的全程连续管理，企业使用单一的档案管理系统虽然可以有效管理归档后档案，但无法对归档前文件也一并进行统一管理，企业想依照文件连续体理论做到文件全程管控，需要将原先独立的档案管理系统与企业办公系统配合使用，让档案管理人员介入到企业办公系统文件流转过程中去，企业运营过程中产生的各种文件在档案管理人员的监督下先在企业办公系统中生成，再与档案管理系统衔接，也就是运用“企业办公系统（归档前）+档案管理系统（归档后）”的档案全程管理模式，这样才能做到对企业运转过程中产生的所有文件进行全方位的有效管控。

归档前企业办公系统经历了由办公自动化系统向协同管理系统的更替，原本的以“OA”为主的办公自动化系统是比较传统的办公工具，主要专注于纸质文件电子化，是将线下办公转成线上数字化辦公的系统，并不能体现文件连续体理论连贯统一的管理要求，虽今仍被一些中小型企业使用但未来会逐渐被协同管理系统所取代。目前使用较多的协同管理系统是对办公自动化系统的改良，打破了传统办公自动化系统的信息孤岛模式，企业可以利用协同管理系统连接CRM、ERP 等其他业务信息系统，将企业运营各个管理模块有效协同起来。协同管理系统的核心是部门企业之间的交流、协作办公，在企业运营过程档案管理工作实际中，使用协同管理系统相对更能处理好文件连续体理论指导下的档案连贯统一管理，如宽带公司在运营过程中对归档前文件进行管理所使用的系统就选择了可以跨地域审批、跨区域分支机构协作、批量交付、异地管理的协同管理系统中的“致远”协同管理系统，并借助此系统实现了业务模块的共享、管理痕迹可视、过程信息可追溯的企业归档前文件管理目标 ，很大程度上提高了企业归档前文件的监管效率。

归档后企业档案管理系统有很多可以选择，在安全性、开发工具、售后、价格等方面进行综合考虑，并不一定要追求功能复杂多样，应结合企业档案工作实际选择合适的档案管理系统。在经济实用的基础上还需要注意是否可以与企业办公系统兼容，保证文件管理的连续性、是否可以做到数据共享，统一于一个业务流程中。如果市面上成型的档案管理系统无法满足企业档案工作实际需要，还可以与科研机构合作，在信息安全得到保障的前提下有针对性地开发专门的企业内部档案管理系统。

二、文件连续体理论在具体工作流程中的体现

运转流程清晰明确对于企业档案管理工作来说十分重要，这就要求档案管理者要在合适的节点介入到归档前文件流转的环节中去，确保文件流转的有序、高效、符合规范，并在归档后对档案进行合理的分类整理保管并提供利用。

归档前，在协同管理系统工作流程实际操作中宽带公司按照档案类别不同进行有区别的运转流程。公司档案类别主要分为文书档案、采购招标档案、经济合同档案、工程建设档案、照片音像档案、会计档案、实物档案。其中照片音像档案及实物档案是要求随时归档，所以没有归档前文件运转流程，采购招标档案及工程建设档案以项目进展为标准，项目竣工验收后归档。其余类别档案则都需要经过归档前文件运转流程，各部门档案的归档前管理可以在档案部门监督下由各部门自行在管理系统中进行操作，不同类别流程有所区别但关键节点是统一的。

如经济合同档案形成前需要由需求部门发起，提出立项审批申请，写明详细立项理由，再由承办部门、相关部门、综合管理部、财务部、副总经理、总经理进行线上立项审批，通过后再进行正式审批。审批同样需要由需求部门线上发起，在审批中需要附上之前的立项审批结果以及附上按照相关要求乙方需要提供的材料。在审批发起时需要依照相关模板说明承办人、合约期限、公司总部对口部门等信息，在这个步骤所使用的模板根据文件类别不同而有所区别。审批发起后在协同管理系统中就会建立一个半公开的待办事项，依次由对应业务部主任、公司副总经理、综合管理部主任、财务部主任审核通过，再由公司副总经理确认同意财务部意见，由公司总经理审核通过后业务部主任进行接收反馈，最后由公司总部对口部门审核。整个审核过程都在系统上完成，各环节审批意见在最后会进行一个汇总并由需求部门形成终版合同（可编辑word格式）上传系统，由综合部档案管理人员将电子版终版文件下载并进行格式修正、添加水印、信息预录，再次上传（PDF格式），需求部门再次接收并打印出纸质材料加盖公章、与甲方进行盖章签字，将盖章签字后法律上生效的合同再次上传系统。公司不同类别档案归档前都专门安排一位以上的档案管理人员进行跟踪监管、初步统计、汇总。能够做到提前对文稿中的用词给出修改意见以达到在档案归档时统一格式。以上运转流程在管理系统中可以随时调取存留的文件审批记录，真正做到了文件连续体理论中对传统文件管控的扩展，档案管理人员介入档案形成过程，做文件管理系统的“设计师”、文件标准的“制定人”，从档案保管者向过程监管者过渡。

归档后则需要将纸质档案与电子档案分别整理保存，其中纸质档案由需求部门人工递交对应类别的档案管理人员，电子文件是对应档案管理人员直接在协同管理系统中下载。虽然归档前所使用的协同管理系统也有保存电子档案的功能，但协同管理系统更侧重于便捷高效的工作流转，对于文档管理的功能不如专业的档案管理系统，所以为了达到文件连续体理论连贯统一管理的需要，应定期从协同管理系统中将文件转移到合适的档案管理系统。在这个步骤公司采取的办法是由档案管理人员对需要长期保存的文件进行接收，同时接收电子与纸质文件，在这之前各类档案管理人员会根据待办事项将需要接收的档案编号、承办部门、合作方名称、档案名称等基本信息整理填入汇总表格方便统计，档案管理人员对归档前文件按照来源部门进行初步分类并将时间等信息填写在电子文件名称位置，每年3月份进行一次对前一年接收的文件的统计，对照预录信息确认不存在协同管理系统中有记录但是纸质档案没有接收的情况，确认完毕后于4月份将前一年的纸质版与电子版文件全部打包发送给综合的档案管理人员。综合档案管理人员接收后将纸质文件归类、盖章、裝盒、贴签、放入档案室后还需将电子文件归类按要求上传档案管理系统进行后续管理。公司总部及分公司均为独立全宗，需要分别组织归档、编号、排列、保管。如有利用需求，可填写《档案查借登记表》并采用直接查阅、网上查阅等方式提供利用原件、电子档案复印件。宽带公司档案管理人员工作主要分为两类，一是负责归档后档案管理，二是参与归档前文件流转过程管理。这样既能减少归档中繁琐的步骤，又能最大可能地保证档案完整性、真实性。

三、文件连续体理论实际运用中存在的问题及改进方向

1.档案管理人员介入文件形成过程时机选择问题

文件连续体理论强调了文件生成、保管与利用应该一体化管理的理念，要求档案管理人员有效介入到档案的生成过程。宽带公司档案生成流程中可以发现，档案管理人员确实有介入到文件生成过程中去，但第一次介入的时机是在需求部门完成立项审批并且上传文本之后，档案管理人员再对文本用词及格式进行二次修改。虽然修改后会在word文档中体现修改痕迹，但需求部门已经默认了档案人员负责文本修改工作，往往是直接将档案人员修改后的版本拿来用，下一次提交文本時依然存在类似问题，这就导致基本上每一份文本档案管理人员都需要做重复性的工作。如果能从一开始就对全公司的各项文件定下格式、用词等方面的规定，要求需求部门按照规定来上传文本，档案人员则只需要负责审阅，偶尔进行修改即可。这样可以省下许多时间成本。

2.档案交接细节问题

全程管理作为文件连续体理论中国化后衍生出的新理念，在全程管理过程中应注意各个关键节点档案交接的细节问题。宽带公司档案在各部门之间交接过程多是线上完成。但是在同一部门的交接环节有一些问题存在，因为公司有专门对接各类档案的管理人员，各部门的档案都由其进行收集汇总，但专门负责接收分类别档案的管理人员不负责最后综合归档，归档以及归档后提供利用则由同一部门的其它员工负责，这就存在部门内档案交接的情况，而这种类型的大批量档案转移没有留下工作痕迹，往往是分类别档案管理人员将该类别一年的档案统计好压缩后直接通过系统聊天框传给负责归档的同事，有工作痕迹丢失的风险，对于公司整个严谨的档案管理来说是一个小漏洞。建议通过有保存记录功能的邮箱等的形式传递。

3.协同管理系统与档案管理系统对接问题

为了实现文档管理连贯统一的目标，文件与档案工作人员需要更广泛的建立联系。目前宽带公司的档案管理中档案管理人员已经可以介入到文件生成过程，但是两个系统各自为政的局面仍然存在，通过协同管理系统导出电子文件，或者对纸质文件进行扫描，再录入档案管理系统，这种操作方式加大了档案人员的工作量，因此需要考虑两个系统之间的数据对接。在保证纸质文件与电子文件对应的前提下使档案管理人员参与度再次提高，对文档一体化管理更规范。对接问题目前主要在技术及对接措施两方面，协同管理系统与档案管理系统归属不同的系统开发公司，二者对接需要在三方介入的前提下完成。在两个系统之间搭建一个可以相互兼容的数据接口，使两个系统构成一个整体。此外，在对接过程中需要注意信息安全方面、售后维修方面及企业文化方面的维护，为不同单位分配不同的查询制度权限，防止商业秘密泄露。这样做到简化流程，更高效的利用文件连续体理念来管理档案。

参考文献：

[1]何玉颜.社会记忆视域下文件连续体理论的生命力[J].档案学通讯，2019，No.245，31-35.

[2]陈飔.协同管理系统驱动企业低碳高效运转[J].软件工程师，2010，No.134，28-30.

[3]安小米.文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示[J].档案学通讯，2002，53-56.

[4]周雨墨.北京致远互联A8软件吉林省市场营销策略研究[C].吉林大学，2018.

[5]冯惠玲，加小双.档案后保管理论的演进与核心思想[J].档案学通讯，2019，No.248，6-14.

作者单位：辽宁大学