医院基建档案归档的质量问题与对策

王刚

摘 要：基建档案是医院综合档案体系的一部分，记录的是医院开展基本建设项目，整个过程的数据信息，不仅能够给医院的未来发展建设提供依据，还能够给档案体系的完善和档案资料的利用提供必要保障。基建项目建设时间长，有着极强的专业性，同时涉及到的人员众多，很容易给实际的归档工作带来难题，降低归档质量，给基建档案的完整性与准确性带来影响。医院在基建档案归档工作当中，需要积极总结实际工作当中存在的质量问题，提出有效的应对策略，确保归档效果，完善基建档案体系。

关键词：医院;归档;对策

分类号：R197.32;G272

医院基建档案形成于医院基本建设与工程改造过程，从项目提出一直到竣工和交付使用涉及到大量的档案资料，而这些资料应该得到有效的收集整理与合理利用，给接下来的项目建设与管理提供参考，节约资金与资源。虽然医院在长时间的档案管理当中，已经进一步认识到了基建档案管理，特别是归档的重要性，但是在具体的归档工作实施当中还存在一定的问题，需要找到影响归档质量的问题与不足，并通过提出科学化的档案归档管理措施解决实际问题，充分发挥基建档案的利用价值。

一、医院基建档案归档的意义

基建档案是医院基础建设工程推进过程当中形成的档案资料。，牵涉范围广，内容复杂，跨度大，在具体的管理当中很容易出现归档不及时不全面等质量问题，影响基建档案的科学化管理。归档是基建档案管理整个流程体系当中最为关键以及复杂的环节，只有把归档工作落到实处，才可以维护基建档案资料的全面、完整以及系统化。医院做好基建档案归档工作的意义主要体现在：一是完善医院档案体系。医院综合档案的一个重要组成就是基建档案，记录的是医院基建历史与现状资料，不单单可以从静态上体现建筑物的发展与变化，也能够给医院的总体规划与维修管理带来必要的保障，所以必须得到医院管理人员的关注。二是为医院开展有效的规划、维修、改建、扩建等工作提供有效依据。基建档案是基础建设工程项目，从规划建设到竣工投入应用过程当中形成的，拥有极高参考价值的多元形式的文件资料。这些资料不单单是过去基础建设项目历史的写照，也是未来开展维护改造的宝贵依据。比方说医院要对基建项目进行改造和扩建时就可以从过去的基建档案资料当中获取设计图纸、勘察文件等资料，从而给项目的贯彻落实奠定基础，缩短项目建设工期，节省资金。三是能够给审计工作的开展带来一手信息。基建项目是上级部门审计医院财务过程当中的重点，而在审计工作的具体实施当中，就可以把收集归档的基建档案作为一手材料，确保审计的全面性和有效性。

二、医院基建档案归档的质量问题

基建档案是医院综合档案管理过程当中不可忽视的内容，贯穿基建项目建设的整个过程，是一整套项目流程材料。只有保证基建档案的归档质量，才能够得到更加完整的档案信息，充分发挥档案资料的利用价值。不过从当前医院基建档案的归档方面进行分析，实际工作质量并不理想，主要存在以下几个方面的问题：一是归档制度不够完善，缺少有效的制度约束。归档的全面性和完整性和制度的约束与管理存在着密切关系，不过医院没有专门针对基建项目档案资料设置归档制度，因此不能够对工作人员和具体的归档行为进行约束，导致基建档案归档的规范性降低。二是欠缺良好的归档意识，做好相应的宣传工作。不管是医院领导还是广大档案管理人员，都没有认识到基建档案归档工作的重要性，导致在档案管理当中出现思想认识和具体行动方面的缺失，无法落实相关责任，也由此影响基建档案的归档质量。三是缺少专职档案管理人员，无法确保归档全面完整。如今负责基建档案管理的工作人员往往欠缺专业知识和专业技能，无法实现对基建档案的整体把握，在归档环节往往出现人为失误。四是归档工作方法比较落后，忽视现代科技手段的运用。时代的发展和进步给医院基建档案管理提出了新要求，也需要灵活运用先进科技手段确保档案管理效果，但是目前归档工作以人力處理为主，没有做好先进技术方法的运用，给归档完整率带来了影响。

三、提升医院基建档案归档质量的方法

1.加强归档制度建设

基建档案是基建项目建设与管理环节形成的原始记录，在医院的发展建设当中发挥着重要作用，对基建档案进行有效归档，做好档案资料的整理和利用，将会给医院的整体建设带来良好的保障。面对当前基建档案归档当中的不规范问题，首先需要从加强归档制度建设着手，落实归档责任，并确定有效的约束机制。医院在以往的档案管理当中，虽然已经形成了一定的归档制度，但是制度当中存在很多的空白点，无法实现对归档工作过程的全面约束，所以在实际工作当中要总结经验，及时弥补制度当中的缺陷，指出各个部门和工作人员在基建档案归档当中要承担的责任，同时积极落实监督检查制度，让归档工作的各个环节有法可依。

2.树立正确归档意识

基建工程是医院基础建设的组成部分，在工程建设的过程中，会形成大量的基建档案资料，对档案进行归档是每个档案管理人员应该积极履行的责任。但是实际情况却并不乐观，主要表现在医院领导以及档案管理人员，没有建立正确的归档意识，不重视归档工作，也不能够积极承担归档责任，也因为没有建立正确的思想认识，而影响到具体行动的落实。为了彻底改变这样的局面，医院需要面向领导以及管理人员做好基建档案的宣传教育，使得他们能够从根本上认识到做好基建档案管理，特别是归档工作的价值，指明归档质量要求，使得档案管理者在正确思想意识和质量观念的指导之下，从不同角度出发维护基建档案的完整性。

3.培养优秀管理人才

基建档案的完整性以及质量提高离不开档案管理人员的参与和积极付出，而且每一个档案管理人员都需要具备极强的专业素质，能够在正确归档观念的指导之下积极履行工作责任。面对专职档案管理人员不足且无法满足归档工作高要求的实际情况，医院需要对优秀的档案管理人才进行培养，特别是建设高素质的专业档案管理人员队伍，提高归档率以及归档质量。在专职人才的教育培养当中，医院需要完善教育培训制度，及时补充培训内容，采用多元化的培训方法，使得档案管理人员能够牢牢把握基建工作的每个环节，凭借较强的专业素质以及良好的责任意识，履行各自的职责，发挥专业人员的优势。

参考文献：

[1]田滨海.基建档案管理工作刍议[J].黑龙江档案，2019（10）：78.

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