基层事业单位档案管理信息化建设路径

袁燕 南京医科大学医政学院

档案资料是基层事业单位重要的基础信息和数据，随着信息化技术的不断发展，并广泛运用到各行各业，档案管理的信息化也显得尤为重要，既能提升档案管理的质量和效率，更满足基层事业单位档案管理新的发展需求。文章从档案管理的实践出发，进一步探索基层事业单位档案管理信息化的建设路径。

档案是人们对社会生活的一些规律和关键要素记载后形成的文书资料，自古至今都是非常重要的文献资料之一，并在社会生活中发挥了独特的价值作用，具有历史的再现性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特点[1]。档案管理则是通过对档案的登记、整理和存储等手段，提高了事业单位对档案管理的效率。基层事业单位的档案管理是一项重要的工作，尤其是对于一些专业技术较强的事业单位来说，对关键资料的档案管理则显得更加重要。当下在信息化和互联网的推动下，事业单位对档案管理也有了更高的要求，单一的纸质档案管理满足不了当前的需求。加快事业单位档案管理的信息化建设，既是推动档案管理的高效化转变，也是为了提高基层事业单位的管理体系和能力。因此，本篇文章从基层事业单位的档案管理着手，重点探讨其信息化的建设。

基层事业单位档案管理的现状

基层事业单位档案管理目前存在着一些问题，从人、物及管理角度来分析基层事业单位档案管理的现状，为引入信息化提供相应的基础。

(一)档案管理人员专业度不足

基层事业单位人员编制不足，档案管理人员通常由其他岗位人员兼任，因此在做档案管理时，缺乏对档案管理的正确认识，认为档案管理只是档案的保管，缺乏系统性和全局性的观念，始终停留在工作表面，不能深层次考虑档案管理的重要性和档案管理的未来发展，也无法将档案管理的重要性呈现给单位的管理者，管理者也在一定程度上无法获取档案管理的重要性和提升档案管理信息化的必要性。

(二)档案管理管理不完善

目前基层事业单位的档案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，档案的标准不统一，档案贮存条件不规范，档案完整性不足等。这些方面的不完善一方面体现了档案管理工作的不完善，更深层次的方面则是体现了档案管理始终没有发挥其应有的作用，最终反过来影响档案管理在基层事业单位中的地位和重要性，单位中的管理层对其不重视，对其的投入和管理相应的缺乏计划性，因此，基层事业单位的档案管理发展速度极为缓慢，信息化的引入也就此搁浅。

(三)档案管理的层次较低

由于上述两个因素，档案管理的人员专业度不足、管理不完善，导致了目前基层事业单位的档案管理层次较低，与当前快速发展的时代不符，还处于基础传统的纸质档案为主的形式。档案检索也多以手工检索为主，这样就导致了档案管理的有效性低，档案的实用性也很低，没有发挥出档案应有的价值。

基层事业单位档案管理信息化的重要性

目前基层事业单位档案管理主要以纸质档案为主，停留在档案管理的初级阶段，基于上述基层事业单位档案管理的现状，使得档案管理工作面临着不少的挑战，一是收集、整理分类的困难；二是开发和利用的效率很低；三是分析检索难度大。这些问题的存在不利于档案管理的效率提升，因此在基层事业单位档案管理中引入信息化，一是通过信息化培养出相应的人才，为信息化的档案管理提供人才的支撑。二是信息化可一定程度上解决了目前存在的问题，从而有效提高管理者的效率和档案管理的质量。三是信息化的管理模式，为基层事业单位的档案管理引入新的发展点，为基层事业单位的发展，尤其是专业技术较强的单位提供了档案资料的后备保障。

基层事业单位档案管理信息化建设的路径

基层事业单位档案管理信息化建设，既是快速发展的信息时代对基层事业单位的要求，也是国家治理能力和治理体系现代化的要求。根据上文中对基层事业单位档案管理的现状和引入信息化的重要性，下文提出了相应的对策来实现档案管理的信息化建设。

(一)引入信息化管理方案

根据基层事业单位档案管理的具体需求，构建相应的信息化管理方案。每家基层事业单位的具体情况不同，因此具体的方案也会有差异，必须充分了解各自的需求，对症下药地制定出适合的方案。

首先开展宣传教育工作，转变对档案管理的传统认识，强化管理者对档案管理信息化建设的支持，使其充分意识到档案管理信息化是目前的大趋势，信息化的档案管理是事业单位管理中非常重要的一环，单位的档案不再是单纯的文书，而是技术、知识、信息的传承和共享。通过信息化与档案的有效结合，档案更能发挥出它的作用。

其次是为信息化建设提供充足的技术硬件的保障和资金经费的保障，包括应用一些比较高端或者先进的技术管理机制。传统的档案管理是应用实物存储，也就是纸质文本存储，而如今引入信息化后，更多的是采用无纸化的，结合互联网和数字化管理，使得档案管理者更加系统地整理、保存档案，使查阅者更加方便快捷查阅到所需资料。同时对信息化建设做较为详细的资金计划，用于向上级申请预算经费，其中包括后续的维护和更新资金，确保档案的技术保障处于长期稳定状态。

最后是加强档案信息化的安全管理。信息化档案管理是去纸质化，能够减少纸质文本在整理过程的安全性隐患，包括丢失、损坏，确保档案原始资料的齐全和完整。但也要注重信息化档案管理中的保密措施。档案管理人员要进一步提升档案管理安全意识，有效防范不法分子通过网络手段入侵档案管理，也要提前做好网络安全软硬件的防护，确保消除一切安全隐患。

(二)完善档案管理信息化制度

完善基层事业单位档案管理制度，是对档案工作规范开展和有序进行的有力保障。

一方面要制定基层事业单位档案管理信息化制度，确保档案管理信息化建设落到实处，也确保档案管理信息化的执行落到实处，进而提高单位档案管理信息化的水平。

另一方面进一步改进当前的档案管理制度，使其与信息化的发展相适应，符合当前发展水平，有新的变革，相应的管理制度需及时调整并与其相适应，尤其是操作和安全方面，这两方面涉及档案管理信息化的核心，从而全面提高档案管理的效率、质量和安全，为基层事业单位的发展做出应有的贡献。

最后开展档案管理信息化时，必不可少的还有档案管理信息化的监管制度，规范档案管理人员、档案查阅者、基层事业单位的管理者的档案管理意识和行为，对其产生一定的约束作用，确保档案管理的安全性、稳定性和规范性。

(三)培养信息化档案管理专业化人才

基层事业单位档案管理引入信息化后，对相应的档案管理人员也有了新的要求，单位可以根据实际情况，内部培养或者对外招聘相应的专业人才，都是可行的。首先要培养档案管理人员的强化档案管理的意识，让其明确档案管理不是简单传统的整理档案，而是促进信息手段与档案管理的有机融合，推动基层事业单位档案管理信息化的进程和水平。其次是要培养档案管理人员的职业道德素养，规范档案管理人员的行为，约束其严格按照档案管理的相关制度执行，确保档案信息的安全性。因此除了具备上述素质外，也需要具备一定的服务意识，提升档案管理人员对档案管理的认可度和满意度，形成档案管理的良性循环。

综上，基层事业单位的档案管理需要逐渐步入信息化，应用新的技术和手段，使信息化逐步取代传统档案管理。总之，以现代化的技术和设备作为支撑，以新的管理模式和管理制度为保障，以信息化档案管理专业人才为依托，进一步促进基层事业单位档案管理工作，提高档案管理的效率，促使档案管理在质量上有进一步的飞跃，发挥出档案管理应有的职能，更好地服务于基层事业单位的发展，更好地为社会公共事务做出贡献。