高校档案室持续性发展策略探讨

宋菲菲 黔南民族幼儿师范高等专科学校 贵州 贵定 551300

引 言：

学校从办校以来各种教学活动的开展，从无到有的建设与发展是高校档案主要内容，学校以外的人通过翻阅档案资料就能够对高校的发展历程、校园文化、组织结构等了解得一清二楚。但就是目前的高校档案管理的现状来看，依旧有很多的不足之处，传统的档案管理方式无法满足高校发展的需求，那在之后的发展中如何打破传统档案管理方式带来的弊端，利用档案管理为高校的发展提供完整的阅读资料，有效提高档案的利用率是本文研究与探索的主要目的。

一、高校档案室现状及其未来发展趋势分析

高校的档案管理工作是属于学校基础类管理工作，该类工作最主要的难点是对档案的分类、保存、查找等，但传统的档案管理工作需要大量的人工来对文件进行分类、保管，在查找时更是需要一个一个的查找，在这样的一个过程中浪费了不少的时间，且部分档案会由于管理员的疏忽丢失，即使保存完好的纸质档案依旧会因为年代久远出现破损。在数字化管理推行之后对档案的保管与分类减少了不少的工作量，且目前高校对于档案的管理是有一定的重视的，投入了大量人力物力和资金，但就档案管理工作现状来看依旧存在不足，首先档案管理员对于档案管理的重视程度不够，缺乏管理意识，导致部分文件的缺失，再有师生对于档案工作的不了解，无法理解档案管理的现实意义，导致档案管理工作的推行缓慢[1]。同时在数字化管理的条件下，由于管理员对计算机的操作有一定的要求，对于档案的录入与查找要求能够熟练的操作，但高校档案管理者对于该操作的不熟悉阻止了档案数字化管理的进程。而数字化档案管理缺失档案管理发展的主要方向，将大量的档案储存在磁盘中能够节省大量的空间，在计算机中对于档案的查找更节省时间，能够更好的提高档案资料利用率，为学校的发展打下良好的基础，保证档案的完善。

二、高校档案持续性发展策略的深入思考

科学与经济的发展对高校的教育发展提供硬核条件，同时为高校的档案管理创新提供了一定的优质条件，高校的逐年扩招为学校的档案管理带来了较大的工作量，因此学校投入了不少的人力物力，对高校的档案管理工作有一定的重视，并给予充分的支持，保证档案管理工作能够顺利进行，推动高校档案管理的可持续发展。

(一)有效的提高高校领导层重视程度

档案管理工作虽然有档案管理员专门进行管理，但如果校内师生对于档案管理工作不够积极，那么仅仅是档案管理员来进行管理是远远不够的，数字化的档案管理大多在移动互联网端就可以完成录入，因此在信息采集时是有师生自主手动录入的，因此高校应该在校内借助学习内部进行宣传，让师生能够了解档案填写的重要性，有效的培养高校教师与学生的档案意识，在做好宣传之后便要付出实际的行动，在有一定意识基础之后能对后期利用档案资源有更好的基础，在一定程度上能够为学校节省档案管理的花费。因此要较好的开展高校档案工作，需要高效领导的重视，需要高效档案管理员的有效宣传，同时必不可少的还有高校师生的档案管理意识[2]。

(二)加快高校档案管理现代化进程

由于传统的高校档案管理存在较多的无法避免的缺陷，例如，占用空间大、保存难度大、查阅工作量大等都是传统高校档案管理中的难题，因此对于高校档案管理现代化是势在必行的，就目前的情况来说，数字化的档案管理技术已经较为成熟了，在高校应用“数字化档案室”有储存查找方便、节约纸张避免铺张浪费、节省人力时间等优点，但在高校应用“数字化档案室”对高校的硬件配置有一定的要求，要求学校投入对硬件设备与软件设备的建设。“数字化档案馆”主要依托以数字化的管理技术，对档案进行数据化，快速的实现对档案的收集、编目、著录与检索等。需要确保档案的准确与完善，还需要有一定的技术支持，高校也可以将自动化办公与现代化档案管理相结合，实现一体化。通过技术性人才对档案数据库建设问题进行完善和维护，以保证档案资料的完善性、准确性与安全性。

(三)增强档案管理人员整体素质

技术在更新对于管理人员的要求也就会更高，现代化档案管理虽然在操作上会为管理员节省了不少的时间，但却要求管理员在技术层面能够有更好的表现，不少高校会因为档案管理员的管理思维与操作落后导致高校的管理工作滞留不前，因此高校要发展引进数字化档案管理就要对档案管理员进行培训，让档案管理人员有一定操作基础，对档案管理的引进技术有一定的了解，同时可以引进一些新鲜血液，在招聘时设定一定考核标准，在新老员工一起共事时还应该设定一些人员管理机制，有一定的淘汰机制，激励员工进行自我的提升。为了高校档案管理工作能够有效的开展应该为其提供良好的环境条件，对于人才与技术的引进缺一不可，同时在硬件设备的配置上也应该收到重视，不少高校对前两项的要求都做到了完美，但其配备的硬件设施却远远不到，使得高校的档案管理工作受到制约。高校要对档案管理工作有足够的认识与重视，保证其数字化发展的推行，对于人员的要求较为重要的一个步骤。

(四)优质服务是持续性发展的核心

能够为学校师生提供优质的服务是高校档案室的工作重心，这一点也成为高档案室实现可持续发展的必要条件。以提供优质服务为中心，可以从以下两个方面进行分析[3]。第一，超前的服务，在现代化技术下，利用档案管理系统能够有效弥补传统管理方式下的被动服务方式，能够较为积极的主动的为学校师生发展提供良好的服务，例如：在高校展开校园活动时，通过档案室能够有效且快速的提取相关的信息，查询之前活动规模与邀请人员，便于查询活动的主要流程。第二，便是主动性的服务，在服务范围上有一定的拓宽，高校档案室在学校这样一个有大量人才聚集的地方，由于较好的资源，可以与外部的教学进行合作，为教学研究人员提高相关且必要的档案资料，在某种意义上也是在促进教学的发展与进步。第三，重视信息反馈。档案在收集之后有一个汇总，同时也可以通过档案收集的方式对档案使用者的看法进行收集，在工作中不断完善改进高校的档案管理工作，长此以往，对高校档案管理工作的可持续发展有一定的促进作用。

三、结 语

总之，高等教育的发展，使得高校档案室建设成为近期较为重要的事件，在高校不断扩招的情况下，高校的档案管理工作如果不进行改变，那么高校的档案管理的工作量将十分的庞大，且复杂繁琐，尤其现在还处于纸质档案的高校的管理工作艰巨，首先需要大量空间储存，要对成千上万分档案进行逐一分类，因此高校的档案管理数字化转型是势在必行的，不仅仅减轻了大量的工作量还能够从一定程度上节约资源，因此档案管理的转型需要引起高校领导足够的认识，对高校档案管理的硬件设施的配备与档案管理人员的整体素质的提高有一定的带动与落实。做好档案管理工作，对于高校的发展有很大提升与帮助，高校在对档案资料进行查阅时能够节省大量的时间，在短时间获取与自己有用的数据，同时网络技术对档案的完整性与可利用性有一定的保护作用，实现高校档案管理的可持续性发展。