国内航运公司“一体化管理体系”探讨

摘要：探讨船舶管理公司及航运公司如何将不同的管理体系诸如ISM规则、ISO9001：2015、ISO14001：2015和ISO45001：2018，以及国际公约涉及对海员管理要求等，整合在一个架构下运行的管理体系，即集约型一体化管理体系模式，提出利用信息化手段来运行管理体系的思路，以解决船舶管理及航运公司穷于应付各种重复性认证审核，摆脱多体系运行带来的重叠性、不兼容性等困惑，更好地提高航运公司的市场竞争力和管理效率。

关键词：航运公司;管理体系;质量;环境;职业健康安全

0 绪言

自中国加入WTO以来，各地船舶管理公司和航运公司如雨后春笋般兴起，它们为社会经济的发展做出了重要贡献，但同时也给航运安全管理带来了困难和隐患。为适应国际航运市场规则需要，1998年开始，航行國际航线的航运公司陆续实施ISM规则（《国际船舶安全营运和防止污染管理规则》）（简称《国际安全管理规则》）。为了加强对国内航行船舶的安全和防污染管理，促进我国航运业整体素质和管理水平的不断提高，交通部在总结ISM规则实施的基础上，于2002年制定并颁布了《中华人民共和国船舶安全营运和防止污染管理规则》（简称《国内安全管理规则》）。根据上述两个规则的要求，负责国际国内船舶营运的公司和其所营运的船舶应建立起一整套科学、系统和程序化的安全管理体系。

《国际安全管理规则》和《国内安全管理规则》，是减少由于人为因素导致的海难事故重要举措。规则要求航运公司建立船舶安全营运和防止污染管理体系，并必须符合国际公约、船旗国法规及相关技术标准，以提高船舶营运安全，避免或减少海上事故的发生。建立船舶安全管理体系是国际海事组织和我国政府的强制措施，也是国际经济社会的需要。

然而，随着市场经济的建立，企业实现自主经营，进入国际经济大循环，为应对经济形势发展的需要，船舶航运公司除了建立安全管理体系外，先后还按照ISO9001：2015标准、ISO14001：2015标准和ISO45001：2018标准，以及国际公约涉及海员管理要求等，采用多个标准建立了不同的管理体系。这种多标管理体系的叠加，已经难以适应形势发展的需要，并在一定程度上给企业造成了资源浪费、管理重复和经济损耗，从而影响了公司的整体经济效益。另外，由于我国航运公司的规模、体制和经营范围不同，管理水平参差不齐，对各规则的理解存在差异，导致在执行、实施和运行各种管理体系的过程中存在着不尽如人意之处。

因此，随着世界经济一体化进程和科学管理的不断发展，国际、国内规范性的各项专业管理新标准持续推出，现在最新推出的集约型“一体化”管理体系，它能够融合企业或组织所适用的相关国际、国家标准，从实现企业整体目标出发，借鉴建立运行质量管理体系的基本方法，建立一个能够满足企业适用的法律法规和各项相关标准要求并覆盖企业整体、实现企业管理系统整体优化的方法和途径，使一个企业的各个子系统，连同质量、环境、职业健康安全、测量、信息安全等专业管理体系有机地融合成为一个整体，从而在一个企业内形成用一套制度信息支持的全方位管理、使用共有要素并能够有效运行的统一集约化的管理体系。本文重点探讨针对航运公司特性而建立的“一体化”管理体系。

1 整合各标准并构建“一体化管理体系”的思路

目前，与船舶管理公司、航运公司关系较为密切的管理体系有：ISM规则（《国际安全管理规则》）、《国内安全管理规则》、ISO9001：2015标准（质量管理体系）、ISO14001：2015标准（环境管理体系）和ISO 45001：2018标准（职业健康安全管理体系）、《2006年海事劳工公约》、船员管理相关法规及国内相关检查规定等。

1.1 定义

“一体化管理体系”是为实现航运公司标准化管理，把质量、安全、健康、环境，以及相关管理模式系统化地进行整合，打造一套多位一体覆盖全公司的科学、系统、完善的、标准化、信息化系统。

构建“一体化管理体系”的思路：是在质量（Quality）、安全（Safety）、健康（Health）和环境（Environment）等框架下统一指挥和控制组织的管理体系，是在ISO 9001、ISO 45001、ISO 14001标准的基础上，结合ISM规则、《国内安全管理规则》、《2006年海事劳工公约》、船员管理相关法规及国内相关检查规定等共性兼容、个性互补的原则整合而成的管理体系。

1.2 业务模块

以广州某某船舶管理有限公司为例，其管理体系业务模块的主要内容如下表：

模块 主要内容

质量管理 包括质管办、质量分析、质量控制、质量改进、对比分析、满意度调查、质量投诉、质量大事记、质量考核等。

安全管理 包括船舶管理、安全设施管理、风险防范管理及标识（市场预测、防海盗措施、重大意外事件处置、海事报告程序）、员工安全教育培训（船上培训）管理、船岸人员安全意识及应急训练和演习程序（船舶紧急情况反应程序）等。

职业健康 包括职业卫生监测（船上工作时间、工作条件）、全体员工体检（船员健康证明）管理、船员健康需要的食品和膳食服务，以及劳防用品管理等。

环境保护 包括制定安全和环境保护方针、环境监测管理、环境装置运行管理、船舶及海洋防污染管理等。

人员管理 包括人员管理（招募和辞退）、岸上员工和船舶船员的社会保障权等各项福利及权益管理;指定人员的职责、船长的职责和权力、人力资源的保障、相关的管理程序等。

行政与业务 包括公司的职责和权力、部门岗位（财务与审计）、海务与机务（船舶的检查、保养、报废、建造、租赁、营运等）、船舶物料供应处等。

设备与设施 包括设备基本信息管理、设备的检查、设备的维护（包括保养、停用、恢复、报废和更新）;以及车辆管理、器材管理和应急环境（如应急设备的布置、撤离路线等）等。

信息系统 包括组织结构、应用管理、菜单管理（船、岸动态数据）、系统参数配置、自定义信息聚集、统计查询等。

体系管理 包括文件及记录管理、内审管理、外审管理、管理评审、目标指标、相关方管理、法律法规、相关规章制度等。

检查与整改 包括检查整改计划的实施、检查整改统计、检查整改记录管理、检查整改统计分析、结果反馈质管办等。

该业务模块是参照ISO 9000族标准为框架，以ISM规则等管理要求为依据，提取相关管理规定为元素，形成一整套管理体系的文件化模式，涵盖了涉及航运质量安全、职业健康、环境保护及体系管理等主要内容。

1.3 体系文件的主要内容

在建立质量“一体化管理体系”过程中，根据船舶公司的组织架构及职能，编写管理体系文件是一个重要环节。通过确定构成体系文件的标准和规范，才能更好体现该体系文件的作用。

1.公司一体化管理体系组织机构

在建立一体化管理体系前，首先要明确被纳入体系的各层级、部门和岗位的隶属关系，才能清晰各自的职能和职责。该体系组织机构图如图1所示。

2.体系文件的构成

将各种类型文件分为管理手册，程序文件、岸基/船舶操作性文件、相关外来文件和资料及各类相关客观性记录（表格）等4个层次文件。

（1）管理手册：《一体化管理体系 管理手册》是建立和实施管理体系的基础及要素要求，属第一层次纲领性文件，包括共十六章内容，分别为：实施声明（法律依据），前言（编制目的和公司概况），总则（引用标准及定义、适用范围），质量、安全和环境保护方针（方针和目标措施），公司的权限（公司责任与船舶的关系），指定人员，船长的责任和权利，资源和人员，船上操作方案的制定，应急准备，不符合规定的情况、事故和险情的报告和分析，船舶和设备的维护，文件（受控文件管理程序），内部审核、有效性評价和管理复查，发证和定期审核，核发临时证书。

（2）程序性文件：《一体化管理体系 程序性文件》是管理体系的第二层次的支持性文件，是公司对各职能部门和船舶管理活动和具体工作细则作出规定，具体包括目的、范围、职责、术语引用、程序内容及流程图、相关记录、相关引用文件，制定、审核、批准、会签人，以及文件名称、编号、版本、生效日期、分发号等。

（3）作业指导书：《一体化管理体系 操作性文件》是管理体系的第三层次的执行性文件。是供具体工作人员实施各过程和质量、环境、职业健康安全运行控制活动的技术、作业依据。

（4）记录：《一体化管理体系记录》是管理体系的第四层次的证实性文件。是公司和船舶管理体系运行有效性及完成某项活动的客观证据，可作为审核体系运行的依据之一。

3.本体系文件的特点与作用

《一体化管理体系 管理手册》是管理体系的基础性、纲领性文件;《一体化管理体系 程序性文件》是对为实施管理体系要求所涉及到的各职能部门管理活动和具体工作程序的文件;《一体化管理体系 操作性文件》用以指导和规范操作人员完成各项过程、运行控制活动的文件;《一体化管理体系记录》主要在管理体系运行控制活动中产生的真实记录。主要体现了以下特点：

（1）对于通用的要素如方针、目标、组织机构及职责、文件控制、记录管理、信息沟通、内部审核、管理评审、不符合和纠正预防措施等相应的要素条款进行了整合，对于个性要素如环境因素识别、危险源辨识与风险评价、监测及分析改进等要素进行了补充。

（2）突出了环境、职业健康安全管理的特性部分，强调危害辨识与风险评价和环境因素的识别与评价。在管理手册的第一章总则起至第十章和程序性文件中对环境、职业健康安全管理要求进行了分别具体表述，而在其他章节中是整体表述的。

（3）明晰了公司岸基各部门和船舶各部门及岗位的关系和责任，集中整合在第二层文件中，减少部门扯皮和推诿现象。

（4）将海员管理涉及公约和法规要求的内容融入相关章节中，特别是强调海员招募、聘用、培训、考试发证，以及相关的社会保障权益、薪酬待遇、船上工作条件规定的内容分别在公司与船舶责任等各个章节中，以满足公约标准和国内法规的要求。避免多个体系运行造成重叠干涉。

（5）在每个过程都贯穿策划、实施、检查、处置原则（PDCA循环）。可以适合不同类型公司的需要，不论其管理水平高低，给公司提供了一个持续改进的管理平台，达到提高公司管理水平的目的。

（6）强调了一体化管理体系有效运行的证实和效果，而不只是用文件化来约束组织的活动。采用系统的管理方法和实施步骤，将各种体系要求进行整合，减少文件的层次和数量。

（7）宜于一体化管理体系运行的评价。

航运公司在运输生产经营活动中是否符合管理体系要求的程度，一般通过内部审核和外部审核来评价管理体系的效果和识别改进的机会，以达到对体系符合性、有效性的自我声明和取得公信认可。一体化管理体系文件是内、外部审核的必备依据之一。体系文件在内容、层次达到清晰明了，数量精减，则为审核带来极大的方便。

同时，也利于企业最高管理者进行体系的管理评审，评价所实施的方针、目标、绩效，是否达到预期目标，以判定管理体系的适宜性、充分性、有效性。通过对体系的评审，考虑修改方针和目标的需求以响应相关方需求和期望、公司内外部环境变化而相应作出的经营方向的调整，实现管理体系的持续改进。

2 “一体化管理体系”信息化的建设

随着航运科技的不断发展，互联互通已成为当今发展趋势，北斗通讯系统、5G网络、大数据、物联网等，逐步催生孵化新的管理模式。以信息化方式实施“一体化管理体系”，将会提升管理水平，节省成本，提高效率。

2.1 “一体化管理体系”信息系统的开发

由于信息系统是以国际先进的管理体系为基础，利用航运公司原来的信息管理系统，对接有关主管机关信息系统部分数据，再加入公司与船舶通讯系统和多年的管理经验，开发“一体化管理体系”信息系统，本身就具备了一套标准化的管理模式，信息系统的建设就是引进了一套先进的管理工具，一套完善的、标准化的管理模式，所以信息系统如果得以成功实施，必定会给管理体系运行带来质的提升，具体表现如下：

1.在管理标准的推行上，主要是通过文件下发，员工培训与会议沟通等形式进行。今后，通过本系统可将公司的标准通过软件形式延伸到各部门、船舶，从而提升执行力，减少人为理解因素导致的执行偏差，时效上也得到大大的提高。

2.对一体化体系管理工作，从最初的为了满足法律、法规的要求转变成为成为公司自身发展的要求。

3.通过信息系统从对结果的管理转向对过程的管理，实现公司对部门或船舶及各岗位的全过程及时的信息化管理。

4.以工作流技术为基础，以隐患排查为核心，形成事前计划，事中控制，事后检查纠正的“闭环”式的跟踪管理。极早使不利因素（职业病、事故、环境污染和能源浪费等）产生之前就得到控制和消除。

5.实现管理者与管理对象的零距离，装置、设施的相关信息在生产与管理实现条线共享。

6.建立一个基于一体化管理体系，在业务领域的从上到下各级管理人员直至一线员工有效的双向沟通平台。从原来的各部门各自为政相对独立的团队，整合为全公司的虚拟大型团队，实现知识共享、经验共享，实现整体持续改进和水平提高，真正意义上实现全员参与的互动式管理模式。

7.通过运用信息系统，可规范员工的一体化管理体系工作，加强其执行力，保证一体化管理体系工作的“合规性”，起到有效监督和制约，从而保证公司和管理层，避免“责任事故”。

2.2  “一体化管理体系”成本的考虑

“一体化管理体系”信息系统的引入，可以产生直接或间接的经济效益，主要体现在以下方面：

1.减少外出学习和聘请咨询顾问的投入。

2.通过信息系统可实现所有体系文件的过程管理，发布电子版本，在线实现文档的审批和会签，减少纸质版本的文件打印、装订，传递方便。

3.種类的检查和日常工作的台账、报表整理工作由系统完成，减少整理、统计、分析数据的人工成本。

4.采用网络化学习、考试等方式实施培训，节省培训费用、时间、空间。

2.3  “一体化管理体系”信息系统的设想

借助现代计算机信息技术、互联网、5G等技术，使之应用到“一体化管理体系”，将可实现：

1.众多的功能管控点。该系统每个功能点，都通过大量的研读其体系标准、法律法规后开发实现的，这样保证了其系统的“合规”性，在保证系统“合规”的基础上，为避免人为因素过多，而造成的违规现象，在“一体化管理体系”管理的关键点，从功能上设计出关键的“管控点”，从而避免风险，保证“一体化管理体系”的有效运行。

2.积累大量的基础信息数据。随着系统数据功能的不断丰富，可提供具有行业特征的基础信息，其信息数据包括检查标准库、法律法规库、船舶数据及动态库、事故类型及原因标准库、人员信息库、海员资历及证书信息库、教育培训资料、劳防用品类型库、各种设备设施库、账务数据，以及管理过程形成的信息、审核、检查数据等等。因行业特点，这些信息的收集和整理相对比较困难，所以实施系统信息数据的收集，就能实现监、控、管的有机衔接，打造一套具有可操作性的管理系统。

3.实现信息数据的再利用。通过大量的信息数据，可以非常便利地实现各种数据查询、统计、分析，为公司领导层决策提供真实可靠的数据依据。同时，也为质量活动的改进措施提供了原始记录，防止人为操作造成虚假信息反馈。该信息系统还可实现无纸化办公，压缩流转时间，节约大量的人力、物资成本。

4.具有高效智能的提醒功能。“一体化管理体系”不可避免会遇到不少复杂因素的影响，其中人为因素的影响必然带来一些管理不到位的“盲点”，该系统可提供相应的智能提醒功能。比如，职业健康体检提醒、员工教育培训提醒、海员证书有效期到期（或晋升）提醒、设施设备到期检查提醒、船舶到期维修提醒、管理体系到期年审提醒、体系文件更新提醒、体系整改期限提醒等等。

5.人性化的设计。人性化的设计思想是信息系统里一个核心的设计思路，在信息系统功能设计中要求实现各功能模块的信息整合、内外部各个应用的界面整合等功能，同时为用户提供界面定制，从功能易用化、操作简单化、提示自动化、界面个性化等方面着手体现人性化的功能界面设计理念。

3 结束语

目前，各航运公司为满足主管机关和国际航运管理的需要，建立了各种相应的管理体系，引进了一些先进的管理理念，但仍缺乏有效的管理手段，如果利用科学的信息化技术，无疑会为我们在管理体系中增添新的活力，特别是在体系运行中能够真实反映其实际操作和效果，避免“两张皮”的现象，在实现公司“保质量、保安全、保环境、保健康”方针中发挥重要作用。

参考文献

[1]《国际船舶安全营运和防止污染管理规则》（1998）（简称“ISM规则”）

[2] 《中华人民共和国船舶安全营运和防止污染管理规则》（简称《国内安全管理规则》）（2002）

[3]  ISO9001：2015标准（质量管理体系）（2015）

[4]  ISO14001：2015标准（环境管理体系）（2015）

[5]  ISO 45001：2018标准（职业健康安全管理体系）（2018）

[6]《2006年海事劳工公约》（2006）

[7]《海员培训、发证和值班标准国际公约》（1978）

[8]《中华人民共和国船员服务管理规定》（2013）

[9]《中华人民共和国海员外派管理规定》（2019）

[10]《中华人民共和国海船船员船上培训管理办法》（2018）

作者简介：

白世真，国家注册审核员，主要从事企业安全质量认证审核工作，（E-mail）bg231501@163.com，15112008430