大数据环境下行政事业单位电子档案管理研究

梁海云

（中共佛山市直属机关工作委员会，广东佛山528000）

不管行政单位还是事业单位，做好人事、财务、历史、综合档案信息管理工作，方便有关人员随时查阅，这是许多单位共有的基础信息管理工作，不但对于员工查阅相关信息、单位领导开展相关工作，甚至对于相关部门、社会服务等方面，也是一项不可或缺的工作［1］。而电子技术成为新时代信息档案管理的普遍选择，以计算机为中介，以文字、声像为表现形式的电子档案，越来越成为新时代档案工作的重要内容。那么，如何更好地发挥电子档案的优势，提升电子档案工作的管理质量，最大限度地增长电子档案的价值，值得每一位档案工作者认真探讨和深思。

1 大数据环境下档案电子化管理的必要性

大数据时代首先是一个信息社会相当发达的时代，电脑、手机业已成为人们工作、生活中不可或缺的基本工具；其次是云计算、云共享飞速发展，人们的生活方式与工作方式因此发生了巨大变化。在这种背景下，加强和升级电子档案工作势在必然。

以往纯纸质档案管理工作，虽然在特定历史时期曾经发挥了相当大的作用，但需要依赖很高质量的专业档案存放室，管理者须具备很高的存放水平与管理水平。而各种档案的无序集中堆放，无疑会增加资料查询的巨大不便，容易产生查找困难、保存不完整、共享程度不高等问题，以及衍生出来的信息不对称、操作作假等不良现象，加上资料储存、传递中衍生出很强的人为干扰因素，复印或打印资料的油墨褪色，存放条件简陋，纸质资料受到人为的或非人为的磨损侵蚀，导致档案信息失真问题；加之存放时间过长，存放管理者因为自然退休或工作调动而变动频繁，以致档案目录不完整、不准确，甚至有目而无档案等问题，并从而导致国家、员工个人的相关损失（如人事、账务等方面）。所以，将纸质管理升级为电子化管理，提升档案的采集、归档、查询、存储、保密等工作质量和共享效率，对电子档案的管理和制度改革、人事改革、人员流动等进行必要的匹配，是十分紧迫而且必须的。

其次，网络技术、云计算、云储存的发展，大数据时代的到来，为电子档案提供了可行性与现实性，表现在：1）在工作内容方面，通过大数据实现电子档案信息化、科学化管理，可以减少大量的人力资源，提高档案管理与服务工作的效率。由于档案信息必须随着时间推移而不断更新，档案信息的内容也需要长期补入、修订等，这样以往纸质档案的局限性显得越来越明显，而电子管理可以保证档案信息的时效性和准确性，而且计算机的存储量很大，不会受到纸张限制，它的信息储存量远比纸质更为完整和细致，不可替代性的优势越来越明显。2）在成本费用方面，传统的如原始凭证、记账凭证、财务报表等纸质档案，通过电子档案的采集存储，依靠电脑来管理，不仅大大降低纸质费用，而且某种程度上可以减轻工作人员的负担，从而降低管理成本、信息共享成本，从而大大提升管理价值。3）电子档案将纸质的信息保存在电脑中储备，既提升了工作效率，也克服了纸质档案可能出现的差错和纰漏。当然，电子档案保存与纸质档案保存两者并行不悖，可以防止人为涂改，也可防止档案因自然原因出现遗失或遭侵蚀。所以，电子档案是必然趋势，但纸质档案也不能放弃，比如许多盖章的原件都是需要长久保存的。电子档案与纸质档案可以分开管理，相互查证，从而确保档案的准确性、完整性与真实性。

再次，查阅工作的必要。网络技术的发展和大数据时代的到来，促进了电子档案管理工作和管理方式的改变，由传统的纸质存储为主，发展为以电子采集存储、应用为主。电子档案在网络环境条件下，可以随时随地进行查阅；同时在网络中设计密码，保证电子档案不会被外泄，方便其他相关人员查阅。利用电子档案的管理模式，可以在计算机中直接查询到准确而清楚的名目，按照索引就完全能够迅速而便捷地得到目标资料，能够在较短时间内高效完成工作。在大数据时代技术的协助下，利用关键字词的搜索，不仅为单位的管理提供借鉴，同时实现电子档案的共享服务。

所以，随着现代大数据技术的全面运用，使得电子档案起着越来越关键的作用。现代管理离不开电子信息化，新时代档案信息化，可以带来纸质档案所缺乏的一系列便捷性、实效性和高效性。新时代中的电子管理的优势非常明显，它不仅符合档案管理中的共享理念和共享规律，而且能够在很大程度上提升行政、事业单位的管理价值。

2 大数据环境下档案电子化管理存在的问题与对策

目前电子档案管理工作存在许多问题，本文就一些基本的共性问题，提出相关的对策。

（1）提高电子档案管理的重要性认识，增强信息电子化意识。由于领导重视不够、人力资源缺乏、经费不足等原因，目前还有许多单位没有建设起电子档案，甚至还有一部分档案管理部门对信息电子化关注不够，尚停留在过去的实体纸质状态，电子化程度不高，信息化过程较慢。即使有的单位重视了信息系统建设，但对电子档案的生成、传输和管理流程等后续管理和再开发利用缺乏足够的管理。

因此，无论是对于领导、工作人员还是广大员工来说，都有必要转变过去的陈旧观念，提高对电子信息化工作的认识，增强相关意识，严格按照国家相关规定对电子档案进行规范化、制度化管理，特别是领导的重视尤其关键，要充分认识到有效的档案管理能给档案工作带来巨大的促进作用，要从制度、经费、硬件建设、队伍建设等方面予以支持，完善电子档案管理工作体系，纳入正常工作轨道，明确分工，各司其责，层层落实，激发管理人员、工作人员的积极性，正确引导电子档案管理走向规范化、制度化发展轨道。

（2）提高对电子档案面临的风险认识，提升应对和管控能力。电子档案的存储、管理和共享，给日常行政工作带来了极大的便捷与高效，已如上述；然而，目前许多单位的电子档案管理仍然面临严重风险，风险主要来自内部的或外部的。从内部来说，由于档案室环境的温湿度、防磁性等条件不好，对于长久保存电子档案不利；网络信息技术的不当使用、不法利用，也会给电子档案造成不同程度上的损失。从外部来说，网络黑客利用病毒对关键档案系统和数据的窃取与破坏，诸如病毒、木马软件、黑客、垃圾邮件等主患，直接危害电子档案信息。产生这些风险的原因，除了外在的客观原因外，也与许多主观原因相关，诸如电子档案管理人员缺乏足够的信息安全和保密意识，电子文件档案的处理流程有失规范，收集、存放、归档、整理、移交、接收与保管等缺乏监督；查阅权限没有规定；人为的破坏、误删等，加上外来的病毒入侵，文件随意存放，加密文件没有加密，随意复制、传递重要电子文档，随意使用外来移动存储设备，以致电脑感染病毒，安全防范措施不到位等，这里有操作人员的认识不足、麻痹大意等因素，也有职业道德缺失因素，更有技术不够娴熟，管理上的保密限制措施和审批环节不规范。所以，电子档案的硬件、网络、系统都可能存在安全风险问题，从而对档案管理工作造成不可估量的损失。

健全安全制度、保密制度，建立、健全风险管理体制、灾害管理体制、安全责任体制、防控技术体制，完善管理措施与规范有序的操作流程，构筑电子档案安全体系，是提高电子档案管理水平、防范不安全因素的根本保证。具体来说，除了硬件建设、人员队伍管理外，从制度上、体制上、技术上防微杜渐，也是十分必要的。制度建设，比如电子档案生成制度建设、归档制度建设、移交和接收与保管制度建设、保密制度与安全制度建设等；体制建设上，建立风险管理体制、人员管理体制、灾害管理体制、系统安全体制；技术处理上，比如环境监控技术、测量技术、签署技术、加密技术、监毒防毒杀毒技术等，都是重要的环节。这就需要健全的硬件建设和高素质的队伍建设提供必要的保障。

（3）升级硬件建设，杜绝一切可能存在的安全隐患。不少单位的电子档案管理缺乏必要的硬件安全环境，缺乏足够的硬件建设规划、信息化建设施工标准、地方数据异地备份设备；或者存放环境相应指标达不到要求，存放方式不规范，防安全设备存在强电、弱电线路混装等现象；或者缺乏必要的软件安全环境，甚至连必要的或者高质量有效的防火墙都没有，仅仅从网络上下载安装了大众化的杀毒软件和防火墙软件，无法有效地阻止病毒、黑客或者他人的入侵。

有鉴于此，加强相应软硬件及设备建设，显得十分必要，专门的场地、标准化的设施设备和软件系统缺一不可。采取全面有效的安全防护措施，特别是五防（防火、防盗、防锈蚀、防湿、防高温）设施必须到位［2］。其次，主要服务器核心交换机、网络存储系统、备份系统、安全系统等软件，必须按标准配备。总之，软硬件建设必须不断地进行全新升级，这样，应用系统才能获得稳定、安全、高效的运行。

（4）优化电子档案管理人员队伍，提高工作人员素质与技能。软件建设上存在问题，除了相应的电子档案管理制度建设很不完善外，单位的电子档案管理人员素质不高，缺乏相应知识技能，甚至安排临近退休老同志和闲散人员担任，由于这些人员缺乏专业知识和技能，缺乏对前沿技术的掌握和追踪，对电子档案管理存在着不专业、不全面、不系统的情况，也会影响电子档案工作的安全隐患和服务质量。

对于新时代电子档案管理人员，除了必须了解全面的档案专业知识、职业道德、保密意识外，最起码必须具备电脑软、硬件知识和信息技术处理能力。在培养和优化电子档案队伍时，要注重年龄结构、知识结构、专业结构的优化，培养有一定能力的管理型人才、研究型人才、操作型人才，有效推进电子档案信息化建设［3］。从领导角度来说，鼓励从业人员从事档案管理，组织他们经常参加相关技能知识培训，对其中有突出贡献的从业人员予以表彰和奖励，都是十分必要的。

（5）加强电子档案的开发建设，提高电子档案的共享程度。电子档案的安全保护的目的，就是开发和利用这个资源宝库，让它为工作服务和社会服务。新时代社会的档案利用意识已得到很大提高，档案的使用率和价值都获得一定程度的实现，但人们对电子档案使用的熟悉度低，对网络不安全的担心，对档案资源的价值缺乏一个正确的认识，这都在一定程度上阻碍了电子档案资源的共享，档案资源存储空间不足，以至于电子档案的共享程度，远远未满足不断增长的社会需求。

针对这些问题，电子档案的领导和从业人员，必先牢牢树立起开发意识、利用意识和服务意识，树立科学的电子档案资源共享理念，把开发利用电子档案作为一项重大工作来抓，深入挖掘和开发电子档案的价值，从资金投入、软硬件建设、引入新技术入手，创新管理和服务模式，提升电子档案管理工作效率。其次，根据新时代新状况，加强对电子档案的后续利用，比如信息共享、数据调查、资料查询、文件复制以及数据恢复等，优化档案检索工作流程，优化电子档案资源的共享内容、共享方式。要充分利用现代信息网络技术，提高电子数据的使用效率和使用价值：包括建设内部基础数据中心，将单位内部财务、人事、设备、后勤、员工等信息资源共享，将历史档案、图书档案、影音档案等专题、专项电子档案资源共享，同时将与之相关的电子信息进行授权查阅、复制、打印，增强电子档案界面的愉悦感与可读性等。如果是历史档案、图书档案、影音档案，还可以从电子档案的信息化进而推进到数字化，不断完善数字化档案资源的特色数据库，甚至是互联网的数据关联利用，达到信息共享的目的，从而实现电子档案资源活化，实现电子档案的增值。

3 结语

电子档案管理是一项长期、全面而复杂的工作。在大数据环境下，电子档案面临的技术短缺或过时问题与现代网络信息技术的不断发展相伴而行，防范安全风险问题与开发利用相伴而行。在电子档案管理工作中，化解安全风险、完善软硬件建设、优化人员队伍都是十分重要的，而我们的目标，不仅是要加强电子档案管理工作的内涵性建设，更要开发与利用，提供热情、安全的共享服务，发挥电子档案工作的作用，在执行电子档案保密制度的前提下，促进档案工作向着共享的方向发展，这样电子档案工作才能实现更大的价值增长。