高职院校学籍档案管理信息化建设存在问题与对策探析

王 娜

(杨凌职业技术学院，陕西 杨凌，712100)

一、引言

学籍档案真实地记录了高职学生在校期间接受培养的整个过程，除了具有一般档案的特点外，还有一定的独特性如内容的多样性、形成的分散性、管理的动态性、利用的频繁性等特点。学籍档案不仅是教与学最原始、最真实地记录，而且是评价教学质量和教学管理水平的重要依据。它是高职院校学生档案管理工作中的重要组成部分，从新生入学报到、注册登记到颁发毕业证书、毕业离校，学籍档案管理渗透于每一个学生的每一个阶段，几乎涵盖了学生学习生活的各个环节。与此同时，学籍档案管理是高职院校教务行政管理的重要组成部分。高职院校根据相关规定对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格进行考核、记载、控制和处理的活动。对于各大高职院校来说，做好相关的学籍档案管理工作，不仅能够帮助学校实现各项教育教学活动的有序开展，最重要的是，能够提升教育教学工作的质量，且能够加强学生的各方面信息的管理，便于学生的统一管理。[1-2]

档案信息化建设是指运用信息开发档案信息资源，做好档案管理，保护档案资料，提高档案利用率。随着信息技术不断的发展和提升，信息技术被广泛应用在各行各业中，越来越多的高职院校也开始借助于信息技术加强学籍档案管理工作，[2]目前，高职院校档案管理人员针对于学籍档案管理工作的开展也开始逐渐为实现信息化管理而努力，信息技术的引入为高职院校学生管理工作的开展带来了很大的帮助，且在一定程度上提升了学习信息管理工作的效率，同时也减轻了工作人员的工作压力，最重要的是可以实现学籍档案信息的统一化管理，降低了管理的难度，但是在实现信息技术引入的过程中却存在很多的问题，比如，缺乏相关的信息化建设管理意识、信息化管理系统存在问题以及学籍档案信息化管理存在安全问题等等。倘若这些问题不能够被很好地改善和解决，将严重影响高职院教学及信息化管理的质量和水平，由此可见，探讨高职院校学籍档案信息化建设存在的问题及解决对策的重要意义。[2]

二、高职院校学籍档案管理信息化建设的意义

(一)有利于学籍档案信息的收集和管理

针对于高职院校学生学籍档案信息的管理是一项看起来十分的简单，但实际上非常复杂的工作，工作程序非常的繁琐，且工作量非常大，尤其是对于高职院校来说，涉及到的学员比较多，学生的信息也比较多。传统的管理环境下，很多的学籍档案信息都是纸质的，班主任需要去统一的收集学生的学籍档案信息，在实现了学籍档案信息的收集之后，要将这些纸质的档案材料交给各个管理科室管理，同时，还要实现这些材料的检查和保存，在每个学期期中、期末考试结束之后，教务处要进行学生的考试成绩的记录，同时还要进行出勤情况、获奖情况、学科等级水平等其他的一些信息等等吗，记录工作十分的繁琐且工作量非常大，而且在实际进行管理的过程中，很容易因为人为错误的存在而导致问题的产生。同时，在实现相对应的信息的记录的过程中也很容易产生遗漏或者是归档不及时的现象，这些问题的产生不仅会影响学校的学籍档案信息管理工作的质量，也会影响学校的教育教学质量，最重要的是，会对学生以后的就业和学习带来一定的影响。

因此，利用信息化的管理手段，将纸质的学籍档案转换成电子格式，并利用数据库或是云存储技术进行妥善保存等，均可以有效弥补传统人工管理方法中的各种局限，在有效扩大高职院校学籍档案管理范围，避免出现管理遗漏和管理错误的同时，还可以有效推动学籍档案管理工作的长久稳定发展。[1]在信息技术的帮助下，高职院校可以实现学籍档案的信息化建设，采用信息化管理的模，代替传统的工作环境下的人工管理的模式，既可以提升工作的效率，同时又可以减少工作压力，最重要的是，可以避免信息遗漏、丢失或者是归档不及时的现象的产生。举个简单的例子来说，学生在入学之后可以在相对应的信息提交系统上完成整个学籍档案信息的填写，既简化了程序，又减轻了工作量，同时又提升了工作效率。同时，在每学期完成考试时，班主任教师可以登录相关的学习信息储存系统，进行学生的成绩的一次性的录入，针对其他的一些各种各样的信息，包含出勤信息、获奖信息等等，也可以一次性完成录入，教师在录入之后，可以让学生亲自进行审核，保证所有的信息的完整性和及时性，很大程度上简化了管理工作，同时也提升了管理工作的质量。

(二)有利于学籍档案信息的查阅、整合和利用

传统的学籍档案信息管理环境下，针对所有的学籍档案信息的管理都是非常零散的，无论是学校想要获得学生的信息或者是家长想获得学生的信息，都要一个一个地进行翻阅和查找，非常麻烦。而通过利用检索技术和现代信息技术，可以方便查阅整理学籍档案。此外，利用信息化建设的先进科学技术对学籍档案资源再编辑和细化整理，有效帮助其对学生进行综合判断，有效提升档案管理成效，使得学籍档案资源能够得到充分利用。在信息化管理系统下，可以实现这些信息的整合，班主任教师可以利用学籍档案管理系统随时随地找出学生的基本信息，并进行学生基本信息的整合，如此一来，在需要查阅信息的情况下，可通过网络检索的方式直接、快速、准确地寻找到学生的相关信息，提升了学籍档案信息管理和使用的便利性。举个简单的例子来说，传统的管理环境下，倘若学班主任教师需要查阅学生的信息，需要一个个的翻阅，十分的麻烦，而如今班主任教师可以通过相对应的信息查找系统，只需要输入学生的学号和姓名，便可以掌握学生所有的学籍档案信息，既方便教学工作的开展和执行，同时也方便的家校交流工作的开展和执行。同时在每次学期末结束时，班主任教师也可以通过学习信息系统了解学生整体的考试情况和成绩情况，进而实现学生的学习效果的了解，便于以后的教学工作的开展和执行。[3]

三、 高职院校学籍档案管理信息化建设存在的问题

(一)缺乏信息化管理意识

目前，大部分高职院校学籍档案管理手段落后，不能满足高等教育发展的需求。针对高职院校学习信息化建设工作的开展所存在的第一个问题就是认识不足，重视度不够，缺乏信息化管理意识。很多的高职院校档案管理人员对信息化建设工作认识不到位，思想上轻视了档案管理的内在价值，只是为了保管而保管，工作方式也过于简单。有些高职院校学籍档案管理虽然实现了相对应的信息化设备的引入，也实现了信息化管理系统的建设，但是针对于学生的相关信息的获取和录入以及储存还是习惯沿用传统的工作环境下的纸质管理的模式，缺乏信息化管理意识，进而导致高职院校学籍档案信息信息化建设工作的开展，只有形式、没有实质，未能达到其自身本应该发挥的作用和效果。

(二)信息化管理系统建设不完善

在实现高职院校学习管理信息化建设的过程中会应用到的一项非常重要的工具就是学籍档案信息管理系统，需要借助于这一系统实现学生的所有的学籍档案信息的录入，同时，学生、教师和学校也可以通过这一系统实现学生的学籍档案信息的查阅和浏览，但是针对于这一系统的建设工作的开展却是非常的复杂。首先，学校需要有一个总的系统，其次，各个学院和各个班级还要有一个分系统。同时，对于系统的建设工作的开展要求也比较高，不仅要保证相关的系统的运行速度，还要实现功能的完善和不断更新。但是就目前高职院校信息化管理系统的建设现状来看，我们可以了解到，很多高职院校针对于信息化管理系统的建设都存在不完善的问题，首先是功能不完善，比如无法批量调整班级学生名单，无法批量导入学生毕业证号码等，使得学籍档案管理工作还不够方便、快捷。同时，由于学校会有多个系统，操作者不同，选择的系统也不同，而这样的情况下，就很容易出现信息重复的现象。[3]

(三)不注重档案信息管理的安全问题

实现高职院校学籍档案管理信息化建设存在很多的便利性，但也存在一定的弊端，比如，安全问题。在实现信息化学籍档案管理的过程中，由于要将所有的信息储存在相对应的系统和电脑硬盘中，因此，也具备很高的风险，很容易出现系统损坏、电脑损坏、病毒入侵等问题。一旦出现这些问题，将对学生的学籍档案信息的安全性构成一定的威胁。

四、建议与对策

(一)提升信息化管理意识

加强高职院校学籍档案管理信息化建设，必须要重新思考，重新认识档案管理的原则、理论和方法，加强现代信息技术在档案管理中的运用，九需要提高认识、提升信息化管理意识。要充分认识到：无论是对于学校来说，还是对于信息化建设工作人员来说，都应该加强对于信息化管理的认识，充分的认识和了解什么叫信息化管理。其次，针对于信息化建设和管理工作的开展不仅仅要落实在信息化设备的引入和信息化管理系统的建设上，还要落实在日常的行动中，针对各项学习信息的管理，都要采用信息化录入的和储存的方式代替传统的工作环境下的纸质管理的方式，借助于信息化管理代替人工管理，进而全面保障信息化建设工作的开展和执行。[4]

(二)建立完善的信息化管理系统

对于各大高职院校来说，若想实现学籍档案信息管理的信息化建设，除了要加强信息化管理意识之外，还要实现信息化管理系统的建设，从学校、学院、班级等不同的角度出发，建立相关的信息化管理系统，实现学生的学籍档案信息的录入，同时，在建立完相关的系统之后，还要不断地进行更新，保证学籍档案信息化管理系统的应用，能够满足信息化建设和管理的需求。同时，还要不断地完善其内部的功能，除了可以实现个人信息的录入之外，也可以班级为单位，实现批量信息的录入，进而提升信息管理的效率和质量。另外针对于信息要进行筛选，比曼出现信息重复的现象，进而对学生造成一定的影响。[5]

(三)加强安全防范管理

首先，针对于所有的学籍档案信息的管理，学校一定要配备单独的管理电脑和移动硬盘，并且在储存信息的过程中一定要做好备份，防止信息丢失。另外，要聘请专业的人员开展管理工作，定期做好电脑的系统的维护，开展杀毒和清理工作，安装一定的防火墙软件，做好相对应的保护措施，进而避免在使用的过程中出现被入侵、系统崩溃或者是电脑损坏等问题。最重要的是，针对于所有的系统一定要进行加密处理，且除了本校教师、学生之外，其他外来人员均不可以登录该系统和使用该电脑，且在相关人员进入之前，一定要进行实名认证和刷脸热证，如此一来，在产生问题之后，便可以第一时间寻找到负责任的主体，全面保证学生的信息安全，切勿出现信息丢失或者是外露等问题，进而对学生造成一定的影响。因此，做好信息化建设的安全防范工作就要安全防范，防控病毒、注意保密，注意计算机硬件的安全，同时加强制度管理，减少人为因素造成的信息损失。

五、 结语

综上所述，我们可以了解到，档案信息化建设的最终目标是提高信息管理和服务水平。高职院校必须改变传统的手工管理模式，充分利用新的技术建立学籍档案管理系统。目前很多学校都开始引进信息化技术，实现学籍档案信息的信息化管理，要正确认识和把握高职院校学籍档案建设的基本框架和基本方法，建立完善的查询系统和科学的检索体系，方便师生有效快捷地对信息查询、了解，采用电子档案与纸质档案同时管理，减少档案管理人员的工作量，提高办事效率。[2]但是在学籍档案管理信息化建设的过程中却存在很多的问题，结合这些问题，详细地为大家阐述了加强学习管理信息化建设的方法和措施，希望可以为促进高职院校学籍档案管理信息化建设工作开展和执行提供一些参考。[6]