浅析林业科研事业单位存货管理之策略

桂雪萍

一、林业科研事业单位存货的特殊性及管理的重要性

1.林业科研事业单位存货的特殊性。存货是指为开展生产经营活动及其辅助活动而储存各类原材料、燃料、包装物、低值易耗品、半成品、产成品、以及辅助材料、花卉苗木、外购商品等。由于林业科研培育所需育苗物资比较特殊，其物资主要有：苗木、树皮、树渣、农药、专用配方肥料等等，在林业科学研究工作中，需要大量的培育幼苗来开展引种栽培试验，以“2019年自治区林木良种补助：油茶大苗培育项目”为例，该项目通过油茶大苗的培育、造林成活率、保存率，树高及地径等指标的观测来分析科研项目的最终表明结果。而这些试验物资又是季节性、时效性非常强的活物，特别是大宗物资的采购必须按照财政部门管理的有关要求需进行政府采购，不能随用随买，这就要求各使用部门要有计划的做好下一个年度的采购计划，否则就会耽误科研项目的进展，从而无法顺利的完成科研任务。

2.林业科研事业单位存货管理的重要性。由于林业科研事业单位所需的存货是科技人员完成科研工作任务的重要试验材料，更是科研项目顺利推进的基本前提。但是很多科研单位在存货管理方面缺乏完善的内控管理机制，再加上领导和科研人员对存货的管理意识不强，还有一些科研经费使用不规范，导致科技项目无法通过验收的情况时有发生。久而久之，就会对整个科研单位的事业发展产生一些不利影响，尤其是存货管理制度的不健全、不完善而无法发挥内部控制、内部牵制的作用，从而很容易导致以权谋私，徇私舞弊的风险出现，更容易造成国有资产的流失。因此，通过加强内部控制来进一步消除隐患，降低风险，从而提高资金使用效率，为林业科研事业的稳健发展提供有利保障。

二、林业科研事业单位存货管理的主要问题

1.重采购轻管理的现象较为普遍。由于部分科研事业单位的领导和科研人员对存货管理意识不强，甚至认为只要把科研项目做好，项目经费如期用完就行了。特别是一些不急需的物资采购回来后随意堆放，无人监管，等到需要的时候才发现由于管理不善而导致物资短缺再重复购买的现象较为普遍，从而也加大了科研成本的支出，造成资金浪费。

2.缺乏完善的存货管理制度。林业科研事业单位为了规避政府采购行为，就以林业生产用物资的时效性、特殊性作为借口，既没有采购计划申请，也没有严格的审批制度，更没有物资台账登记。还有一些大宗的苗木、肥料等生产物资，也不通过政府采购招标，随用随买等现象十分严重。

3.缺乏完善的存货内部控制。林业科研事业单位内部控制制度执行不力，图省事，互相帮忙代办的情况普遍，难以形成有效的互相牵制、互相监督的机制，最终导致财务部门和存货实物管理部门对接困难，失去了会计监督的有效性。

4.缺乏规范的核算监督机制，容易导致舞弊行为。由于林业科研事业单位不设置“存货”科目进行核算，直接以报列支，相当于会计人员放弃了对存货的领用、保管、盘点等环节的监督和牵制，缺失了账实核对的必要条件，如此财务管理漏洞，使存货的舞弊有了可乘之机，舞弊行为一旦实施也很难被及时发现。现实中，因为监管不力，导致一些科研人员为加快科研经费的使用进度而重复采购科研生产物资，以便从中谋取利益。

5.信息化程度低。笔者在通过调查研究发现，存货管理过程中，存在信息化程度不够高的问题。例如：对存货管理仍然依靠传统的经验管理，使用手工方式处理单据，登记出入库台账等相关工作，由于存货的数量、金额、品目、规格繁杂，因此就会造成一些数据的错误和偏差，从而无法保证物资管理的科学性和准确性。这对科研事业单位的发展存在着很大的阻碍，同时也给盘查库存物资带来极大的困难。基于存货管理没有统一的信息化系统，故无法提供高质量的存货信息，更无法达到存货实时动态管理的要求，这样对存货管理的内部控制建设极为不利，严重影响了存货管理的效率。

6.存货管理队伍建设欠缺。由于一些存货管理人员没有接受过专业系统的培训，从而导致专业知识水平贫乏、业务能力不足，另外在职业道德修养方面也有待提升。

三、解決林业科研事业单位存货管理的对策及建议

1.加强宣传力度，提高科研人员对存货的管理意识。第一，要加强宣传存货管理工作的重要性，改变科研人员重采购轻管理的陈旧观念。让我们广大科研人员充分的意识到完成科研任务固然重要，但是存货的管理工作也是成为支撑科研工作顺利完成中不可缺少的一部分。第二，要提高科研人员对存货的管理意识，降低风险。物资采购及管理工作必须严格执行国家有关法律、法规和政策，以降低成本，防范廉政风险为中心，强化管理，以便更好的为林业科研事业单位科研项目的顺利推进提供有利支撑。第三，要加强对采购回来的科研生产物资进行妥善管理，杜绝由于保管不善而导致存货短缺的现象发生，对保管不善的物资缺失必须追责问责。

2.建立健全存货管理制度。根据林业科研事业单位所需的科研物资的特殊性，为了避免出现重复采购、物资短缺、规避政府采购等行为的发生，从而造成资金和资源浪费的现象。因此，科研单位应当尽快完善有关物资管理的各项机制。第一，建立物资采购制度，首先物资使用部门需把控好以存量定增量的原则，再会同财务，督察，审计等相关部门进行物资盘点，以现有的存量物资来核定需要购买科研用的生产物资，并根据年度预算做好采购计划清单，提出采购申请，经主管部门领导审批，再交给物资采购部门按规范的流程进行采购。第二，建立物资验收入库制度，这就要求保管人员对采购回来的物资做好台账登记，并逐笔准确填写入库单（包括物资的数量、金额、规格、品名等相关信息），以确保账物相符，会同监督部门根据实际情况进行适时抽查，针对质量、规格等不符合要求的物资不予验收入库，并查找具体原因。第三，建立物资出库领用制度，实行物资保管责任制，指定专人负责物资的保管和出库工作。严格物资领用审批程序，物资使用部门根据工作需要并提出申请，再准确填写出库领用单（包括物资的数量、金额、规格、品名等相关信息），保管员对手续办理齐全的领用凭证应一次办结，不能存放库内，以免造成混乱。

3.完善内部控制。第一，根据科研事业单位存货的耗用情况，协同相关的业务部门每个季度进行全面清查一次，采用实地盘点方法，找出存货重复、损耗、丢失等原因，再根据盘查结果责成书面材料进一步明确责任。第二，根据不相容职务相互分离控制原则，林业科研事业单位应该建立健全物资采购部门、资产管理部门、仓储部门等不同的职责部门，各部门应各司其责，以免出现问题时相互推诿责任。从而降低存货隐性成本，提高存货利用率及存货管理水平。第三，建立单位预算制度，采购制度，审批制度，稽核制度等相关机制。在存货的采购、核算、管理，监督过程中应当按照相关的规章制度执行，而不是由某一个部门大包大揽，特别是大宗物资的采购，更应该遵照政府采购制度办理，不能故意逃避政府采购行为。第四，建立存货入库、出库台账稽核制度，由财务、督察等部门定期和不定期的抽查物资台账，以确保物资登记的完整性、真实性。

4.尽快完善存货核算的监督管理机制。林业科研事业单位应当尽快完善存货核算管理机制，提高存货核算水平。第一，存货核算管理机制应涵盖存货验收、入库、领用、出库、盘点、报废处置等各环节，明确各岗位的核算任务和分工职责，确立各部门存货数据与财务管理、核算的对接机制。定期进行存货的核对盘查，对存货的存量、分布、增减异动情况进行登记，做到帐帐、帐卡及帐物相符。

第二，存货管理制度还应确立相应的制度执行监督机制，对于违反制度的行为要严厉处分，将相关部门的存货管理工作情况作为部门年度绩效考核的重要指标。由不同职能的各个部门相互制约，相互监督，每个季度采用财务检查、审计抽查等方式对存货进行监督，并实时提取分析库存存货信息及各类存货的消耗情况，发现问题，及时找出原因，及时整改，有效地堵塞存货管理中的漏洞，避免舞弊现象的发生，从而提高存货的利用率。

5.加强存货管理信息化。林业科研事业单位应加大对存货管理的投入，建议引进一套先进的存货管理系统可视化云平台，利用存货管理系统来录入存货的所有数据信息，让存货进行动态管理，通过存货管理系统可视化云平台的大数据信息，从而实现物资、财务、督察、审计等部門的信息共享、资源共享。

6.提升管理人员素质。要定期培训存货管理人员，通过互联网等方式积极学习、不但要系统掌握存货管理专业的理论知识和有关经济法规和政策，还要熟练应用存货系统管理软件。例如，想查询存货结存情况时，就可以通过管理系统对库存物资的相关信息进行查询和统计，自动生成电子表格的形式统计物资结存数据信息，及时了解库存情况的实时动态，从而提高物资管理效率，保证物资管理的科学性和准确性。与此同时也要培养存货管理人员的道德修养，进一步提高他们的整体综合素能。

四、结束语

针对林业科研事业单位存货管理目前存在的问题出发，笔者认为应结合本单位的实际需求做出适合的管理策略，以降低成本，防范廉政风险为中心，强化管理，从而制定一套合法、合规、有效的管理途径。这样，不但能减少存货的浪费，保证资金利用率实现提升，还能为林业科研事业的健康发展提供强有力的服务支撑。

（作者单位：广西壮族自治区林业科学研究院）