社会保险档案管理系统的设计与实现

逵建恒 杨春茂

（南阳医学高等专科学校第一附属医院 河南省南阳市 473000）

社会保险是面向失去劳动能力工作岗位，或由于各种原因造成人身财产损失的人员提供的一种经济或社会补偿制度。社会保险是我国的一项基本国策，由政府操办，国家立法执行，因此社会保险的覆盖面积非常广泛，并且社会保险的面向人员也在不断的增多。传统的社会保险管理信息系统，面临现阶段大规模的参保人群，想要提升服务效率与质量，就要增加社会保险服务人员以及设施，但这会带来非常巨大的人力与物力开销。因此要建立高效的管理系统协助社会保险部门开展工作。

1 系统设计目标

现阶段社会保险部门中档案管理工作的需求已经非常复杂，需要对全体参加社会保险的参保人员进行档案登记、档案查询、档案修改与档案删除等操作，并且需要对其有关联性的系统，例如财务管理系统提供缴纳费用与参保时间等信息，提升社会保险档案管理工作的效率。在设计社会保险档案管理系统时，主要以下几项目标：

将参保人员的原始档案转化为数据电子档案，并且档案的录入要做到便捷准确。

自动生成各类报表，并实现报表的一次性查询统计与输出。

社会保险部门各级工作人员可以在权限范围之内对档案进行查询、新增、修改、删除等操作。

建立分析参保人员年龄、知识结构、学历职称状况的数据模型，准确的计算参保人员需缴纳的资金数额，并得出统计数据。

在数据的操作共享与管理过程中，要保证数据的全程安全，从参保人员的相关单位中直接获取基础信息并进行集中管理，采取数据安全保护措施。保护收集到的参保人员数据信息，当系统发生故障时，要在最快时间恢复运行。制定完善的密码制度，控制各级工作人员的权限，避免非法访问对系统造成破坏。

2 社会保险档案管理系统结构设计

2.1 数据库设计

在开发任何一种系统时，数据库都是重要的基础与前提。在开发软件时，数据库设计的主要目标是分析用户的需求，结合数据库的特征设计出能够符合用户需求的数据模式。在社会保险档案管理系统中，要注意查询速度与储存空间这两项因素，结合传统管理信息系统在开发与后期管理中的经验，建立人员档案与社会保险基金汇总两项主数据库，其中，人员档案数据库中，入库信息子库有以下几点：参保人员姓名、性别、年龄身份证号、单位、职务、参加工作时间、退休时间、职称、档案入库时间等，出库子信息库主要有以下几点：调档人姓名档案、调出时间、档案，调出去向等字段。在设计每个表时，要基于数据库关系模式理论，进行第三范式规划，避免出现大量的冗余数据与异常更新情况，保证数据具有准确性、唯一性与稳定性。

2.2 系统功能设计

2.2.1 结构框图

结合档案管理的特征与社会保险机构档案管理工作的实际需求，按照模块化设计的高内聚、低耦合原则，制定如图1的社会保险档案管理系统总结构。

图1：社会保险档案管理系统总结构

2.2.2 主要功能模块简介

系统设置模块。系统设置模块主要完成系统的初始化工作，以及后续的维护工作。该模块能够实现系统参数维护权限维护、数据备份与操作日志维护，其中权限维护主要有读、读写、无三种权限的设置以及密码口令设置，数据备份分为用户自主备份与系统强制备份，同时能够进行联机操作，提高了系统使用的便捷性。

档案录入模块。该模块能够建立与维护原始档案，由子模块完成原始档案入库，入库信息分别有参保人员档案入库信息、参保人员档案出库信息与管理员信息。数据维护子模块中主要能够实现数据的查询、新增、修改与删除操作，在新增部分可以增添新的入库档案，修改部分可以修改参保人员档案的某一项数据内容，例如姓名、住址、电话等信息。当参保人员调出档案或去世时，可以删除档案。在删除档案时，会从参保人员档案主数据库中删除该条档案记录，并且能够自动地在增减表中进行数据追加与递减，保证数据的一致性。

信息检索模块能够实现按照姓名身份证号，单位档案存放柜号等字段来查找相关档案信息，同时也可以组合不同的查询条件，提升档案查询的便捷性与高效性。

分析统计模块能够归纳统计入库的档案总数，以及当天的入库总档案数，同时能够按照单位与年份统计入库的档案数量。分析统计模块中的子模块可以根据入库数据形成客户的需求分析图表。

基金核算模块的主要功能是调取现有参保人员的信息数据，并按照现行的政策公式计算出该参保人员需要缴纳的保险金额。

2.3 系统实现

开发环境与系统结构：

开发系统时是否能够选择正确的环境与结构，能够保证系统是否能够实现全部的功能，并实现预期的设计目标。本文所构建的社会保险档案管理信息系统主要使用的客户机/服务机模式，将数据管理与应用程序分为两部分，分别由Server与Client分布执行，这样不仅能够保证系统中各个模块的正常运行，同时也能够提升系统的开放程度，系统能够具有较强的扩充性，以便后续维护，实现系统中的各项功能。本结构主要有以下几项特征：

系统构造灵活：本系统使用独立的软硬件平台，客户机平台可以选用各种类型的电脑。

数据存储灵活：在本系统中，数据不仅可以储存在服务器上，针对一些频繁使用的非共享数据，也可以将其储存在客户端内。

集中式数据监控管理：对于存储于服务器中的共享数据，由数据库服务器统一进行管理，能够保证数据具有较强的一致性完整性，同时最大限度地保证数据的安全。

扩充升级灵活：客户机服务器结构的扩充升级，能够通过扩展计算机应用程序来实现。本系统中，使用了前后台任务分离的结构，能够使前排的应用程序独立的运行，不会过度依赖后台的软件、硬件平台。伴随着计算机技术与管理水平的持续发展，系统还会逐渐增添不同的功能，不断的升级与完善系统。

开放式平台：开放式平台能够促进系统的升级，服务器数据库有着非常强大的数据管理功能，开发人员能够在前台使用基于图形的开发工具，来开发各种具有价值的应用程序。

3 社会保险档案管理系统实现

现有的社会保险档案管理系统通常分为总局端软件与区县端的软件两个部分，两个部分中大部分的软件有着相同的功能，差别甚小，本文主要以区县端软件为例进行系统说明。

双击桌面上的社会保险档案管理系统快捷方式，桌面上会出现系统登录界面，在主页面上设置能够自由移动并且能够关闭的浮动窗口，其中包含了系统中的一些常用功能，便于用户快捷操作。

菜单中包含了所有软件的使用入口，主要有数据模式设定、数据通信系统设定、数据录入数据管理、数据统计、数据查询、报表、档案借阅管理系统功能等功能栏。

3.1 数据模式设定

在本系统中不需要自动添加服务器，系统会自动获取计算机的IP地址，系统也会自动地获取服务器本机名称，用户只需要输入登录用户名称与密码，即可登录到系统中，当用户输入完登录用户名称与密码时，点击提交设置按钮，系统会将数据信息提交到总局端软件上进行检测，如果用户名称密码正确，则会登录到系统中。

3.2 数据通信

数据通信的功能主要有上传更新数据、本地数据上传到服务器、关闭程序时上传更新数据。上传更新数据是将本次登录的数据上传到服务器上；上传本地数据到服务器，是将现有的所有本地数据统一上传到服务器上；关闭程序时上传更新数据是在结束本次登录时，系统会自动地将数据上传到服务器上。

3.3 数据录入

数据录入的功能是添加参保人员的档案编号、姓名、性别、身份证号等个人基础信息，基础信息录入结束后，系统会将该名参保人员的个人信息上传到总数据库中，如果输入信息错误，可选择重填选项，能够自动地删除上次录入的数据。并重新填写数据。

3.4 数据管理

数据管理的功能有以下几点：

（1）将全体参保人员的个人信息显示在信息栏上。

（2）管理人员能够在窗口上进行档案查询，添加，删除修改。

（3）管理人员能够按照参保人员的身份证号、出生日期、企业名称等信息对档案进行排序。

3.5 数据查询

数据查询的功能是供管理者按照参保人员的姓名等信息查询参保人的档案，在表单中显示查询结果，同时管理人员能够对查询到的答案进行修改、删除打印等操作，当参保人员退休或去世时，能够转移信息，便于管理人员对档案进行各项操作。

同时本系统能够将查询到的档案信息以Excel形式导出，并且具有性别错误检测、日期错误检测等功能，能够自动地判断在信息录入中出现的错误，保证信息录入过程中的准确性。

3.6 数据统计

数据统计能够协助管理人员便捷高效地进行数据统计。在本系统中数据统计功能能够统计全部参保人员的档案数目，同时也能够按照参保人员的所在单位统计该单位的档案数目等，系统能够自动计算参保人员离职时间。

3.7 报表

管理人员能够通过系统中的报表功能来打印查询到的信息。当选择打印功能时会出现操作窗口，窗口中能够显示参保人员的已录入档案，管理人员能够按照档案编号或参保人的姓名为条件进行搜索，点击查询按钮，表格中就会显示出被查询人员的具体档案信息，管理人员能够选择不同的打印操作，如打印内页、内页设置、打印本人信息等。

3.8 档案借阅管理

档案借阅管理功能能够记录档案借阅时间、借阅人、借阅档案编号以及返还时间，同时也会记录借阅者的电话号码、借阅档案的使用目的以及档案的借书页数等信息。其中受理借阅的工作人员与受理返还的工作人员需要填写自己的姓名。在档案借阅管理过程中，能够实时地查询档案的借阅情况，实时查看已归还与未归还的档案信息。

4 结束语

构建社会保险档案管理信息系统，能够提升社会保险档案管理工作中的准确性与安全性。伴随着世界进入信息化时代，计算机与网络技术在社会中各个领域的应用，必然会提升社会保险行业的管理水平与管理效率。本文构建的社会保险档案管理信息系统不仅能够提升社会保险部门的档案管理水平，也能够降低档案管理工作中的复杂程度。应用本系统能够提升档案管理的高效性、准确性，保证档案信息清晰规范，该系统具有较强的通用性，有着非常广阔的使用价值。