新形势下高校人事档案信息化管理探索

史丽波 杨爱荣 水梅 曾奇 朴玉霞 李莹

摘 要：随着新形势下高校人事档案应用需求和标准的不断提升，高校人事档案信息化管理更加引起各界关注，而目前存在的一些突出问题，比如对信息化管理的重视不足、管理思维的偏差、管理方式的单一、管理人才的缺乏等，在很大程度上制约了档案信息化管理的持续优化，必须尽快加以解决。本文主要就新形势下高校人事档案信息化管理的问题和路径进行分析探索。

关键词：新形势;高校;人事档案;信息化管理;探索

高校人事档案工作是高校人才选聘、交流的重要参考，也是人才培养、输出的重要文献资料，直接关系到高校学生个人的成长和发展，是高校教育管理、特别是人力资源管理工作中的重要一环。从某种角度来看，人事档案工作水平如何，在很大程度上会影响到人才培养的整体效果和水平。随着互联网和信息技术的不断普及深化，高校人事档案管理中也凸显出一些突出问题，其中最为明显的就是信息化水平低的问题，不仅影响到档案管理的质量和安全，同时也会对人事档案使用的效率产生一定的阻碍作用。从这个角度来看，不断强化新形势下高校人事档案管理信息化的水平和质量，是高校档案管理工作者需要深入思考的重要课题。

一、新形势下高校人事档案信息化管理的必要性

1.可以有效提升高校人事档案管理的效能和质量

在传统人事档案管理模式之下，档案大部分是以纸质媒介的形式存在的，在查询和使用过程中存在很多不方便之处，随着高校学生人数的提升和人事档案标准的日益优化，纸质档案的弊端和短板更加明显。而档案信息化管理则可以有效解决这一问题，通过对传统纸质档案的信息化处理和采集，通过PDF、WOrd文本等信息化媒介存储方式的转换，人事档案的使用变得更加方便，存储和移动也更加快捷，也更加容易满足人事档案工作的现实需求。

2.可以有效提升高校人事档案的安全性和稳定性

从传统纸质档案资料的安全性和稳定性来看，存在很多不足之处，比如，纸质档案对于存储条件和环境的要求极高，需要恒温恒湿等特定的保存空间，而且随着档案数量不断增多，存储空间也要相应增大，需要耗费大量的资金投入。而在这一方面，随着纸质档案信息化步伐的加快，纸质档案全部转换为电子档案，对存储要求和硬件依赖的程度就会急剧降低，这对保证人事档案的安全性和稳定性方面，优势是比较突出的。

3.可以有效提升高校人事档案管理的科学化、规范化水平

就高校人事档案工作来讲，比之日常教学科研活动来讲，重视程度还相对不足，同时受人员、资金等方面的客观因素影响，人事档案管理更加松散和随意，科学化规范化水平严重不足，也影响了人事档案管理水平的持续提升，而通过档案管理的信息化，特別是引入专业的档案管理软件，高校人事档案管理的水平也会得到很大程度的提升，这对于高校人事档案管理工作来讲也是非常有益的。

二、新形势下高校人事档案信息化管理的现状

1.对信息化管理的重视不足

目前，随着高校发展的不均衡性日益凸显，高校承受招生、教学、科研、就业等多方面工作压力的影响日益增大，这就导致大部分高校的注意力都紧盯教育教学方面，而人事档案信息化管理的地位始终处于边缘化位置，大部分高校人事档案信息化管理的水平较低，有的在很大程度上还是使用传统的管理媒介和方式，硬件设施和软件开发等方面的步伐也相对不足，这些问题都在很大程度上影响了高校人事档案信息化管理水平的持续提升。

2.信息化管理的思维存在偏差

从目前大部分高校人事档案信息化管理的现状来看，管理者在管理思维普遍存在一定的偏差，主要表现为将人事档案信息化管理简单等同于信息化处理，对信息化管理的理解和认知还存在一定的不足，没有从人事档案管理的新形势和新环境着眼，导致很多高校人事档案信息化硬件设施虽然比较完备，但是由于信息化管理的理念、思维等方面还较为陈旧，无法适应人事档案管理工作的现实需求，制约人事档案信息化管理的水平很难有效提升。

3.信息化管理的模式相对单一

一方面，一些高校人事档案信息化管理的模式较为单一，管理工作的系统性不强，不同的院系之间在管理方式和媒介方面存在一定的差异性，或者管理方式和管理水平方面存在明显差距，导致整体管理效能的低下。另一方面，高校人事档案信息化管理的创新探索不足，很多院系都是被动依赖学校的整体管理，而自身不能及时对人事档案信息化管理进行及时的调整和完善，导致信息化管理的整体性和规范性严重不足。

4.管理人员素质不足

管理人员的素质直接影响到高校人事档案信息化管理的具体实施。从目前的情况来看，一方面，一些高校人事档案管理人员缺乏专业性知识，对于如何在具体工作中提升信息化管理效能、持续提升高校人事档案管理的质效，缺乏必要的专业能力和专业思维。而另一方面，由于高校绩效考核体系和激励制度更加倾向于教育教学一线人员，对于档案管理工作者的重视和激励不足，导致他们缺乏必要的积极性，缺乏主动创新的动力。

三、新形势下高校人事档案信息化管理的对策措施

1.注重强化对高校人事档案信息化管理的探索和研究

高校人事档案信息化管理的水平如何，在很大程度上取决于工作的认知和思路。一方面，要不断强化对高校人事档案信息化管理重要性的认知，不仅仅从档案管理的角度来看，更要从提升高校教学管理整体水平的角度来看待和认识问题，从而进一步提升对档案信息化管理的重视程度。另一方面，要努力拓宽高校人事档案信息化管理的视野和思维，不仅仅要立足本校、本地，更应该将视野拓展到全国甚至全球的角度，从其他先进地区吸取和借鉴管理经验和管理方式，不断促进管理路径的创新。

2.注重强化对高校人事档案信息化管理模式和机制的创新

一方面，要对现有的管理模式进行整合和创新，建立全校一盘棋的管理格局，由教育管理部门负责对人事档案信息化管理进行总体的规划和设计，各院系要严格按照学校的总体要求进行规范化管理，杜绝各自为战的情况发生。另一方面，要对现有的管理机制进行调整，档案管理要成为教育管理的一个重要方面，不断提升档案管理工作的独立性，更加促进档案信息化管理工作效能和质量的持续提升。

3注重强化对高校人事档案信息化管理的安全性和稳定性

一方面，在信息化管理过程中，特别是一些重要档案资料的信息化处理之后，要保证这些档案信息资料的安全性，要建立周密的数据防控系统，避免电脑病毒等不安全因素的渗透，从源头上避免重要档案信息的流失和泄露。另一方面，要努力提升信息化存储硬件的稳定性，定期进行必要的维护和升级，及时跟进硬件设施的更新，避免重要档案信息的损毁和遗失。

4.注重强化对高校档案管理人才的培养和提升

一方面，要注重提升专业化知识，及时组织档案信息化管理方面的专业培训和辅导，对现有人员的专业能力进行持续提升，补齐专业知识和能力方面的短板，不断提升管理的人力资源和人力效能。另一方面，要注重激发档案管理人员的积极性和主动性，特别是要引入绩效考核制度和激励制度，让广大高校人事档案管理人员能够更加积极主动的投入到本职工作之中。

综上所述，高校人事档案信息化管理是一项重要的工作，必须引起高校教育管理部门的重视，不断创新思维，拓宽工作视野，革新工作模式，强化人才培养，不断加快高校人事档案信息化管理的步伐和效能，持续为高校人力资源管理工作提供有力支撑。

参考文献

[1]查科.新形势下高校人事管理信息化建设研究[J]. 中国管理信息化. 2018（14）

[2]廖立 新形势下高校人事管理信息化建设探讨[J]. .产业创新研究 . 2020（18）

基金项目：

大数据时代下的人事档案系统软件应用管理研究，Z2017g0083

作者简介：

史丽波（1975-12）女，黑龙江牡丹江人，汉族，研究生，副研究员。研究方向：人事管理 通讯作者：李莹 研究方向 信息管理 邮箱3082867在@qq.cOm