高职院校财务档案精细化管理探索

张 琴 苏州农业职业技术学院

财务档案是确保学校稳定发展的重要文件，在高职院校的发展过程中，档案管理人员必须要加强对财务档案的管理，提升学校财务信息管理的安全性和管理水平。随着现有的管理技术不断提升，现代档案管理模式已经能够完全代替传统的财务管理模式。利用更加标准、更加专业、更加全面的管理制度进行档案管理可以提高财务管理的水平和效率。而精细化管理作为新兴管理理念，不仅能够改善高职档案管理模式，还能够提高财务档案利用率，减少管理成本，有利于高职档案管理工作改革的有效推进。

文章针对高职院校财务管理的特殊性，分析了高职院校财务档案管理的现状。在传统财务档案工作管理中，出现了管理人员意识薄弱、管理观念较为落后等问题。而且大多数高职院校都是由几所院校合并后组合而成的，在这一过程中若没有“带头”院校强调档案管理工作的跟进性，则很容易出现由于不够重视档案工作而导致档案遗失的情况，并且会进一步导致现阶段高职院校财务档案管理工作中出现较大问题。而高职院校在进一步提升学校实力的过程中，不完善的档案管理工作势必会成为限制其发展的一大障碍。因此高校想要在后续激烈的竞争中脱颖而出，就必须转变现有的财务档案管理方式。

高职院校财务管理现状

高等教育已经实现了由传统精英教育转变为大众化教育的历程。高等教育的组成部分很多，其中高职教育便是非常重要的一部分，高职教育对高等教育的长效发展有着不可忽视的作用。但现阶段高职院校存在比较明显的财务档案管理问题，成为制约高职院校进一步发展的因素。我国很多高职院校都是近几年通过合并与扩招而建立起来的，需要接受教育行政部门的评估，因此高职院校必然会对教学档案、文书档案有着较大的关注，却很难对财务档案的管理工作予以足够的重视。现有的高职院校财务档案管理人员数量少，并且也缺乏对档案管理的专业知识，会出现对档案鉴定不及时或者超期保管的情况。这会造成非常严重的资源与时间浪费。

档案管理的分析

对档案管理工作认识十分浅薄

高等职业内相关工作人员甚至校方领导班子多数尚未成功建立起对档案管理工作特殊性的正确认识，极为重要的财务档案管理都没有重视起来，在成员管理的组建、财务档案的管理制度、运行机制与财务档案的管理等多方面都不够重视，导致了制度的不全面化、宣传的不到位、成员大量缺失、档案资料的混乱和丢失等一系列的问题。高校对财务档案管理的认识相对浅薄成为了财务档案规范化管理的最主要问题。

档案信息化管理分散、独立

到现在为止高等职业学校的财务档案的管理所涉及学校多个系统，每个系统都和财务有着息息相关的联系，但是都相对的独立，系统没有办法做到合并与共享，没有办法做到社会服务及教学科研与财务档案的管理结合起来。

财务档案综合性使用较少

大部分高等职业学校认识不到财务档案管理的重要性，出现了档案资料的混乱、丢失、不齐全，档案管理的水平低下等情况，所以导致财务档案的综合性使用较少，甚至很多的档案从来都没有使用过。

财务精细化管理的概念和目的

精细化管理是建立在常规管理之上，并且对工作中的各环节进行精密划分的管理理念。精细化管理的核心就是从深层次完善常规管理的内容，优化管理模式，利用各种方法来减少管理过程中的资源消耗和成本，从而提高管理的质量和效率。在展开精细化管理工作时，管理人员需要确保管理工作的规范化、专业化，同时利用信息技术来提高管理水平，确保能够满足财务管理的根本需求。精细化管理工作的要点是将财务系统内部按照其任务构成进行详细划分，并将工作岗位按照相应的工作流程划分为更加细致的组织架构，确保各个组织架构之间能够稳定且流畅地连接，实现各个组织架构价值在最大程度上发挥。精细化财务管理就是要将财务管理工作落到实处，并且制定规范化的财务活动，明确到各个岗位、各个内容和环境，确保财务活动的价值能够得到充分体现，进而实现财务管理的高收益和高效率。

阻碍财务档案精细化管理的因素

缺乏信息化管理制度

当前我国大部分高职院校并没有意识到信息技术在财务档案管理工作应用上的重要性，造成财务档案管理体系并没有展开信息化改革，财务档案数据无法进行数字化存储。传统的财务管理不仅容易出现失误多、储存不及时、信息误差大等情况，还很难满足现代高校发展所需求的效率，大大增加了信息查找和信息分析的工作量。因此，加强财务档案管理信息化建设是非常重要的。

缺乏专业人员

由于当前多数职业院校的财务相关工作人员并非职业会计出身，仅满足于处理院校内财务的整理与归档工作，无法从财务管理的视角为学校的运营与发展提供有效的建议。部分财务档案管理工作人员的管理理论不足，工作经验缺乏，也非常容易在工作的过程中造成一系列失误而影响到院校的进一步发展。此外，多数职业院校并不具备整套财务档案管理流程与体系。由于单一的财务档案工作无法对学院的正常运营与发展产生直接利益影响，很多职业院校不会单独设立财务档案管理岗位，多岗位兼任的情况比较常见，专业性不足。

缺乏评价指标

在我国的市场经济体制不断完善以及现在高职院校的办学规模越来越大的背景下，高职院校的产业化与市场的融入度必然会呈现逐渐发展的趋势，而且现阶段高职院校的经济活动种类非常多，存在着潜在的财务风险，这对高职院校的财务档案管理体系造成了新的挑战。在这一背景下，高职院校提升便能顺理成章地提高对财务档案管理工作的重视程度，而且已经有部分高职院校对财务档案管理设计了一定的指标，确保能够对学校的运行状况提供科学的经济与财务分析。但这种指标的构建依然存在较大的缺陷，比较明显的是多数指标都与高职院校的发展规模和经济状况不匹配，所以难以对学校的发展产生有效的指导，加之部分高校依然未对财务档案管理工作形成足够的重视，同样导致财务档案管理工作难以实现有效的提升。当前高职院校财务档案管理工作缺少标准化和规范化建设。因此，也缺乏统一的评价指标，同时也忽视了财务档案管理对高职院校管理的作用，缺乏内部控制制度，这对于高职院校财务档案管理工作的展开和深入是非常不利的。

管理理念落后

当前高职院校在财务档案管理工作中缺乏完善的管理机制，管理理念相对落后。大部分高职院校财务部门没有意识到精细化管理和信息化管理的重要性，缺乏标准化管理和专业化管理的建设，因此财务档案管理工作比较混乱。而且财务人员在财务信息的收集过程中缺乏标准的工作流程。因此，很容易造成财务信息不精确、不真实等情况。而且部分学校的财务部门并没有设立专业的财务储存室，储存地点很难满足档案存储的需求。因此，很多老档案出现缺损、模糊等情况，这对于档案的应用来说是非常不利的。

管理设施陈旧

高职院校由于对财务档案管理工作的投资有限，因此造成很多财务档案管理基础设施无法得到有效地维护和更换，因此很多学校的财务档案管理设施非常老旧，很难满足当前财务数据日益增长的管理需求，造成财务档案管理工作进度慢、效率低、质量低的情况，而且还增加了工作难度，甚至还会出现财务数据丢失等状况。而且很多学校在展开信息化财务档案管理时并没有意识到安全防护的重要性，没有进行数据备份，因此在遇到网络安全漏洞时很容易造成数据丢失等情况，这对于后续的财务档案管理工作来说也是非常不利的。

财务精细化管理的落实措施

用信息化推进精细管理

互联网深入发展的背景下，各个领域都在积极与信息化技术进行融合。将信息技术应用在高等职业院校的财务档案管理工作当中，可以使其管理工作能够实现较大的提升，对高职院校财务档案管理工作质量的提升有较大的帮助。高等职业院校的财务档案管理工作，实际上是将院校在日常运营过程中所产生的各项财务数据进行整理、整合与归档、分析，因此在实际工作中所产生的数据量非常大，人工或手工计算存在较大的难度，必须要借助信息化技术予以处理。而精细化的管理模式，则可以有效地将对高等职业院校财务档案管理质量信息化手段融入到高校财务档案管理工作当中，并提升其精细化水平。

财务档案管理工作流程与体系的完善，对提升财务档案管理工作质量有较大的帮助。为了保障高等职业院校财务档案管理工作的准确性与科学性，使其能够为后续学校发展提供精准的数据支持，高职院校应严格规范财务档案管理分析的流程。最后，为了提升高职院校财务档案信息化管理水平，应增加对财务档案工作的支持力度，例如采购部分必要的基础设备使财务档案信息资源能够得到共享，能够更大水平地提高财务档案管理质量。

定期的档案筛选

定期的档案筛选工作对于后续更好地保存档案有着非常重要的意义，有助于实现对有用档案的整理与整合。档案筛选应基于学校和相关部门的规定来进行筛选工作。

首先，对于部分需要永久存储的档案，一定要进行整合与密封，将其按照时间和档案号的顺序依次排列。这些档案应从全部档案中单独抽取出来，按照一个特定的排列方式依次排列，并将所有需要永久存储的档案信息详细的记录，确保后续查阅过程的准确性、严谨性与便捷性。

其次，对于部分需要销毁的档案，应在准确判断其用途的前提下做成销毁档案目录清单，并将该清单提交到校领导办公室或相关负责人手中，相关负责人在核查无误之后再进行相关的销毁工作。在销毁工作完成之后，档案管理人员应对剩余档案再进行一次集中的归档与整理工作，为保障后续翻阅工作的便捷性，可以将这些需要销毁的档案的档案号，同样进行销毁处理，不需销毁的档案经重新编号后再依次放入档案室中。

完善的管理制度

完善的财务档案管理制度应做到奖惩有据，奖惩有度。在进行财务档案管理工作的过程之中，如果有部分工作人员由于操作失误或其他人为因素而导致出现财务档案出错或不合标准等情况，负责档案管理工作的领导应按照相应的规章制度对其进行惩罚。同时，负责人要对在财务管理工作中比较优秀的管理人员进行口头表扬与物质奖励，以此来鼓励其他的财务档案管理工作人员，能够积极投入到财务档案管理工作当中，提高其工作积极性。

为了能够让财务档案管理工作更加高效且更具备时效性，应加强财务部门和档案管理部门之间的联系，以科学的档案管理理念，充分将财务运行数据与财务档案管理工作相融合，保证财务档案工作能够适应学校的发展。

除此之外，在进行档案管理工作时，档案管理人员可以按照其工作内容划分成不同的小组，或者指定某一位档案管理人员来负责某一方向的档案管理。这样做的目的是方便在后续出现问题时能够准确的判断该问题产生的原因以及找到其相关负责人，避免出现相互推诿或推卸责任的情况，从而充分调动每一位档案管理工作人员的积极性并认真履行其个人职责，促进档案管理的工作效率能够进一步提升。

档案管理专业培训化

高等职业院校的财务档案管理工作随着学院的发展而凸显出更重要的作用，同样也对档案管理的工作人员提出了更高的要求。档案管理工作人员的素质好坏与能力高低会对档案管理工作产生较大影响。尤其是随着信息化时代的到来，高校对专业能力强，并且具备较高的职业素养的档案管理人才的需求越来越大。在这一背景下，为了顺应高等职业院校财务档案管理工作的需求，应加强对院校内已有的档案管理人员的知识与技能的培训，不仅要提高档案管理人员的专业技能，还应提升档案管理人员的思想境界与职业道德素养。高职院校的财务档案管理属于机密性内容，若不具备较高的职业素养和道德品质，有可能导致学校资料的泄露。

高职院校可通过聘请高素质专业人才来院内就职的方式，激发已有工作人员提升自我的动力，在学校内部形成积极向上的竞争氛围。管理人员在通过自我学习与技能提升之后，能够对财务档案相关知识有更深层次地了解，并且充分认识到财务档案管理工作的重要性，能够以科学的方式和积极的态度投入到后续财务档案管理工作之中。

综上所述，高职院校的财务档案管理工作对于院校的后续发展具有非常重要的意义，校方必须对财务档案管理工作的重要性予以充分的认知。财务档案管理的工作人员要不断提升自己的技能与知识，提升自身工作能力，以现代化技术和先进的管理理念做好自己本职工作，在提高财务档案管理能力的基础上，为学校的进一步发展提供建设性意见。