物资库存管理存在问题分析和系统优化探讨

李西君

(神东煤炭集团物资供应中心，陕西 神木 719315)

0 引言

神东煤炭集团公司(以下简称“神东”)是国家能源集团的骨干煤炭企业之一，地处蒙、陕、晋三省区交界区域，主要负责国家能源集团所属的神府东胜煤田骨干矿井和山西保德煤矿及配套项目的生产运营。

神东矿区于1985年开发建设，现有生产矿井16个，整体产能超过2亿t[1]。截至2017年底，公司累计生产煤炭25亿t，实现利润3 317亿元；资产总额1 059.38亿元，净资产877.34亿元。采掘机械化率达到100%，资源回采率达80%以上，原煤生产人员效率最高超过124 t/工，企业主要指标达到国内第一、世界领先水平。

神东物资供应中心(以下简称“中心”)是神东公司负责物资统—供应的专业化服务单位，承担着2亿t矿区安全生产所需的各种设备、配件、材料的统一计划、采购、验收、仓储、配送、回收、结算等工作。中心服务范围地跨蒙陕晋三省区，服务单位67个，服务半径约200 km。供应物资包括设备、材料、备件共33大类约22万条物料，年采购物资约35亿元，物资储备总量约40多亿元[2]。

中心下设8个机关部门，4个总库，16个供应站。其中计划部负责接收供应站提报的需求计划，在全中心仓库内进行平衡利库，并按照物资类别形成不同的采购计划；采购部负责采购方案的编制、委托专业机构招标与采购合同的签订；验收部负责到货物资的送检与验收工作；总库负责大型设备、进口备件、国产材料、国产配件等物资的仓储与配送；供应站负责所服务矿井需要的常用消耗材料、设备备件的调拨与需求计划的提报[3]。

1 神东物资库存管理存在问题

由于煤炭行业备件消耗和进口备件储备管理存在一定的特殊性，同时，受生产持续高位运行、生产接续计划变化大和进口备件品种多、数量少、价格高、互换性差、供货周期长等因素的制约[4]，神东在物资库存管理方面存在以下问题。

1.1 煤炭产量、设备资产对库存储备影响大

经对神东2003—2019年的煤炭产量、设备资产、库存情况进行对比分析，发现煤炭产量和设备资产的不规则增幅对库存储备的影响非常大，按5个阶段分析如下：

2003—2005年煤炭产量、设备资产逐步稳步增加，库存储备也在等幅增加。

2005—2008年煤炭产量稳步增加，设备资产增幅明显增加，并远大于库存的增长幅度。

2009—2010年为神东煤炭集团整合期间，虽资产变化较小，产量和库存却呈现跳跃式增长，后因资源共享整合的效果显著，到2010年库存不仅没有上升反有所下降。

2010—2013年煤炭产量及设备资产大幅增加，为保证生产提前加大，加之集团采购组织变化、进口配件采购周期延长，导致库存储备增长速度较产量及资产的增长速度更快，到2013年8月份库存增长至顶峰。

2013年以后，虽然总产量仍在大幅增长，但在所采取的库存管控措施影响下，库存下降明显。

1.2 库存周转率相对较低

库存周转率是在某一时间段内库存货物周转的次数，是反映库存周转快慢程度的指标，也是衡量上市公司资产管理能力高低的一个重要指标。通过这个指标，人们能看到企业的产品从购入原材料、投入生产、销售回收等各个环节的管理状况。在库存平均水平一定的条件下，库存周转率越高越好，表明企业库存利用效率较高，库存管理水平也较高[5]。

神东从2003—2011年总库存周转率在逐年提高，2011年库存周转率居历史最高。2012年起，总体库存增加、煤炭市场下行造成总出库量下降等原因库存周转率下降。目前库存逐步降低，出库金额逐步上升，库存周转率持续提高，说明神东库存的利用效率不断提高，虽然库存周转率相对较低，但库存控制正向好的趋势发展。

1.3 低效库存量较大

低效物资库存主要包括4类情况，一是报废物资库存，主要是指已过保质期限、锈蚀、损坏无法使用等物资；二是积压物资库存，主要是指长期不适用的呆滞库存；三是淘汰物资库存，主要是指主机淘汰、改造等设备配套配件；四是闲置物资库存，主要是指主机闲置配套配件。

判断是否低效库存要从消耗和货龄两方面进行分析。消耗分析主要是消耗物资的库存金额及占比情况。有消耗物资的库存会随着时间的推移逐渐降低，然而无消耗物资的库存更应值得关注。通过有消耗物资的库存金额，可计算得出无消耗物资的库存金额，目前神东无消耗物资占库存总金额的一半左右，这部分库存是不活跃的，俗称“死库存”。货龄是指库存物资在库房的存放时间，即从入库时间算起，到库存数据导出日期的时间长度。通过货龄分析可以掌握物资的存放时间、周转情况、积压情况等。目前神东大部分库存货龄较长，出现较严重的积压情况，占库存总金额的比例较高。

造成低效物资的主要原因：一是备件本身属于慢消耗物资，不是常用易损备件；二是设备淘汰或主机闲置；三是因保养不到位，备件损坏或失效；四是2013年前煤炭需求旺盛，煤炭价格创出历史新高，神东为保障生产，减少缺件对生产的影响，储备了大量备件，但是随之而来的是煤炭价格大幅下滑，企业利润直线下滑，部分矿井停产，生产任务减轻，备件消耗减少，造成大批备件积压。

低效物资给神东物资库存造成极大的压力，增加了保管保养成本，而且靠企业内部暂时无法全部消化。

1.4 物资需求不确定性

物资需求计划准确性是决定煤矿安全生产的重要因素，同时极大的影响库存储备的合理性。只有提高需求计划准确性，才能为物资采购做好铺垫，才能实现用最少的资金满足最大的安全生产所需，有效地控制库存储备物资所占用的资金额度。

由于神东物资供应品种多，受到煤炭生产受地质条件变化大、设备配套不到位，加上计划不周、采购不利、生产不均衡、产品质量不稳定等因素，存在物资需求不确定性大、物资消耗不规律等问题，造成需求信息偏差逐级放大引发“牛鞭效应”[6]，致使物资管理效率低下，库存成本大大增加。

2 优化库存管理的探讨

随着神东煤炭产量的逐年快速递增，神东物资供应中心一直把“如何既能满足生产建设的快速发展，又能实现物资的合理储备”作为长期任务进行探索，以“满足企业生产所需、优化库存结构、合理储备物资”为目标，突破传统物资管理理念，坚持走技术密集型、管理精细化道路，深入实施计划、采购、验收、仓储全过程精益管理，采取了一系列行之有效的措施，做精做细物资专业化服务，多管齐下做好优化库存“增、减、升、降”大文章，为2亿吨级煤炭生产基地安全生产提供了可靠物资供应保障，发挥了物资管理第三利润源的作用[7]。

2.1 加强物资计划准确化管理

做好物资编码标准化：编码是物资的“身份证”，是准确编制物资计划的第一前提。为了避免同一物资多个编码、杜绝提报计划时的选择困难以及重复采购，神东全面梳理ERP系统内24万条物资基础数据，通过物资件号查图册等方式，研究出物资主副编码对照数据，建立了2万多种、4万多条物料编码体系，实现了物资、编码相统一，保证了提报计划时准确、快速选取唯一编码，切实提高了需求计划的准确性和合理利库的工作效率。

做好提报计划规范化:编制《物资采购周期指导书》，明确了各类物资从计划提报到采购完成所需的周期，并将周期数据导入系统，实现了使用单位提报需求计划时，系统自动计算出预留的采购周期，有效指导计划管理人员合理安排提报需求计划时间，推动物资管理部门在规定时限内办理完成各业务环节，减少了从计划提报到采购完成周期内的延误，为全周期高效率运行奠定了坚实基础。

实现集成数据信息化:以ERP系统和SRM系统(寻源及供应商管理)为依托，整合集成MDM(主数据管理)、IBS(招投标管理)和法务等系统，搭建了统一的物资管理信息化平台，如图1所示；通过ERP系统中采购、库存模块与财务模块集成，实时反映了采购和库存状况，避免了数据的重复输入和重复存储，提高了数据的准确性和一致性，实现了物流、资金流、信息流相统一，为管理决策提供了及时准确的信息[8]，有效降低了公司库存水平，提高了资金周转率和市场竞争能力。集成物资采购历史、设备台套数以及物资消耗情况等数据，自主研究开发了物资储备定额管理系统[9]，实现了需求物资的明显导入，系统自动生成剩余需求数量的物资储备计划，提高了人工效率和需求计划的准确率，从根源上减少了无效库存。

图1 物资管理信息化平台

实行寄售管理订单化:根据物资年消耗情况、出库频次、价值、到货周期以及库容等情况，实行物资寄售有订单和无订单管理。并对寄售无订单物资拟设安全库存及最大库存，实现了与供应商联动管理库存，减少了资金的占用，近3年寄售平均采购量占总采购量的43%，达到了降本增效的目的。

做实库存分析工作:深入开展库存结构分析，以库存ABC管理法为基础，实施库存物资可调剂、可分解再利用、可报废处置等分类管理，制定针对性的采购、加工、处置等措施，在保障供应与降低库存成本之间找准提质增效平衡点，减少资金占用，实现盘活库存最大化。

实现联储共备常态化:构建纵横交错、共建共享的物资联储体系，公司内部实现16个生产矿井、15个生产辅助物资共享，满足内部安全生产需要。外延物资管理触角到区域周边、集团兄弟单位，主动牵头与集团内部包头能源公司、榆神能源公司开展区域性物资联储共备试点。

2.2 加强物资采购精细化管理

严控物资价格:严格物资价格管理，编制了《物资采购价格管控办法》《物资价格采集规范》《价格数据选用标准》，建立了20类10.26万条物资价格数据库。坚持事前预判和事后分析双管齐下，招标前分析和收集采购物资的购买预算价格、历史交易价格、市场调研价格，设置合理拦标价；评标后将供应商报价与历史价及拦标价进行一一比对，出具分析结论，作为定标的参考依据，确保采购结果价格合理。

严控合同履约:供应商按时、保质保量履约是减少库存、降低管理成本的关键一环，神东通过开展新供应商考察，切实把好合作第一关；开展集中约谈，向主要合作供应商催货，守住按时供应物资关；对无故延误送达中标通知书、超时签订合同、存在物资质量问题、延期交货等违约供应商，给予阶段性惩罚处置，促进供应商履约，降低整体管理成本。

创新电子商务采购:神东紧跟物资供应发展趋势，率先在国内煤炭物资管理领域与阿里巴巴合作，开创了煤炭行业电子商务采购先河,如图2所示。截至目前，电商采购已覆盖全公司二级单位16大类265小类物资，通过阿里巴巴采购平台累计完成采购近6亿元；与线下采购的历史价相比，节约率约30%。同时，电子商务采购，实现了采购全流程的透明化、可视化、便捷化，走出了一条高效、阳光、低成本的采购新路。

图2 电子商务采购流程

2.3 加强物资验收标准化管理

严把验收标准:验收是保证物资质量、杜绝不合格库存物资的关键一环，神东结合自身物资管理实际，修订了《物资验收实施细则》及配套验收流程，保证了物资验收管理工作有章可依、有章必依。及时修订《验收会签单》格式，变填写格式为“菜单”选择格式，实现清单制管理，有效提升了验收效率和验收质量。积极运用先进的检测手段，加大入库产品检测，坚决将瑕疵、不合格产品摒弃在库存之外。

优化送检管理:在把好入口关的基础上，加大库存物资抽检力度和密度，通过优化检验流程、甄选检测机构与降低物资检测周期等方式，保证库存物资层层筛选、优中选优。

2.4 加强仓储管理精益化管理

强化账卡物相统一:神东将实体经济与人工智能技术相结合[10]，根据库存物资占地面积、流转速度等实际情况，建成3个自动化立体仓库，通过应用ERP仓储模块和无线射频条码技术，对库存物资实现准确定位管理和自动存放，所有出入库运作都实时传递给财务模块，实现了账、卡、物一致。坚持每半年开展一次存货盘点，并按比例对库站物资盘点工作质量进行日常现场抽查，保证库存物资可控、在控。

加大物资保养和综合利用鉴定:制定下发51类《物资保管保养手册》，对物资日常保管保养标准、保养材料选用、保管保养做法、装卸运输工作进行明确，规范了物资保养，确保物资原使用价值不损失。积极开展物资综合利用鉴定，组织完成约24亿元物资的现场鉴定工作，对闲置物资通过核减材料成本、双增双节专项奖励、挂牌转让等方式，进行分类利用、落实处置；通过对外调剂、转售等方式，盘活、优化、清理闲置库存，提高资金利用率。

3 结论与展望

库存管理一直都是经济活动管理过程中的基础，可以明显地降低运营成本，而且还可以有效地提升盈利和服务管理水平[11]。随着经济社会的发展，库存管理是否得当，影响了企业可持续长远的发展[12]。本文对神东库存管理存在问题进行详细分析，并且对管理经验进行深入探讨，深挖物资管理潜能，寻求先进可借鉴经验，为其它煤炭企业实现库存管理提供一些参考和建议，也希望为我国煤炭企业物资库存管理模式的提升贡献微薄的力量。