高校人事工资管理系统的优化与实现

□李萱然

（作者单位：扬州大学。）

十九大以来，在“建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程”引领下，高等教育的地位与重要性进一步提升，提升高校人才培养能力成为核心。提升高校人才培养能力，高质量的教师队伍建设是关键。工资作为高校教师的工作回报与生活保障，关乎教师队伍的建设和稳定。如何通过流程再造与信息化手段，构建适应新时代要求的人事薪资管理系统，兼顾系统延续性与创新性，助力智慧校园建设，提升高校教职工的工作便捷度和幸福感，对高校发展具有重大意义。

一、高校人事工资管理的现状

（一）信息化建设水平不足

工资管理系统因其特殊性，大多独立于高校已有信息系统之外。个人基本信息与工资水平涉及个人隐私，且要求准确无误，当前与之相关的大多数信息依旧采取手工采集、手工核算，已有的信息化平台只承担了信息的反映与查询功能。对于相关职能部门来说，单方面手工的信息录入对工作的准确率和效率要求较高，尤其是面临招聘结束大规模人员新进和年度工资调整等需要短时间处理大量数据时，单方面手工录入意味着出错风险的增加。对于教职工来说，工资信息关乎个人利益，便捷准确的信息获取能增加教职工的安全感。

（二）工资模块设计不合理

对于高校等事业单位工资标准，人力资源和社会保障部、财政部多次发文调整，各省市对职责范围内的高校工作人员也有不同的补贴政策，各高校为吸引人才也制订了不同的绩效工资分配方案。随着经济社会的发展、国家政策的调整和各地高校发展的长短期目标变化，工资标准及结构相应调整，工资系统中的对应模块与词条也需及时变更。而当前不少高校使用的工资系统还是根据老标准、老公式构建的单机版系统，工资模块的架构与内嵌公式的预设已无法适应新时期工资政策的变化以及学校发展对于绩效工资管理的个性化需求。

（三）信息孤立，联动性不足

在实际工作当中，人事劳资部门主要负责核定工资、社保、公积金等标准，财务部门负责具体的发放。除工资政策改变、年度普遍调整和晋升外，人事劳资部门核定的应发数变化不大，但教职工实际拿到的实发数却会因个人所得税、房租、水电费等其他扣款项而有所波动。而实发数是教职工对个人劳资水平最直接的感受，这导致工资发放后，人事劳资部门承担了许多不属于本职责范围内的解释工作，而这些信息都可以通过整合反映在一个系统当中。人事工资系统的相对独立使这些数据无法及时联动显示，不仅给人事劳资部门的日常工作增加了负担，也不利于教职工工资信息的获取与查询。

（四）无法满足人事工资管理新要求

高校教职工的工资水平关乎教职工切身利益、高校的师资队伍建设和总体发展，工资总量与结构也关乎地区的收入水平统计和下年财政预算的拨付，而这一切分析统计的基础就是准确完整的工资信息。现有的人事工资管理系统只能提供简单的信息查询和统计功能，且工资信息的分析多基于导出excel格式的工资信息，然后再依靠业务部门进行手工筛选分析。通过上述方法，虽然最终也可实现数据的分析与统计报表的生成，但需消耗大量的时间，且数据的准确性、完整性也难以有效保证。

二、高校人事工资管理系统优化的必要性

（一）有利于信息共享，节约成本

如能整合招聘系统、人事管理系统、工资管理系统，则可避免教职工个人关键信息的重复录入，这些信息如无特殊情况不会轻易更改，可延续使用。从应聘阶段，教职工个人保证输入信息的准确性，人事劳资部门只负责审核，审核后的个人信息可共享使用。这样既可保证信息的准确性，也可简化工作流程，避免重复录入，节约人力与时间成本。与此同时，优化高校人事工资管理系统，将之与OA办公系统、考勤系统、财务系统等其他业务系统联动，也有利于信息的共享与协同。

（二）有利于内部管理与控制

优化人事工资管理系统，通过设置管理员、经办者和业务权限，可实现业务流转全过程的记录与追溯。工资管理可归为财务管理的一种，财务管理的内部控制涉及岗位责任制和不相容职务分离。在工资管理方面可延伸为工资标准的确认与计算，至少需要两名工作人员，一个负责录入，一个负责核查。相较于有纸化办公和单机版工资管理系统，优化的人事工资管理系统可更好实现监督审核功能，明确责任，提高人事工资管理的可追溯性与质量。

（三）有利于数据分析与政策制定

经过会计电算化的发展和高校多年实践，高校财务信息系统已日趋完善，从信息的录入到记账凭证的记录，再到会计报表的生成导出，已形成一套较为完整的财务信息化流程。参照财务信息化流程，通过优化人事工资管理系统，从基本工资信息出发，辅以性别、年龄、职务职称等人事信息，最终按需生成工资报表。工资报表的导出将有助于高校人事部门准确、全面获得长短期静态和动态工资数据，为厘清教职工工资结构、完善绩效收入分配制度提供了分析的基础。

三、高校人事工资管理系统的优化

（一）以满足不同类型使用者为导向

人事工资管理系统的使用者主要可分为两大类：一是人事工资职能部门的工作人员；二是普通教职工。针对不同群体的使用习惯和需求设置相应的功能分区。人事工资职能部门的工作人员主要有教职工基本信息的导入、工资信息的录入、数据的导出与分析等需求。普通教职工主要有个人非关键信息的修改与维护、人事工资信息的查询、相关证明的开具等需求。除上述基本需求以外，系统开发人员可采用问卷调查、座谈、实践考察等方式了解各方需求，坚持以实用性为中心，合理设计相关模块以满足系统使用者共性及个性需求。另外，考虑到人事工资政策会随着经济社会发展和学校发展战略的调整而做出改变，系统的开发还需满足功能增减和具体模块调整的需求，即人事工资系统自身需具有易维护性和可扩展性，以满足不同时期的需求变化。

（二）明确职责，按需设置使用权限

针对不同类别的使用者，按工作需求设置相应的权限。人事信息方面，教职工个人关键信息的维护最终修改权限设置在人事管理专责部门，此处所指关键信息主要包括工号、姓名、性别、身份证号、出生年月、部门岗位、职称职级等。对教职工非关键信息的完善权限可放宽给教职工个人，如电话、邮箱、住址等信息，个人修改后的信息可直接回传至人事工资管理系统，并在学校各职能部门之间共享。同时，对工资管理系统设置不同的访问权限。例如，对劳资管理部门，除基本的工资录入功能以外，增设信息修改审查和数据校验功能。此功能开放给劳资管理部门较高等级的工作人员。对普通教职工，开放仅限于个人的工资动态查询系统，系统应不单反映工资的绝对数，也反映工资变动的依据；同时内嵌年度工资统计功能，方便教职工全面了解个人工资整体动态水平。

（三）整合现有数据库资源，实现多平台联动

优化人事工资管理系统，可充分利用高校现有的较为成熟的OA管理系统、财务系统的平台优势，整合各职能部门相互联通的业务模块，实现数据的共享和功能的协同发挥。以工资明细为基础构建数据列表，针对不同工资项目和扣款项设置超链接，方便教职工点击查看各项目数字来源。例如，点击工资明细中的岗位工资，可链接至人事系统中的职称职务等级信息；点击工资扣款项中的个人所得税，可链接至财税管理系统中的税金计算模块；点击工资明细中的房租扣款项，可链接至国有资产管理处的房屋租赁明细。如此一来，通过工资管理系统这一接口，教职工就可完整清晰地掌握与个人利益密切相关的工资情况，信息透明度提高，教职工安全感和对人事劳资工作的信任度增强。同时，通过多平台数据联动与核验，更容易发现信息不匹配、不准确的情况，对不断完善人事工资管理系统、提升各业务部门工作质量也有促进作用。