学校档案管理工作中电子档案的应用探析

关键词：电子档案;监管水平;规范操作

步入社会主义新时期以来，发展水平呈现上升态势，追求信息化是当前主要的目标，各个行业也都在积极引进信息技术来完善相关管理工作。电子档案的运用能够有效推动教育行业的现代化转型，但在发展过程在出现管理意识不足、相关制度不完善、系统与设备安全得不到保障等问题，严重制约档案管理工作的效率，针对电子档案应用的研究与优化工作迫在眉睫。

一、学校档案管理中应用电子档案的优势

（一）提高工作效率

电子档案在学校档案管理中的作用是毋庸置疑的，相比传统人工整理纸质档案来说，计算机的处理效率会更高，大大降低出错率。以往学生档案的录入分为两个部分，首先根据招生网络平台了解入学学生的实际情况，其次由学生自己和校方共同撰写纸质文档保存，在此过程中对文字精确度也是较高的，经常出现书写错误，严重影响整体工作效率。每年技工学校招募的学生大概在3000以上，对于档案管理工作来说无疑是造成一定压力，而电子档案以其可操作性强、准确率高的特点提升整体工作效率。

（二）实现及时查阅与共享功能

学校的档案管理工作不仅仅包括学生信息的录入，还有学校成立之初以来的各大决策、重点项目、设备购置数量以及研究数据等，这些内容能够及时反馈学校发展情况，为制度、规定的建立提供数据基础。在运用纸质档案时尽管已经标注的很详细，但仍旧存在搜寻困难、查找遗漏的现象，难以达到最佳统计效果。对于部分成立年限较长、新时期决策较多的学校来说，电子档案能够充分行使平台共享职能，间接提高决策的科学性。

二、电子档案在学校管理过程中出现的弊端

（一）管理理念滞后

目前，部分学校在档案管理方面仍旧沿用以往的方式，对电子档案的理解存在偏差，其作用只停留在前期招生信息公布阶段而忽视后续工作，以学生手写、专人录入的形式为主，前半部分过程无法保证文字书写，后半部分无法保证录入准确。此外，部分学校的电子档案管理工作将侧重点放在整合与分类中，忽视相关信息数据的安全性，无法法规电子档案的真正价值。

（二）规章制度有待完善

在新时期背景下，社会对高级技工学校的关注度逐渐提高，每年入学人数也随之增加，部分学校在整理档案时难免出现力不从心的现象，并意识到电子档案的优势，因此积极引进相关技术，在实际运用过程中却发现了新的问题。一些学校的电子档案权限尚不明确，若发生数据丢失、信息篡改问题时，没有相关负责人。

（三）监管力度尚未达到基准线

高效、安全是电子档案管理工作的基本原则，现如今，大部分院校已经普及电子档案，并形成完整的收集、处理、整合分类体系，但在这一过程中却缺乏最关键的监管部分[1]。对于电子档案的监管工作主要分为两项，其一是对档案管理人员的监管，检查相关负责人是否完成其规定范围内的归档、录入等工作，这一环节若不加强监管力度，则会造成员工懈怠、效率低下等不良影响;其二是对电子档案完整度的监管没有制度依据，奖罚机制落实不到位。

三、电子档案管理的应用建议

（一）树立正确的管理意识

新时期应当树立新思想，对学校电子档案管理工作来说，基础性条件在于管理理念的提升，要求学校管理者深度融合“互联网+管理”理念，从效率、安全、便捷程度等多个角度明确电子档案管理的优势，从而提高重视程度。此外，还应当在内部进行宣传，真正做到上行下效，通过会议、制度等形式让全体职工都认识到电子档案在档案管理工作中的重要性，同时集思广益探索实际工作开展路径与具体流程。为了确保电子档案的顺利运作，可以通过晋升的方式激励相关工作者，保障管理质量。

（二）加强培训实现规范化操作

高效率的档案管理技术离不开人员基础，技工学校应当重点关注管理人员的技术水平，在对外招聘时要看重应聘者的提升空间，不能只看学历，还要考察其务实能力，在面试阶段增加实操环节，确保能够胜任这项职务，在正式录用后还要加强培训，满足其对职业的晋升需求，真正落实规范化管理;对内部人員则需要采取专业培训、讲座、技术课程等方式进行全方位指导，使其树立终身学习意识，积极投入到技术革新与系统升级的学习中，同时加强对法律法规方面的培训，普及相关知识，确保后续工作能够顺利进行[2]。为了让电子档案管理部门时刻保持进步性，可以通过定期考核的方式来决定是否能够晋升，从而形成内部良性竞争，实现规范化管理。

（三）完善规章制度提高监管力度

完善的制度能够极大程度上解决电子档案管理过程中的众多问题，要求学校管理人员结合《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等专业文件来制定校内电子档案管理的一系列制度，首先需要明确权责范围，在原有管理部门的基础上加设监管部门，将各个环节的责任落实在个人上，确保有制可依。对于新档案性质的归档分类问题则需要学校管理者来明确定位，例如争议较大的政党活动，需要结合本校的实际发展情况进行合理归档。为了提升制度的有效性，需要监管部门定期或不定期进行检查，并将失误情况与监管人员和档案负责人的业务绩效挂钩，从根本上杜绝管理漏洞，提升电子档案管理效率。

（四）优化电子档案管理设施

安全的网络环境和高质量计算机设备是电子档案管理工作的保障，需要学校加大对二者的资金投入力度，在软件方面聘请专业人员对档案系统和防火墙软件等进行定期升级与维护，充分迎合现阶段对录入和归档的发展需要，使相关数据和资料都能在安全的环境中使用，间接提升整体工作效率[3]。在硬件方面则需要做到与时俱进，购置符合系统运作的计算机设备，考虑二者之间的匹配程度，确保电子档案管理工作能够有序进行。

结语：

总而言之，档案管理工作关乎到学校的整体发展，应当打破以往常规进行创新，从效率和质量两个方面加以完善。电子档案的运用不仅能够确保信息交流与共享的便捷性，还能极大程度上降低出错率，有效提升管理质量。在人员思想方面，电子档案系统持续性更新，能够帮助相关人员树立终身学习意识，不断学习新技术，实现长远发展。

参考文献：

[1]李滋强.现代档案管理中电子档案的作用分析[J]. 2021（2014-2）：65-65.

[2]郑平.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].卷宗，2020，010（003）：113.

[3]周游.档案管理中的电子档案管理探析[J].经济学，2020，3（4）：155-156.

作者简介：

付良英（1982.07--）;性别：女，民族：汉，籍贯：四川省简阳人，学历：本科;现有职称：助理馆员;研究方向：档案。