高校固定资产清查及信息化上线实践

韩丽辉，于春梅，高 原，王 波，金仁东

（北京科技大学a.冶金与生态工程学院；b.资产管理处，北京 100083）

0 引言

高校固定资产是高校学科建设和人才培养的重要硬件支撑，是衡量一个高校教学、科研以及发展水平的重要标志之一。随着国家对教育的大量投入，高校固定资产规模不断壮大，固定资产管理已成为高校管理工作中一项重要的内容，同时固定资产内部控制效率也成为高校管理绩效考核指标之一。但由于在旧的会计制度中高校资产没有资产负债表而又不考虑其经济效益，导致高校固定资产存在多头管理、管理制度不完善、管理系统落后、资产利用率低、账物不符甚至资产流失等长期存在的问题［1-4］，而健全管理制度、定期进行固定资产清查、实现互联网下的信息化管理是解决上述问题的有效措施［5-8］。2016 年财政部下发的《行政事业单位资产清查核实管理办法》（“财资［2016］1、2 号”文件）以及教育部下发的“教财司函［2016］88号”文件要求高校全面做好资产清查工作，摸清家底，夯实管理基础。我校以此活动为契机，顺应政府会计制度实施新要求和互联网时代的工作模式，进行了固定资产管理的信息化建设工作，并于2018 年底在全校范围内启用资产全生命周期管理信息系统并借助该系统完成了固定资产清查工作。该项工作进一步提高了学校固定资产动态管理信息化水平，做到师生少跑路、信息多跑路，实现了资产的精细管理、流程规范、责任到人，为高校固定资产管理的科学化、高效化、规范化提供了技术保障。

1 高校固定资产管理现状

高校固定资产需满足3 点：①使用年限需在1 年以上；②单位价值在规定标准以上，通常一般设备为500 元，专用设备为800 元；③在使用过程中仍能保持原有物质形态［5］。高校固定资产具有如下特点：资金来源主要是国家财政拨款购置以及少量的捐赠资产；财务管理在旧的会计制度中未曾编制过资产负债表，不考虑其经济效益，无法对其整体分布及使用情况进行微观量化；从归口管理上看多数高校由设备处或资产处进行动态管理，财务部门进行账面核算管理。目前多数高校固定资产管理中存在以下问题［2-6］：①管理系统落后，管理不规范。管理系统不基于互联网，系统的查询和使用均在相应的职能部门，资产使用单位只能看到excel表或纸质版的设备清单，造成管理与使用脱节，不能责任到人。在日常管理中存在明确的管理流程但有时却未按流程操作，存在先采购后补手续、资产无标识、资产随意处置、设备购置论证走形式等；②多头管理，信息不共享。设备管理部门和财务部门分别在两套系统中登记资产账，由于资产分类不同，经常导致按验收单登记入财务账时无法正确归类的现象。另外由于两套系统各自独立，信息不能共享，造成工作量重复且年终两部门间核对账麻烦；③管理制度不完善，资产责任不清。设备管理部门和财务部门系统中记账依据都是设备验收单，验收单上有经手人、保管员、审批领导等签字，因为没有明确规定录入哪类人员为责任人，导致录入系统时随意挑选一个录入甚至录错名字。责任人不清加上人员变动导致资产归属部门混乱，在资产清查时非常困难，经常没有任何查找线索；④管理人员队伍建设滞后，监管不到位。固定资产管理队伍建设长期不被重视，工作责任心不强、工作流程衔接不到位、档案资料丢失等情况也时有发生，为设备清查带来较大隐患。

2 固定资产管理信息化建设

固定资产管理经历了从纸质版管理到计算机管理再到网络管理的发展过程。固定资产信息化就是指利用现代网络技术、通信技术及数据库技术，将固定资产各要素汇总至数据库，通过电脑或手机在互联网条件下对其进行交互式网络管理。这种管理模式实现了信息共享和移动客户端操作，方便用户及时处理资产变动的各种业务，能够及时反映固定资产变化情况，增强固定资产管理的有效性和规范性，大大提高固定资产的管理效率和管理水平。

2.1 资产全生命周期信息管理系统

我校根据资产管理的实际情况并结合财务管理系统开发了资产全生命周期信息管理系统，包括从资产采购到报废整个生命周期内的各种管理。系统中固定资产分类与财务系统一致，并有接口做到信息共享。目前该系统的应用范围是设备、家具和软件，不包括图书、文物及房屋等其他固定资产，后续会增加无形资产和公房管理等功能。负责该系统的建设及管理的部门是学校资产处。

系统的使用者必须是学校在职工作人员，分为系统管理员、资产管理员和普通用户。系统管理员对整个系统内所有资产和用户进行任何处理，负责系统的维护和改进；资产管理员负责各个资产处置流程中的审批工作，分为3 个级别：一级管理员是学校资产处的工作人员，负责各个资产管理工作流程中的最终审核；二级管理员是学院资产管理人员，只能看到本单位的资产，可以更改资产领用人和放置地点，负责本学院资产清查工作；三级管理员面向各系所的资产管理，主要是负责本单位资产建账验收、调拨、报废流程中的审核；一级资产管理员是专职人员，二、三级管理员是兼职人员，资产管理员的权限由系统管理员分配。普通用户是资产管理的主体，是建账、调拨、报废、清查等业务的发起者和执行者，须对自己名下的资产进行管理和负责。系统登录方式可以使用账号密码登录，也可以使用手机微信扫描二维码登录。

图1 功能模块结构图

系统功能包括验收建账、调拨、报废等常规业务，及价格变动、资产退库、报失、资产转出等日常较少办理的业务，还具有资产清查及大型仪器设备考核填报功能，功能模块结构如图1 所示，其中“我领用的资产”“资产清查”“大型仪器考核数据上报”3 个功能下没有子模块，直接进入资产列表显示画面，针对显示记录可以进行修改、自查、数据填报等操作。验收建账流程由资产领用人发起验收申请，输入资产信息、购置人信息、供应商信息，并上传实物安装照片以及计划卡、购买合同、发票等纸质资料照片到系统中，由院校两级管理员审核后入库并产生二维码。报废流程由资产领用人发起报废申请，填写报废理由，生成“报废技术鉴定表”下载打印，由相关人员签字后再上传至系统，校级管理员审核后生成回收单，资产领用人将回收单及报废的资产一同送到指定地点，校级管理员进行最终确认。报废流程中校级审核和废物回收由1 人负责，有效防止了报废不消账、账物不符情况的发生。资产清查功能中，普通用户借助系统生成盘点表进行资产清查，管理人员查看自查比例掌握清查进度并根据资产状态统计清查结果。考核填报功能中根据上级部门需要的数据进行定制，自动生成各类所需表格。系统功能可以根据使用需要逐步进行添加和完善。

2.2 固定资产信息化上线过程

固定资产信息化过程需要4 个方面的保障：①校领导高度重视，信息化过程也是梳理工作流程、整合资源、解决难题的过程，在资产处的带领下需要多部门间协作配合，因此需要校领导高度重视，必要时给予决策和担当；②学校提供丰富的网络环境，用户能够用电脑或手机终端实时访问系统服务器；③专职工作人员要有较强的业务能力，在信息化过程中需要各工作岗位人员的大力配合，只有熟练掌握本职工作并能提供合理化建议来优化工作流程，才能管理好固定资产，更好地发挥信息系统的作用；④广泛动员及培训工作，新系统与传统管理最大的不同是责任到人，自己名下的资产自己管理和负责，因此系统上线工作涉及到学校的每个在职员工，需要全体动员及培训工作。

上线过程首先是系统管理员将旧系统中的资产信息导入新系统，同时根据人事处提供的在职人员名单和工号为每个在职人员建立系统登录账号和初始密码，并分配各级用户权限。为了保证新旧系统衔接流畅、在上线过程中发现问题能及时解决、并使新系统不断完善，上线过程分两步走，先进行小范围内局部上线，再进行全面上线。局部上线挑选3 家二级单位进行试点，试用时间为5 周。自试用之日起，试用单位的仪器设备和家具的验收入账、调拨和报废等工作由经手老师和单位资产管理员配合通过系统办理。在试用期间，通过建立微信群、QQ 群和工作邮箱等方式，广大师生将意见和建议及时反映给技术支持和系统管理员，使系统得到了有效完善。系统全面上线之前，资产处编写系统操作手册，并对各个二级单位的负责领导召开动员会，各二级单位再对本单位所有员工召开动员会，并由资产处工作人员进行新系统操作培训。试点工作结束半个月后进行全面上线，全校固定资产管理工作进入新模式，大大提高了工作效率和工作质量。

2.3 固定资产信息化管理的作用

信息化建设使固定资产管理更加规范、透明、高效和科学，并有效解决了国有资产流失问题。①管理流程更加规范。审批工作都在系统上进行，上个环节完成后才能自动转到下个环节，有效杜绝了先采购后计划、先报账后验收等情况的发生；②资产信息公开透明。只要资产验收入库后，用户可以查询任何一个资产的信息，及时了解全校资产状况，使资产能够有效利用并避免重复购置；③管理效率大大提高。资产的建立是由用户端发起，校级管理人员只是最终的审核而不是数据录入，大大提高了专职人员的工作效率；另外资产数据和财务数据进行对接，校级管理员可以从复杂烦琐的对账工作中解放出来，节省了大量的人力、物力；④智能化管理，校级管理人员可以随时调出各二级单位的固定资产数据，进行统计分类、深度挖掘，对贵重设备的投入产出进行对比分析，为新设备购置论证提供依据。还可以根据资产使用状况对校内资产进行整合、优化处理，做到资源合理配置、提高资产利用率；⑤有效防止了国有资产流失，每个在职员工都能够在系统中对自己名下的资产进行有效管理，执行资产清查工作，承担资产盘亏之责。

3 基于信息系统完成资产清查工作

资产全生命周期管理系统全面启用的同时，根据财政部、教育部相关文件精神资产处开展全校内仪器设备、家具类固定资产清查，并借助系统中资产清查功能，大大提高了资产清查工作的效率和水平；同时对系统内资产信息及时进行修改和增删，做到账物相符、信息正确，使固定资产信息化上线工作更加完善。通过资产清查工作摸清“家底”，夯实管理基础，为全校内资源合理配置提供依据，提高资产利用率；同时可以发现资产管理中存在的一些问题，有利于健全管理制度，提高管理水平；并对财务预算提供真实可靠的支撑数据、防范高校经济活动风险的发生［9-14］。

3.1 建立资产清查责任体系

由学校资产处牵头，召集各二级单位资产负责人、资产管理员和相关职能部门负责人召开了全校资产清查工作布置大会。明确各单位资产负责人是清查工作第一责任人，明确财务、人事、纪检等相关职能部门的配合工作，以便于协调工作，查阅数据。各二级单位是资产清查的执行主体，也召开本单位的资产清查动员大会，要求每个梯队必须至少有1 名老师参加，并给每位老师发送相关邮件，确保本单位每个在职老师都知道此次资产清查任务的重要性、时间节点、如何清查及问题联系人。学院均成立资产清查小组，由学院资产负责人任组长，负责清查工作的协调和推进；实验中心负责人任为副组长，主要负责追查无头账资产，并将清查任务进行分解；各个系所保管员为组员，负责联络督促系所的老师，以冶金学院为例，包括钢冶、有色、理化、生态、实验中心、学院行政机关6 个三级单位，每个单位有一个联系人，资产清查责任体系如图2 所示。此次资产清查小组工作与以往不同，以前是各系所保管员进行清查盘点工作，而此次清查工作的执行人是每位在职老师，需登录系统来完成名下资产清查。

图2 资产清查责任体系

3.2 开展资产清查工作

（1）在职员工自查。系统中资产清查结果选项为“账物相符”和“有账无物”，资产状态选项为“在用”“闲置”“已报废”“盘亏”。个人自查过程分为5 步：建立盘点表-实地查找-清查小组协同处理-系统自查确认-打印标签。登录系统后点击“待自查”按钮，会显示自己名下的所有未自查资产，将资产导出到excel表上，建立资产个人固定盘点表；打印盘点表后进行实地查找，将找到的、找不到的以及查找中发现的“新”设备（不在盘点表中）整理好后交给本系所清查小组联系人。实地查找是资产清查的重要环节，不仅能明确自己账上资产的现放位置，重要的是能发现不在自己账上的资产，比如家具、空调、打印机等通用资产，这些资产多数通过清查小组汇总后找到该资产主人；针对最终无法找到的资产，清查小组进行报废单据核对，对于已经明确报废过的设备，将报废单拍照发给资产处系统管理员；盘点表中的资产全部弄清楚后，个人再次登录系统，逐一对每条资产记录进行“自查结果”和“资产状态”的选择和“存放地点”核实更新，对于10万元以上的设备上传照片，最后保存完成资产自查，自查后的资产的“状态”变为“已自查”；最后一步是打印资产二维码标签并张贴在资产上，通过手机扫描二维码即可查知每个资产的名称、型号、使用部门、领用人、存放地点等，有效减轻手工进行实物与账目校对的负担，有利于以后清查工作的顺利开展。

（2）无头账处理。在资产清查工作中最麻烦的问题就是追查无头账。无头账的特点：①经手人不是在职员工；②没有任何纸质资料；③多为可移动设备，如笔记本电脑、手机、打印机等。对于学校的老专业，这样的资产非常多，无头账的追查工作主要由清查小组副组长来完成。首先按购置时间排序，查找以往资产清查历史，看是否当时已经记录报废，根据历史资料把已经报废的设备挑出来；对于没有报废的无头账，追查的第一线索是经手人，通过跟年长老师咨询、人事系统及财务系统查询，查出经手人的身份，一般是退休人员、离职人员、其他二级单位人员及学生，需做分别处理：①对于经手人是退休人员或离职人员的，尽量联系到本人，明确资产去向后将资产放在指定在职老师名下；②对于经手人是其他二级单位的，汇总后交给资产处；③对于经手人是学生的，通过研究生系统找出其导师，将资产放在导师名下；④对于无经手人的，查询财务系统，根据报销记录找到责任人；⑤对于由于录入错误造成经手人身份无法追查的，首先根据名字的相似性去寻找可能是哪位老师，或者再根据资产所在房间号及相关资产批号进行追查；⑥对于经手人已经去世的且实在无其他追查线索的，做盘亏处理。最后根据找到的新领用人所在系所，由相应的清查小组成员进行系统内更改，新的资产领用人在系统中再进行自查确认、张贴标签。

（3）清查工作的推进。资产清查工作的推进采用逐级督促的办法。系统中可以查看各二级单位以及个人的资产自查率。为了有效推进资产清查工作，资产处领导高度重视，定期在全校资产清查微信群中公布各个二级单位的自查进度。二级单位的清查小组也定期召开小组会议，进行资产进度汇报和信息交流，使清查小组组长及时掌握清查情况，并及时处理难点问题。各系所联系人定期查看自己所负责老师的自查比例，必要时进行电话督促，并对老师反映的问题进行汇总。学院为了有效推进老师的资产自查工作，对于未履行自查责任的老师必要时做某些工作限制，例如停止其实验室危化品网上购买，停止其新设备购置及其与资产相关的一切审批活动等，引起老师高度重视，按时完成资产清查任务。

（4）二次查找与集中报废。各二级单位自查结束后，为了减少国有资产流失，将学校系统管理员将各单位闲置资产和盘亏资产导出系统，由二级单位再进行二次查找。二次查找设备多为退休老师经手的手机、笔记本电脑以及学生辅导员经手的相机、投影仪等，且这些设备均已超过使用年限多年。清查小组首先查找该退休老师是否有学生留校工作，通过其学生配合进行再次查找；对于学生辅导员经手的设备，由于使用人交替快且相机类设备更新换代快，使得资产追查工作非常困难，必须联系各级辅导员，尽可能找到资产下落。经过二次查找，将找到并可以使用的设备标清新领用人和放置地点，由学校系统管理员再次放入系统中。对于损坏无法维修并超过使用年限的设备，为了方便起见，由学院收集后进行统一报废处理，不走新系统报废流程。通过二次查找及报废，集中处理了闲置多年待报废或损坏严重的固定资产，既实现了残值回收又防止了固定资产因长期存放而中途遗失。

3.3 分析资产盘亏原因

此次资产清查是一次彻底的清查，有一定数量的资产盘亏，造成固定资产流失的原因：①各系所保管员是兼职的，且资产量大，以他一人之力很难对系所所有资产进行定期清查盘点；②对于一些可移动设备，保管员无法做到实时监管，资产往往在东搬西挪中最后不知去向；③资产使用人员急于验收或报废，代替保管员签字的事也时有发生，导致保管员根本不清楚资产增减情况；④保管员退休或工作变动时工作交接不清楚甚至不交接，导致设备验收单和报废单丢失，且无电子版存档，给清查工作带来困难；⑤资产录入不细心导致资产账混乱，例如资产经手人信息不正确或资产报废后对数据库未及时更新等；⑥空调类资产在更新时需要拆卸费，经常用旧空调抵扣拆卸费，从而造成空调类资产流失；⑦退休人员或离职人员在离开单位时没有进行资产交接或者擅自处理；⑧一些固定资产在学院搬家、学院重组及楼宇加固时丢失。以上问题造成的资产盘亏只有在彻底进行资产清查时才会暴露出来。

3.4 资产清查信息化成效

资产清查借助管理系统完成，实现了清查工作责任到人、逐级督促。此次清查中，人人是清查员，借助网络环境，可以随时随地登录系统进行自查处理，校级、院级清查小组随时随地查看清查进度，系统操作方便、快捷，大大提高了工作效率；使用新系统后，资产信息透明，在信息中包括资产名称、型号、金额、购置日期、使用年限、经手人、照片等详细信息，有利于个人进行名下资产盘点；在清查过程中，发现的问题能及时处理，各二级单位的清查小组成员具有对本单位资产部分信息进行更改的权限，不必走审批流程，避免了所有问题都压在资产处工作人员身上；通过系统完成个人名下资产清查，有利于提高个人责任意识，重视使用过程中的资产管理，能够有效防止国有资产流失。

4 完善固定资产管理制度

资产管理信息化是手段，制度是保障。只有建立并完善合理、科学、可执行的管理制度，并严格执行，才能在信息化的基础上实现高校固定资产管理的科学化、规范化、高效化。

（1）完善退休、离职制度。从此次资产清查看出，退休人员和离职人员经手的资产是清查中无头账的最大来源，甚至有的离校人员将资产带走，所以必须在退休、离职人员办理离校手续时增加资产检查环节。办理离校手续时一般要到学校各个职能部门签字盖章，也就是通常所说的“转单”，在“转单”中需增加资产处，由工作人员检查其名下确实没有资产后，删除其资产系统账号，方可签字盖章。对于因病长期休养、在岗死亡等造成的人员变动，二级单位有责任及时进行资产调拨。如果还像以前一样没有资产检查这一环节，即使是信息化管理，系统内的垃圾信息也会越来越多，在以后的资产清查中一样会成为无头账、一些可移动设备同样会随着人员的离校而流失。

（2）做好二级单位资产交割。通过此次资产清查发现，资产归属的二级单位存在错误，造成账物分离，为资产清查带来很大麻烦。例如冶金学院的资产账上有很多在冶金国重使用的设备，因为冶金国重从冶金学院分离出去时没有进行资产账分割，也没有对新单位人员名下资产账进行整理，从而造成资产账与实物归属单位不一致。而在学校的发展过程中难免会新增或取消某个二级单位，转移到新单位的资产必须从学校层面在系统内进行归属划拨，并指定新的领用人和放置地点。另外当人员校内转岗时，对于非带走资产需进行领用人交接，对于带走资产，如笔记本电脑，要及时划归到新的部门。这些工作必须有明确的制度规定，从流程上划分好资产所属单位。

（3）建立资产丢失追责制度。使用信息化管理后，建立了资产管理“实名制”，实现了“谁使用、谁管理”，从技术手段上保证了明确资产责任人，但从制度上还需增加“谁负责”的约束机制［16］。即在今后资产清查中盘亏的资产，对其领用人进行一定的惩罚，根据资产的原值、使用时间及折旧方法等进行一定金额的赔付，并在今后新资产购买时给予一定限制或者与考核、聘岗、评优等挂钩。只有建立并严格执行资产丢失追责制度，才能约束责任人注重平时的资产看护以及转岗时的资产调拨。

（4）完善资产清查制度。使用信息化管理后，资产清查变得快捷方便。应完善现有资产清查制度，使其与信息化相适应，包括加大清查频率、建立清查组织机构、明确清查方式以及后续的结果跟踪处理等，使资产清查制度一定具有可行性，切实做到有据可循，有规可依［9］。建议每年进行一次彻底的校级资产清查；建立定期自查和不定期抽查相结合的管理制度，二级单位组织自查并将结果上报资产处，资产处根据各单位上报情况在二级单位内按一定比例进行抽查，即组织相关人员对资产清查结果和资产标签的粘贴情况进行现场复核。最后对于损坏且无法维修的资产及时进行报废处理，第一时间进行有效回收资产残值，促进固定资产的新陈代谢，并为在用资产或新购置资产的合理布局提供宝贵的场地［10］。清查工作结束后应及时归纳汇总相关问题，分析原因，明确责任、制定解决方案，必要时进行“回头看”督查，确保清查的问题得以真正解决，避免出现历史遗留问题。

（5）加强队伍建设。使用信息化管理后，实现了人人用资产人人管资产，但对于资产专职管理人员更需要加强队伍建设，做到精细化管理。资产专职管理人员主要任务是流程优化、操作培训、网上审核和监督落实，新的工作任务要求他们必须有过硬的业务能力和敬业精神。在信息系统使用初期能够发现问题使系统不断完善，在系统使用过程中能够熟练掌握业务流程使系统不断优化；在操作培训中要有问必答，同时广泛听取系统使用人员意见和建议；网上审核时要加强对资产管理关键环节的重点监督，确保合理购置、入库信息无误及账物相符。对于专职管理人员需要定期开展资产管理知识培训，定期举办资产管理相关条例及规章制度解读和资产管理经验交流会，提高其管理能力。同时建立奖惩机制，对于工作不认真而造成严重后果，如审核不细致而造成资产信息混乱、监管不到位造成资产流失的管理人员必须追究责任［15-17］。

5 结语

高校固定资产管理是高校发展和建设中一项非常重要的工作，随着对教育投入的不断增加，高校固定资产规模和水平也不断壮大和提高。如何有效进行资源配置、提高资产利用率、避免国有资产流失及提高资产管理水平等是高校固定资产管理普遍面临的问题。我校通过固定资产信息化建设实现了资产管理的全面上线，并依靠信息化手段实现了互联网下的资产清查，厘清了历史积压问题并完善了信息化数据基础，夯实了管理基础，实现了资产的精细管理。信息化是手段，制度是保障。在固定资产信息化的基础上还需制定和完善合理的、可执行的管理制度且严格执行，才能实现高校固定资产管理的科学化、高效化、规范化。