如何推进机关事业单位档案管理数字化技术应用探究

武晋梅 国家广播电视总局七二五台

本文阐述了当前事业单位档案管理的优势，同时也分析了档案管理存在的主要问题，如管理模式落后、缺乏完整的管理体系、认识偏差等。并针对具体问题提出了规范化管理的具体对策，以加强档案管理的优化和完善形象管理系统，明确档案管理职责，引导各部门员工提高档案设计意识，同时对人员进行培训，以便改进不足。加强信息技术的应用，建立科学的数据管理体系，提高档案管理的效率和效果。

众所周知,档案管理在事业单位内部管理过程中是一个非常关键的环节。在具体的档案工作中，应当根据国家机关和机构的特点，尊重档案的保密性，同时充分尊重其公共任务。特别是鉴于现行管理体制的适应，对档案管理提出了更严格的要求，以促进各项工作的稳定发展和档案管理的统一。

当前公共行政管理中的特殊问题，如缺乏标准化的结构、缺乏管理制度、工作人员技术不规范等，同时鉴于加强信息技术的应用，明确档案管理和信息系统的具体设计要求，对不同问题实施细化管理方式，利于机关及其相关的档案管理一致化。

数字化档案的基本概述

传统的档案可以通过扫描、摄影、多媒体等方式进行高效保存，通过网络信息交换和管理，转变为数字档案馆。数字档案通常由适合咨询和呼叫员工的专业软件设备进行管理，通常需要储存在其相应有序的信息库中，以便有效地提高档案管理的效率。

数字化档案管理的优势

(一)提高自动化办公水平，减少资源的浪费

在事业单位的档案管理中，传统的管理方法是有限的。要通过不断增加员工数量，定期更新管理的软硬件，不但提高了行政的处理成本，也降低了档案的管理效率。在数字文件管理的模式下，文件将摆脱传统纸质为载体的形式，以方便运用随时存取和使用的数字化方式存储在计算机上。它可以节省大量的时间和空间，同时也降低了行政成本和提高了工作效率。

(二)确保文件得到充分的利用，资源始终得到开放

数字档案经过先进技术处理后可以及时地提交和存储信息。机关事业单位使用档案是很常见的，许多部门需要使用和查阅相关档案。数字档案管理相较于传统档案管理的特出性还表现为档案应用、存储和管理等不受时空的局限，用户可以在自身有需要的时候随时应用档案，更加的方便快捷。

(三)提高档案管理的水平,提高工作人员的综合素质

数字文档管理可以有效地提高文档管理水平。档案的管理要求使用先进的网络技术和计算机设备，如果说档案管理人员的综合素质低下，思维模式传统固化，那么档案管理的质量效果必然无法达到预期，管理工作的实施将会因此而停滞不前。所以说，在数字化档案管理期间，还需要加强对管理人员的技能培训，帮助其掌握新的管理技术与方法。

目前机关事业单位档案管理存在的具体问题

在政府机构档案管理的过程中，对问题的具体分析有助于促进问题的解决，制定完善的对策。

（一）机关事业单位档案管理方式较为落后

在当前事业单位内部管理过程中，要重视档案管理，通过新的档案管理方法, 提高档案的有效利用率。在实际调查过程中,一些机构和机关仍存在集中存放纸质文件的现象，这些文件存放在档案室，然而，档案馆的作用并不大。因此，传统的档案管理方式已不适应当前的档案管理。特别是目前工作内容逐步细化，档案数量逐步增加，纸质档案管理方式将增加档案管理部门的工作量，影响整体的工作效率。要重视网络档案管理的发展，加强计算机技术的应用，提高档案管理的整体效率。

（二）缺乏完善的档案管理体系

在档案管理方面，各机构必须组织专业人员和部门对档案进行有意义的收集、分析、储存和利用等工作。然而，由于缺乏完善的档案管理体系，导致整个档案管理工作效率低下，一些无序的信息被录入，同时由于国家机关档案管理制度缺失,档案不能按规定及时保存且有序。此外,部分员工在档案管理过程中没有经过正规培训，导致档案管理效率低下。

（三）缺乏对档案管理的正确认识

在一些事业单位的档案管理工作中，由于在认识上的误区，没有意识到无形资产等档案是事业单位发展的资源，同时对档案管理的重视程度不够，缺乏规范化运作体系。导致事业单位具体生产经营的发展方向不明确,政府机关事业单位档案信息建设力度不够。

（四）档案管理人员专业水平有待提升

在事业单位档案管理过程中，需提高工作人员的专业水平和素质。因此档案管理在规范过程中应注重提高其专业技术水平，否则会出现一些机关、事业单位档案管理人员变动频繁，工作交接不准确，不熟悉工作流程，缺乏专业技术等问题，对档案管理影响较大。

促进机关事业单位档案管理效果提升的具体 应用方法

在档案管理中,事业单位应提出有效的策略,促进规范化管理措施的实施。

（一）根据规范化标准化角度提高其管理意识

在事业单位档案管理的过程中,要解决规范化的具体问题,树立正确的档案管理观念。要认识到档案管理的作用,档案不仅仅是特定于档案的记录,同时在文件管理过程中,也起到实时监控各部门具体工作情况,规范档案管理,加强各连接与文件数据的有效对接作用。在提取文件的过程中要考虑网络技术作用的同时从规范化的角度谈事业单位档案管理的安全意识，在文件配置过程应该提高员工档案的保密性,结合规范化和标准化的发展,树立正确的档案管理思想,从观念上提高档案管理的有效性。

（二）形成完善档案管理机制的构建

一是完善档案管理体制,管理制度创新能有效发挥文件管理的作用,明确文件管理的职责。第二,在整合文档系统的过程中,可以提高文档管理专业化水平,建立规范化管理模式,将信息技术应用到文档管理过程中,更有效地管理文件。最后要明确文件管理人员的职责。

（三）从规范化标准化角度提高档案管理人员专业水平

在当前单位文件管理发展的过程中,首先要从规范化的角度进行文件管理,充分尊重员工的作用,定期教育员工,切实发挥文件管理的技术价值。其次,加强培养文件管理的技术能力和管理人员的业务能力,提高工作人员管理意识,使他们认识到维护文件管理的重要性,使文件必须具备安全管理的有效能力。最后,从事业单位对文件管理人员的培训中,从文件管理的实际情况出发,对日常工作中存在的各种问题进行详细的考察,以案例的形式进行介绍,提出具体的教育措施,满足员工教育的需要，解决文件管理人员的技术问题。除此之外,还要聘请社会专业的文件管理方面的专家,论述目前事业单位文件管理中存在的问题,结合市场化的文件管理模式,将现有的文件管理模式优化。

（四）促进档案改革,优化管理方式

在新时期档案检查工作中,要认真进行档案改革,做好档案管理工作,突出档案的优化特点。首先采用现代化的文件管理方法,及时查阅以前的资料,改善对环境的有效监测。在实际管理过程中,机关事业单位的工作人员必须定期维护档案,加大对病毒的检测和杀灭力度,重要信息档案的数字化扫描与安全管理。缩短档案管理时间，提高档案管理效率。

总之,在事业单位快速发展的过程中,文件资源是事业单位发展的基本前提。另一方面,文件管理作为业务的重要组成部分,占有重要的地位。文件管理的规范化不仅有效地提高了单位文件管理的整体质量和效率,还关系到文件管理工作的顺利开展。在这一背景下,有关部门的负责人和管理人员必对文件管理工作应制定完善的管理制度,从而促进文件管理在规范化、标准化领域的发展。