加强新形势下档案管理工作的实践途径探索

吴 娟 平利县交通运输局道路运输服务中心

新时代背景下，科学技术发展日新月异，声像、网络、电子通信等各种新兴技术应运而生，并广泛深入到社会生活的方方面面，基本实现了自动化办公、无纸化办公这一目标，使得各种新载体、新介质档案资源随之涌现，为档案管理工作增加了新难度、新挑战。为了更好地顺应时代发展步伐，需要不断更新和优化档案管理理念和管理方法。基于此，文章将结合新形势下档案管理工作创新的重要性加以分析，并在此基础上提出几点切实可行的创新实践途径，旨在为促进档案管理现代化发展奠定基础。

随着科技的不断进步和知识经济的发展，加快信息化建设已经成为时代发展的要求，这也意味着科技管理手段势必会取代传统管理手段。众所周知，新形势下的档案资源既包括纸质载体，又包括电子载体，这使得档案资源在收集、管理、储存、应用等方面发生了翻天覆地的变化。尤其电子档案本身具备的机读性、高密度性特点，以及档案信息的集成化、数字化优势，均对档案管理工作提出了全新的要求，需要管理人员以新观念、新方法和新思路重新审视档案管理工作。以上种种，均为档案管理现代化发展带来了全新契机。

档案管理工作概述

档案管理工作具有政治性、服务性特点，其工作内容可以归纳为两个部分，一部分为基础性管理工作，包括档案资源收集整理、分析鉴定、归档保存等；另一部分为编研利用工作，包括编研材料、提高利用率等。

随着时代不断进步，现代档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，具体来说：第一，档案管理工作定位、定性发生改变，由传统附属性转变为服务性；第二，档案管理工作格局发生转变，由以往封闭性转变为开放性，另外，传统档案管理主要以档案资源保管为主，现代化管理主要以档案资源开发利用为主[1]；第三，服务对象发生转变，以往主要为单位内部或领导提供服务，当前扩大到为全员和全社会提供服务；第四，在管理方法上发生转变。由以往手工、被动管理转变为主动、数字化、网络化管理。

新形势下档案管理现代化的重要性

档案管理现代化是社会发展的必要需求

结合我国现阶段档案管理工作现状来看，在档案资源保护、管理、储存等方面依然存在很多问题需要解决。尤其改革开放以来，我国经济建设步伐不断加快，各种档案资源随之涌现。其中一些档案资源由于载体材料不佳，加上管理手段滞后，导致档案出现缺页、褪色等一系列问题，不利于提高档案资源利用率。由此可以看出，随着档案资源的不断增多，其管理工作也越来越复杂，运用现代化管理手段开展管理工作具有一定的迫切性和严峻性，这也是社会发展的必然要求[2]。

档案管理现代化是缓解管理人员工作压力的有效措施

档案管理工作具有系统性、复杂性特点，需要管理人员在文件归档过程中做好收集分类、鉴定分析、编目整理等多项工作。尤其新形势下，社会发展迅速，各领域档案资源的数量、种类不断增加，在一定程度上增加提高了管理人员工作强度，为工作开展带来巨大压力。如果一味沿用传统的手工劳动方式，不仅会降低工作效率，还会产生诸多人为失误。而推行档案管理现代化，利用计算机等科学技术开展各项工作，可以加快实现自动化管理目标，使文件收发、分类、编目和鉴定等工作一气呵成，并及时打印案卷目录以及卷内目录，如此既可以缓解管理人员的工作压力，还能够提高档案管理工作的效率和质量，同时减少人为操作等方面的失误。

档案管理现代化为档案资源检索、查询提供保障

首先，计算机本身具有高速运算的特点，将其运用到档案资源检索方面，能够有效提高检索速度，这也是传统手检无法比拟的。其次，传统手检档案需要消耗人们大量的时间和精力，并且容易受到时间、空间的限制，不利于提高档案资源利用率[3]。采用计算机检索方式，能够同时在多个数据库中同时搜索档案资源，在一定程度上提高了档案查全的可能性。最后，传统手检需要人为操作，受个人因素影响容易产生失误。而计算机技术本身具备的高精度特点，能够有效提高逻辑运算可靠性和数据表达精准性。

档案管理现代化有利于保护档案资源原件

传统纸质档案在长时间传阅过程中，受人为、环境等因素的影响，容易产生破损、褪色等一系列问题，不利于保证其完整性和安全性。而推行档案管理现代化，将传统纸质档案通过扫描、拍摄等方式进行储存，能够形成电子档案，如此不仅能够提高档案资源利用率，还能够实现保护原件的目标。

档案管理现代化的主要内容

档案管理技术现代化

科技进步是现代化发展的重要体现，同时科技本身也是加快现代化进程的主要力量。当前，越来越多新技术、新材料、新设备被引入档案管理工作中。例如：应用计算机、扫描仪、复印机等常见办公设备，能够有效提高档案管理质量和效率。采用各种隔热、防震、防火等材料建设档案库房，能够充分保证档案资源的完整性和安全性。与此同时，利用计算机技术开展档案管理工作，并建立和维护信息数据库，能够同时对多种档案资源进行自动检索，实现档案信息高效传递和实时共享的目标[4]。由此可见，档案管理技术现代化已经成为新时期档案信息化建设的重要发展方向。

档案管理组织现代化

档案管理组织是开展档案管理工作的执行者，在新形势下想要更好地应对工作挑战，需要以现代化科学管理理念为指导，不断创新管理方式和方法。可以将管理组织现代化内容归纳为以下几点：第一，管理思想现代化。即通过科学理论开展档案管理工作，确保各项工作相互协调、有效衔接。第二，管理方法科学化。在传统单一行政管理方法的基础上，融入经济、法律等管理手段，有效提高档案管理效率和质量。第三，管理机构高效化。在明确管理机构职能基础上明确划分岗位分工，确保各项工作高效进行。第四，管理内容标准化。制定统一、科学、可行的管理标准和管理规范，为管理工作的顺利开展奠定良好基础。

档案资源管理现代化

档案资源管理现代化就是在档案资源保存、鉴别、利用等方面充分应用先进技术，对促进档案事业稳定发展有积极影响。具体涉及到档案资源建设、基础设施建设、标准规范建设以及信息化管理系统建设等多方面内容。

档案管理人员现代化

虽然新形势下，大部分档案管理工作可以借助计算机设备完成，但管理人员作为设备操作者，其专业水平和综合素质也会直接影响档案管理效果。为了进一步促进档案事业健康发展，就要培养一支管理经验丰富、信息化水平较高、熟悉档案管理业务的专业队伍，也就是实现管理人员现代化[5]。

新形势下档案管理工作的实践途径

通过不断创新促进档案管理工作全面发展

1.创新档案管理理念。

新形势下，档案管理工作既迎来了广阔发展机遇，又面临诸多新问题和新挑战。在这一背景下，管理人员必须解放思想，缓解创新改革的紧迫感，并不断完善档案管理工作机制，有效提高管理人员创新能力和创造能力，为档案管理工作的开展注入新的活力。

2.创新档案管理模式

网络技术的普及和应用，为档案资源开发和利用带来了发展机遇。管理部门需要在合理规划管理网站、不断完善法律体系基础上，进一步强化档案信息资源建设水平，转变传统档案信息组织形式，同时构建信息化档案检索系统。与此同时，还要全面推行网站安全维护管理机制，使网站成为档案管理部门对外联系的窗口，为档案资源合理配置、深入开发、有效利用、实时共享奠定基础[6]。

3.创新档案管理形象

档案管理人员综合素质直接关系到档案管理工作是否能够顺利开展，其形象是社会公众评价档案管理工作水平的重要标准之一。新形势下，档案管理人员需要明确自身在管理工作中的定位，并转变管理理念。尤其随着网络技术的迅速发展，档案信息获取、识别、利用等方面的难题不断增加，需要管理人员充分利用先进技术对档案信息进行筛选、提炼和开发，并在实践工作中不断总结经验，有效提高自身专业水平和管理能力。在此基础上，档案管理部门还可以推行竞争机制，提高管理人员自我提升意识，调动其工作积极性，从而营造良好的工作氛围，全面提升档案管理形象。

加快档案管理现代化进程

在档案管理收集、整理、分析和鉴别等基础工作中，涉及到计算机数据准备工作，该工作具有复杂性、繁琐性等特点，如果缺乏科学化工作流程和规范化工作制度，会导致计算机数据准备不充分，从而降低档案管理效率，不利于促进档案管理现代化发展。对此，需要从以下几个方面解决：

1.采用标准化档案管理技术。

在掌握档案管理工作规律基础上，尽可能减少其中低功能、可替换及冗杂的工作，确保各项工作有效衔接、相关业务相互协调，同时使同类业务在形式、特征上具备一致性、规范性特点。一方面能够减少复杂劳动造成的管理混乱现象，另一方面能够为档案信息开发奠定基础。

2.构建统一的业务标准和技术标准

计算机技术是新形势下档案管理工作改革创新的基础，想要充分发挥其作用和效益，就要构建统一的业务标准和技术标准。如果档案业务缺乏明确规定或标准规范，那么即便使用计算机技术也会无从下手，所以构建统一标准至关重要，否则会直接影响计算机信息储存、信息检索等功能[7]。另外，想要实现网络化传递基本目标，更要构建标准化业务标准和技术标准，从而为网络连接提供保障。

3.采用科学化手段获取档案信息

新形势下，档案资源种类、数量不断增加。采用先进技术对档案资源进行全面管理迫在眉睫。因此，档案管理部门应积极引入多媒体、计算机等先进技术，为档案信息储存方式革新奠定基础，突破信息获取时间、空间限制，满足档案资源实时共享需求。

4.应用现代化档案管理技术

档案管理技术是现代化档案管理工作的重要组成部分，在提高档案管理效率和质量方面发挥着重要作用。新形势下，科学技术发展日新月异，越来越多先进的技术应运而生，为优化档案管理工作奠定了良好的基础。例如：在档案管理日常工作中，引入复印机、传真机、计算机及扫描仪等现代化办公设备，既能够减少人工劳动强度，也能够充分保障档案资源的完整性和健全性。

另外，在档案库房建设过程中，也可以充分利用现代化科学技术，采用特殊的处理手段，提高档案的管理水平。众所周知，一些纸质档案资源在储存过程中，受环境、温度等因素的影响，容易发生质量问题，导致档案资源失真或缺页。对此，需要在库房内部安装各种先进设备。例如：温湿度调节设备、防震设备、防干燥设备、防虫设备等，这些设备有利于从根源上解决虫害、温湿度变化等引发的问题。

另外，新形势下，档案管理部门已经充分认识到了信息化建设的重要性，并利用计算机技术实施档案实体管理和信息管理的工作，通过构建档案信息数据库，实现不同程度的编目及档案资源自动检索，同时满足了档案实时共享需求。在未来发展进程中，档案信息化建设已经成为趋势，这也将是档案工作技术现代化的集中体现，可以为档案资源有效利用提供保障。

促进档案管理工作向标准化、规范化趋势发展

为了促进档案管理工作向标准化、规范化趋势不断发展，不仅要解决立卷方法存在的问题，有效提高档案资源分类、检索效率；还要尽可能提高案卷装订质量，为档案规范管理奠定基础。另外，档案规范化、标准化管理还离不开软硬件设施的支撑，需要管理部门及时做好硬件设施维护管理以及软件系统更新升级工作。

结合以往工作经验总结来看，虽然文书管理工作和档案工作相互独立，并且工作任务不尽相同，但是由于文书是档案中的重要组成部分，所以二者之间存在必然联系，其在档案管理流程中紧密相连。因此，管理人员需要不断提高系统化管理意识，树立文书管理工作规范化、标准化指导思想。简单来说，就是在文书处理过程中，只有把握好标准化、规范化关口，才能够为档案工作顺利进行提供保障，从而有效提高档案管理工作的综合水平。

综上所述，信息技术的飞速发展，使档案管理工作面临机遇与挑战并存的发展局面。面对新挑战，档案管理部门需要不断创新管理理念、开发管理技术，为档案管理工作规范化、标准化、现代化发展奠定基础。为实现这一目标，需要档案管理部门做到因势利导，在档案管理工作各环节融入信息化技术，实现档案资源网络化、自动化的管理目标，同时培养专业档案管理人才，全面提高档案管理水平。