刍议事业单位档案的规范化管理

齐云

摘要：俗话说，“没有规矩不成方圆”，所以，生活中的“规矩”至关重要。近年来，由于国家对事业单位的重视，我国一些事业单位正在经历着不断改革。我们要怀着“期望”的目光，去观察这些事业单位会给国家带来什么样的“惊喜”。如果想要最大程度上发挥事业规范化管理的作用，那么首先需要，对事业档案进行规范管理，只有这样，才能让事业内部的事务都“井井有条”，让事业更好地运行。而这篇文章，将给一些读者带来一些相关的建议。

关键词：事业单位;档案规范;规范管理;创新发展

中图分类号：G270.7;D630.3

前言

事业单位，设立档案规范化的原因，就是为了保存本事业单位的真实发展资料。它不但保留了本单位的历史发展信息，而且还包含着该单位中员工遇到的问题，以及相关问题的解决方法。档案管理，换句话说，就是对本事业单位全部信息的汇总。同时，它必須保证信息的真实性和完整性，如果连这些信息资料，最基本的性质都无法保障，那么这个事业单位距离“破产”已经不远了。在现代社会中，就算是事业单位，也需要数据保真与“高科技”进行有机结合。

一、目前事业单位中档案规范化管理存在的一些问题

1.档案管理意识不高

事业单位，本来就是我国政府部门的一个附属部门，它负责的区域大多为我国的公共事业，而国家政府部门，每天需要处理的文件都会超乎我们的想象。每个部门里面都有着大量的工作人员，而这些工作的人员虽然人多，但是，他们的工作量更大。这样一来，难免会忽视一些档案的管理，这样就会导致，一些重要的信息无法被整理回收到原本的档案中，也可能会把一些原本不重要的档案，存放在重要的档案中。这样一来，就会造成一些信息的混乱，给事业单位发展，带来一定的阻力。所以，这些相关人员的档案管理意识，有待提高。

2.档案管理人员的专业能力相对较低

上面曾提到过，事业单位工作量相对较大，而相关的工作人员就算“多”，也无法满足工作的需要。所以，当这些工作人员不能忙活过来的时候，就需要从其他部门调取一些人员，来帮助这些相关的工作人员造成他们想要完成的任务。这样一来，其他工作部门的工作人员，对该部门的工作不甚了解，而且，这些人员往往是忙完自己手上的工作才过来帮的忙。所以，这些工作人员的精力，往往不足以支撑他们接下来的档案管理规划工作。另外，还有一些事业单位，并没有对这些相关的档案管理人员进行相关的技能培训，只是让他们独自观看老员工的工作过程，让他们在这样的环境中进行“学习”。所以，他们缺乏一定的专业技能，对一些专业的知识不能够很好地掌握。甚至还有一些相关的“工作人员”，无法分辨哪些资料是重要的，哪些资料是不重要的。也无法分辨哪些文件是否该丢弃，哪些文件该放在哪里。这些“工作人员”，只是认为，把这些档案，放进档案室，不损毁这些档案即可。可他们哪知道，这件工作并不是他们想象的那么简单。档案资料信息，需要存放在一个相对“安全”的环境中，而这些“工作人员”，根本不能注意到档案资料的保护工作。他们不会让这些资料处于一个“安全”的环境中，他们只会让这些资料，在他们不能注意到的地方，慢慢受潮、发霉，从而让这些档案资料的实用价值大大降低。由此来看，这些“工作人员”，不仅缺乏档案管理人员应有的职业责任、意识，而且也缺乏相关的职业素养。所以，相关的事业单位，需要特别注意档案管理人员的任用，否则就会造成档案数目不清晰，交接过程混乱的现象出现。

二、事业单位档案规范化管理的优化策略

1.强化相关管理人员的专业技能

在相关的事业单位中，除去相关的法律法规和一些相关的机械设备，工作人员应该放在第一位。因为，这些相关的工作人员，直接控制着档案资源信息，如果不能让这些工作人员工作做到“极致”，那么就会给还事业单位带来巨大的损失。而如何提高这些工作人员的专业技能？首先，需要事业单位为这些人员提供一些培训机构，对他们进行相关技能的培训，其次，还需要培养工作人员的责任感和使命感，让他们认为，自己工作不仅是为了自己，而且是为了丰富更多的人们需求。另外，还需要培养工作人员的“灵活性”（也就是我们口中的随机应变能力），不仅可以提高工作人员在面对突发事件的处理效率，而且也还可以提高一些档案的保存效率。由此来看，工作人员专业技能培养是非常重要的一件事情。

2.加强一些软件和硬件设施的建设

在当前时代中，最不缺乏的就是“高科技”，如果能够把这些“高科技”与档案储存结合在一起，那么将在一定程度上，不仅大大降低原有工作人员的工作量，而且还可以大大减少还事业单位的保存支出。我们都知道，在传统的档案保存方式中，一般采用的是纸质保存。而我们也知道，纸质一旦长时间停放，不仅会造成纸质破裂，而且还会造成笔迹消褪的现象出现。如果使用电子数据，就可以很好地避开这些现象。电子数据，不仅不需要纸质材料保存那样占据大量空间，而且如果采用电子化的管理，也可以对于一些不必要的过程进行简化处理。电子数据的安全指数也比纸质材料高，传统的纸质材料，如果人们需要就可以进行获取，这样就容易造成信息的泄露。而如果使用电子数据进行加密，就可以避免这一现象。现在有种量子加密技术，这种技术除非是知道密码，否则是不可能破解，所以，该项技术，极大地提高了档案信息的安全性。

三、结语

事业单位中的规范化管理，对于档案管理工作有着至关重要的作用。如果想要事业单位，能够有一个健康良好的发展，那么事业单位中的规范化管理是不可或缺的一部分。只有，从事业内部开始整顿，才能让事业单位有一个良好的发展氛围。

参考文献：

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[2]张巍事业单位档案规范化管理[J]黑龙江档案，2014，22（15）：144-145.

[3]张艳菊，浅析事业单位档案规范化管理及优化策略[J]档案工作，2018，12（14）：145-146.

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