财务领域中人工智能视角下流程自动化(RPA)技术研究

2021-03-24陈轶斌

数字技术与应用 2021年1期

陈轶斌

(广东电网有限责任公司佛山供电局,广东佛山 528000)

0 引言

人工智能(AI)作为大数据时代下的新型技术,其智能化的特点将在财务领域发挥重要作用。作为A I 的初级形态,流程自动化技术(RPA)的应用,不仅有效地提高了工作效率,降低了运营成本,而且提高了财务工作的准确度,减少业务流程的风险的同时促进企业的发展。本文通过探索自动流程化技术(RPA),结合佛山供电局财务工作的实际情况,从实践应用入手,对人工智能技术在财务领域的应用展开探索。

1 流程自动化技术的优势及局限性

1.1 流程自动化技术的优势

(1)有效提升财务工作效率。日常财务流程中,部分工作内容需要人工机械、重复地进行信息系统操作,这些流程固定、规则明确的高重复性环节可以通过R P A 的应用降低人力成本,批量处理数据,不仅数据处理速度快,而且能够大大提高处理的准确性提高财务处理质量和准确性。(2)保障财务工作质量。在传统的财务模式下,财务人员容易收到外界环境和工作状态的影响,导致工作上的失误,而R PA 工作容忍度高,峰值处理能力强,整体操作过程都是根据固定规则执行,不易受其他因素的干扰,这在一定程度上消除了业务操作不一致性,保障了财务工作质量。此外,R P A 的运行过程和结果具有可追溯性,这使得错误可以被精准地发现,一旦出现异常情况,将更容易被解决。(3)节约经营成本。RPA主要可以通过两个方面降低企业的经营成本。首先,R P A 能降低人员成本投入,以往简单重复的工作占用财务人员大量时间,而仅需人工成本的三分之一,即可研发和维护一个承担相同工作量的R P A。其次,R P A 能有效减少信息系统提升的费用。R P A 部署简单和能定制化流程解决方案的特点,能有效降低成本,提高财务流程规模化的灵活性。(4)企业价值增值。RPA将财务人员从简单型的工作中释放出来,推动财务人员综合素质创新,财务工作重心转向决策和价值创造等高附加值工作,充分调动起工作积极性,实现财务对业务的有力支撑以及财务部门的价值增值。

1.2 RPA的局限性

(1)RPA应对意外情况的能力较差,当业务场景或流程发生较大变化时,RPA难以判断规则未设定的情况,无法处理异常事件。因此,配备专门的人员监督RPA运行过程,由人工干预异常事件是十分必要的,这一特点无疑限制了RPA的应用。(2)RPA运营需要有相对完善的保障。RPA对系统平台的稳定性有一定要求,当系统升级或页面模块变化时,RPA可能无法正常运作或迅速恢复运作,此时需要投入一定时间和技术资源进行重新部署和优化。(3)RPA的可持续应用,需要建立相应的跟踪优化机制。RPA的运行很大程度上依赖于业务流程和执行规则的固化程度,企业业务流程发生改变时,R PA 也需同步做相应调整。

2 实践应用案例分析

财务管理一直都是数字化转型的重点应用领域和天然场景,佛山供电局选择建设的财务机器人主要包含基础操作、多方对账、统计分析及智能处理四个类型,下面分别选取实际应用案例介绍各类型R P A。

2.1 基础操作类

基础操作类RPA主要模拟人工在财务系统执行制单、传递等机械重复操作,通过减少人工重复性操作,将财务人员的工作重心由操作转移到查验审核,达到提升财务工作效率的目的[1]。

(1)应用实例:电费收入凭证录入。财务人员每天需要根据银行回单对电费收入进行梳理,形成数据底稿后录入财务系统。整个过程中,耗费大量时间处理银行流水,核对各项收入,工作繁琐枯燥且出错率较高。图1所示,电费收入凭证录入机器人可对收到的不同银行的回单进行梳理,包括上缴省公司款、补足透支款、下拨透支款、收用户电费款等不同类型的款项,按照预设规则,自动完成凭证信息整理,并将凭证信息自动录入财务系统。

(2)应用效果。电费收入凭证录入机器人在业务处理用时与财务数据质量上均有明显提升。以往财务人员手工作业时,在银行流水整理环节,平均每家银行用时2.5个小时,在凭证录入环节,平均每家银行用时2个小时。数据整理环节,人工处理的效率和质量在庞大的数据量面前也受到威胁。电费收入凭证录入机器人上线使用后,由机器人根据既定模板自动整理数据,财务人员仅需确认机器人的处理结果,耗时1分钟,平均每个银行节省近4.5个小时,不仅为财务人员节省了大量时间,而且有效保障了电费收入数据的准确性。

2.2 多方对账类

多方对账类RPA主要用于多个信息系统间的操作,核对财务系统与其他来源的数据是否一致,通过自动下载数据并核对减轻财务人员的工作负担[2]。

图1 电费收入凭证录入机器人流程Fig.1 Robot flow for entering electricity bills receipts

图2 银行回单核对与核算机器人流程Fig.2 Bank receipt check and accounting process

(1)应用实例:营销对账机器人。在电费资金的营销财务对账工作中,财务部门需保障财务侧采集、推送电费收入数据的准确性与完整性,但银行流水格式不统一,且银行账号众多,银行流水处理、核对工作量较大,且手工核对,数据质量不能保障。银行回单核对与核算机器人按照相应的参数自动进行每日各个银行流水的整理、核对、推送、制证及凭证修改工作流程见图2 所示,实现了财务对电费数据推送核对业务的全流程自动处理,节省了财务人员人工处理时间,提升了业务处理效率。

(2)应用效果。营销对账机器人的应用,不仅达到为财务人员工作减负的目的,而且提有效升数据处理的质量;通过全流程记录财务业务处理的流程,有助于识别和控制财务风险。从工作用时的角度统计,这一财务机器人的应用,每天将节约财务人员38分钟的人工操作时间,也就是每月将节省约3 天的工作时间。

2.3 统计分析类

统计分析类RPA通过汇总多个数据文件,分析整理后数据,根据筛选规则和逻辑形成报表,减少财务人员机械操作,同时提高数据汇总的效率和质量。

(1)应用实例:通用表格汇总机器人。日常财务工作中,时常需要合并汇总多个数据文件,包括汇总格式相同表单或相同维度数据。部分财务域数据汇总工作量极大,例如,预算管理域、工程财务域、资产管理域等,重复性复制粘贴的机械操作给财务人员带来极大困扰。图3 所示,通用表格汇总机器人不仅可以将多个excel文件内的1个或多个页签或页签内的单元格进行合并,还能对汇总后的数据进行分析,并按照设定的维度进行展示。

(2)应用效果。通用表格机器人的应用,极大的降低了财务人员手工整理、汇总表格的操作时间,通过填写汇总配置表,便可一键完成数据汇总。通过固化数据汇总规则,保证数据汇总的规范化与标准化,规避人为因素的干扰,进而提升数据汇总的质量与效率。

2.4 智能处理类

(1)应用实例:发票认证核对机器人。每月业务人员需登记核对纸质增值税发票和税局信息是否一致,人工核对录入不仅耗时,且易出错,工作量巨大,时有延误。图4所示,发票认证核对机器人应用于增值税发票抵扣认证,通过高速扫描仪将发票归档为图片后,利用O C R 识别技术读取发票信息并整理成Excel,匹配成功后,批量勾选文件,最后登录税务平台进行发票认证[3]。

图3 通用表格汇总机器人流程Fig.3 The general table summarizes the robot process

(2)应用效果。发票认证核对机器人降低了人工录入、核对、勾选、认证发票的时间,每月发票认证核对工作处理用时从每月60小时下降到现在的10分钟,实现了发票信息的自动录入,有效提升资料电子化、数据格式化的效率,助力财务人员工作潜能释放。

2.5 RPA应用效益分析

(1)管理效益。RPA能代替财务人员完成大量机械重复性工作,将宝贵的人力资源从繁冗乏味的任务中解放出来,促进财务工作的重心由基础会计向管理会计转移,助力人财物等资源的重新组合。R P A 处理速度快和无间断工作的特点,也加快了业务流转速度,提高了业务数据质量。此外,在企业应用RPA的过程中需要对内部财务流程进行梳理,这间接帮助企业优化现有业务流程,不仅能优化规范性差、运行风险高的繁琐流程;还可以完善以往为节省人工操作时间而过度简化的流程。R P A 的应用有效提高财务运营效率,全面提升财务支持决策能力、资源配置能力、风险管控能力、协同服务能力,为财务风险控制监督、财务标准化管理提供强有力的支撑。(2)经济效益。RPA业务处理效率比人工普遍快3～15倍,不仅能满足特殊业务需要在短时间内大量处理数据的要求,而且R P A可以实现365天24小时全天候运行,不需要休息也没有负面情绪,能持续稳定的保持高效作业,极大的节省了人力成本。此外,部分企业在信息化建设初期由于种种原因,多个业务系统集成性较差,严重妨碍了业财信息的融合。RP A可以通过模拟人工访问多个系统,跨越传统的IT 体系连接数据,在不影响原有系统的情况下,用较为低廉的成本实现各业务系统的集成,综合提升企业管理水平和运营效率。(3)社会效益。随着人工智能技术的影响日益增加,佛山供电局对流程自动化技术(RPA)的探索,将有效落实国家智能化、信息化发展战略,推动电网财务管理创新和发展。