辽宁省水环境监测档案管理体系构建及应用

王丽佳，李长宏

(辽宁省沈阳水文局，辽宁 沈阳 110003)

1 水环境监测档案建设意义

水环境监测档案是水文档案的重要组成部分，它是在水文数据测量、收集，水质监测任务下达、完成，监测结果汇集整理、形成报告等步骤实施的过程中产生的。水环境监测档案的构建有利于了解河流水库等水质断面、地下水网络乃至整个区域水系的空间时间变化动态，总结其发展变化规律，为服务河长制、湖长制工作发挥积极作用[2]。辽宁省水质监测中心的水环境监测档案资料自1975年至今，收录了河流、水库、田间、灌区、输供水工程、地下水和入河排污口的水质监测结果。这些长期积累的系列性的原始监测数据和成果记录的归档工作非常重要，收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计这些数据成果是一项烦杂而又意义的工作。因此，档案管理逐步电子信息化转变，提高电子档案的覆盖面和应用性，全面、科学、有序地构建水环境监测档案至关重要。

2 水环境监测档案构成及应用

辽宁省水环境监测档案由纸质档案及电子档案共同构成。

2.1 纸质档案构成及应用

水环境监测的纸质档案主要分为实验室资质章程、实验室管理组织体系、人员档案、仪器档案、监测原始记录、监测结果报告、质量控制和监督审核、标准方法和图书以及安全生产等九个模块，如图1所示。

图1 水环境监测的纸质档案分类

实验室资质章程包括计量认证相关材料、程序文件和质量手册等；实验室管理组织体系包括组织机构框架、管理职能分配、接受的指令性文件、合同、计划、废弃物处理等。这两项共同搭建起了水环境监测档案系统的框架，为实验室的基本运行提供了保障和指导。人员档案除记录人员的基本信息外，还登记了人员的上岗考核以及培训情况，使水质监测工作能够因材施用。仪器档案包括每台仪器的说明书、验收报告、鉴定报告、使用和维护记录和方法等，供使用人员随时查看。监测原始记录和监测结果报告完整记录了从监测方案任务下达、采集样品原始记录、实验过程试剂等消耗情况、实验结果分项目原始记录、监测成果报告等全部流程结果，增强了监测数据结果的可溯源性，环环相扣，保护了数据的完整性。质量控制和监督审核包含了每个实验批次的平行，全程序空白、加标回收以及测量标准样品的控制；每月的未知浓度样品考核，实验室间比对试验及能力验证；每年的精密度偏性试验、上级实验室及质量监督机构的盲样考核以及定期的实验室内仪器比对、分析方法间比对。这些实验数据的档案化管理都有助于保障实验室监测数据的准确性和有效性。同时，质量负责人和技术负责人的实时管理监督以及定期的内审和管理评审工作完成记录和报告归档，也为实验室工作的改进提供了宝贵的意见资料。标准方法和图书是实验室人员进行监测工作的依据。安全生产方面的相关资料记录了实验室场所环境情况，风险评估和控制、实验室安全管理制度以及人员的安全知识培训等情况，为后续实验室的安全运行和管理提供有力支撑。

2.2 电子档案管理及运用[3]

电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并且归档保存的电子文件。水环境监测的电子档案一部分是存放在防磁柜中的光盘，刻录了工作中仪器存储的原始数据以及监测结果形成的成果表；另一部分是基于LIMS系统建立的档案管理模块。

刻录光盘的电子档案是将纸质档案电子化，一方面缩小了存储的空间，可以在档案室有限的空间内存储更多的数据资料；另一方面节省了档案管理人员整理、检索档案的人力和时间。

LIMS系统在辽宁省水环境监测中心档案管理方面的使用是从2014年开始的，经过两年的试运行，问题逐步得到解决，功能不断得到完善，到目前为止共有12个模块开放(针对基层系统管理人员)，如图2所示。

图2 LIMS 系统管理模块

LIMS管理系统在档案管理的应用覆盖了水环境监测的全流程。下达采样任务模块中存储了各水质监测断面的基本信息，如水样类型、所属水系、地理坐标等[4]。在下达采样任务后能够清晰地了解所采集断面的基本情况。样品采集及验收模块的数据存储分为两个部分，一是采样通知单，它记录了采样所需的采样瓶以及各项目的保存剂等，二是采样记录表，它记录了采样时间、水文信息以及水样感官现状和现场测定项目结果等。样品扫描模块是将采集回来的样品通过扫描样品瓶上的条形码录入系统，使得系统能够记录样品信息。下达测试任务模块记录了采样任务各个站点分配的检测项目以及质控要求等。基础试验模块记录了3个部分，第一部分是标(基)准溶液配制，第二部分是标准溶液标定，第三部分是标准曲线。这三部分存储的数据内容为之后的监测数据结果奠定了基础。检测及审核模块按项目存储了各个站点的化验结果，设置了校核和复核任务，在这一模块中可以看到近5次的监测结果，可以直观地比较同一项目同一站点最近时间线上的分析结果。质控审核模块记录了4个部分，一是现场以及实验室的质控完成情况，二是质控样考核情况，三是单个项目质量控制综合情况，四是数据合理性分析，可以查看各化验项目数据关系的合理性。这4项任务判定结果的合理性都对实验数据的准确性具有保障作用。检测报告模块能够按照报告模板，在上传相应的检验结果后自动生成监测报告，并且能够一键上传到对接系统，方便上级主管部门等审阅。数据统计模块对每月监测断面的化验结果做了统计，形成成果月报表。这是查看各化验项目监测结果最直接的方法。综合管理模块存储的资料包括仪器管理、标准物质和标准样品管理、文件管理、库房管理、检测能力表以及项目单位管理等。这些资料是实验室能够进行检测化验工作的基础。人员管理模块记录了实验室人员的基本情况、上岗项目统计和工作量统计等。实验室管理人员可以根据实验员的情况合理安排负责的化验项目及工作量等。系统设置模块包括了管理权限设置、站点类型设置、数据合理性配置、检测方法配置、检测标准限值设置、质控计算设置、仪器载入设置、仪器载入库以及采样容器设置等。这些对LIMS系统其他模块的运行起到了支撑作用。

水环境监测档案积累的大量资料发挥着重要的作用：辽宁省水环境监测中心根据历史档案保存的数据分析了沈阳市21世纪前10年沈阳市地表水功能区水资源质量变化情况并形成了调查评价报告。报告分析了单个水功能区单项水质的变化趋势，也分析了流域及区域水功能区水质的变化趋势，揭示了一定时间内水质变化规律及地理分布模式，为加强水资源的管理工作提供技术支持。

3 水环境监测档案的管理建议

3.1 提高科技型档案管理人员的档案管理能力[5]

辽宁省水环境监测中心的档案管理人员多为实验室的化验人员兼职，虽进行了基本的岗前培训，但是对于科学技术档案的具体管理方法缺乏系统化、规范化的学习。对于水环境监测相关档案的管理要充分了解所收集资料的专业性、特色性、适用性和系统性等，科学分类，有效统计，精准检索，保证档案管理的科学化。同时，要树立档案是资源、档案是财富的意识，对于机密档案严格加强保密管理。定期组织档案管理人员参加档案管理以及水文水质相关知识培训，优化水环境监测档案的管理[6]。

3.2 加快推进水环境监测档案的电子化进程[7-8]

水环境监测档案的电子化过程是档案管理发展过程经历的必然阶段，当前水环境监测档案管理正处于电子文件发展的第三阶段：电子文件为正本，纸质文件为副本，电子文件法律效力被确认，纸质文件只在很少情况下被使用，电子档案和纸质档案是可以相互转化的。

目前，水环境监测中心的电子档案管理还有一些需要改善的地方：一是电子文件的管理和储存方式与纸质文件完全不同，在管理章程上缺少针对性的说明；二是仪器导出的文件载入LIMS系统需要转化为特定的格式，增加了工作的复杂程度；三是LIMS系统的数据库容量有限，存储大量的水环境监测原始数据对数据库的容量要求极高。

为了尽可能地发挥水环境监测电子档案在水环境监测甚至水文工作中的积极作用，提出以下管理建议：一是制定水环境监测电子档案管理章程，例如，对保证电子档案的原始性、真实性、保密性等措施予以规范和强化；定期进行电子文件备份；对电子文件的操作者进行身份识别和权限控制；对磁性载体进行定期抽检；针对自然灾害、非法访问、非法操作以及病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范措施等。二是提高对多种格式文件的数据提取能力，实现仪器数据对接系统的一步上传，提高工作效率。三是扩充系统数据库容量，同时通过建立子数据库等方式，将超出保管年限的部分数据迁移存储。

4 水环境监测档案管理的未来展望

随着《辽宁省河湖长制条例》的推进和贯彻全国政协会议提出的河流跨行政区流域协同保护机制的要求[9]，地方各级政府各部门建立联合机制，完善信息共享和工作通报，加强水污染治理。水环境监测档案会从“信息孤岛”中逐渐开放，数据的收集、存储、检索和利用实现网络化和智能化。随着对接部门的增多，对于档案数据的深度处理以及系统阐释的需求也在不断增加，从现有已经形成的时间序列数据库到还未整理的空间数据库以及与水文、气象、地质等部门信息共享对整个水循环系统变化的研究分析，都需要水环境监测档案管理工作更积极的投入。

5 结语

水环境监测档案的构建有利于掌握最新的技术信息，更好地服务于水质监测，同时监测数据的存储为水质评价提供了基础依据。文章详细介绍了辽宁省水环境监测档案的构成和应用方法，并从管理人员素质、管理软件应用、管理方法布设等方面提出了现存的问题及相应的解决方式。水环境监测档案管理的优化有助于提高水质监测数据的利用率，区域联动，部门结合，共同发现问题，解决问题。