环卫数字档案的收集和管理

孙兆霞 烟台市环境卫生管理中心

环卫档案管理部门做好档案的智能化、数字化管理，能推动环卫事业顺应现代城市化发展需求，提高数字化档案的利用和管理效率，实现档案管理的节能环保、方便快捷，推动环卫管理系统的数字化建设。

一、环卫档案管理在城市建设中的作用

档案是国家机关、社会组织以及企业集团在经营活动中重要的历史记录，强调和反应的是个人参与集体活动的真实情况。在城市建设中，环保事业深刻地影响城市发展的方方面面，影响人们工作和生活的质量，也直接反应一个城市现代文明的建设水平。

环卫档案在城市环境卫生事业中起到忠实记录和真实还原的作用，不仅是一个城市环保事业建设的凭证，也是一个城市形成发展的见证者，在现代城市建设中起到关键作用。

环保档案的数字化发展是现代城市经济发展的必然要求，也是城市环保事业现代化转型的重要组成部分。环保数字档案的管理和应用要朝向开放性、多面性和便捷化进行转变，从档案的收集、管理和应用等多个层面建立统一标准体系，实现统一完整的管理流程，强化制度管理，推进信息技术应用。

环保数字化档案是先进的信息技术和传统档案管理工作的深度融合，在工作过程中要综合运用计算机技术、互联网平台、缩微技术、多媒体技术等。其主要特点在于：

（一）存储、收藏水平提升。现代技术尤其是缩微技术，能够压缩档案的储存分量，提高储存密度，扩大储存空间，以缩微形态保管和收藏档案，并确保档案忠实于原件。

（二）信息处理速率更快。数字化档案以现代计算机技术为前提，具有短时间内高速处理海量信息的能力，因此可以借助计算机对数字化档案进行归档、录入、检索、调用等相关处理，能做到速度快、效率高、精准性强等，并且计算机能够提供多种途径的检索方式，满足不同人的需求。

二、环卫数字档案的收集、管理和应用分析

（一）数字档案的收集工作

数字档案的收集工作首先要明确收集范围，环卫数字档案建设是和环卫系统的信息化建设息息相关的，因此档案管理部门可以根据信息化系统的相关要求、工作内容参照传统环卫档案的归档标准、范围制定相关的规章制度，包括数字化档案的归档范围、管理期限以及档案录入标准等，目前在数字化体系内，数字化档案的归档范围主要包括现有的数字化档案、图片、电子档案、电子收录信息等，也包括各个业务管理部门在政务平台上的数字信息、工作内容、工作指南；网络审批信息、流程和结果；污染源监控体系中对各个对象的监管数据、处理意见和结果等；重要的环境监测、大气、河流等污染监管数据等；环保单位的资产、人事档案等；以及其他的电子文件、电子图片、音视频和动画等多媒体资料等。

其次，确定归档范围后要制定统一的数字档案归档标准和方法。由于数字档案是一项教新的内容，在具体的归档过程中要针对数字档案的收集现象进行切实调查和论证，运用数字化管理软件，秉持开放和兼容的原则进行逻辑归档，按照归档制度针对不用档案完成备份操作，重要档案要做到纸质档案和数字档案一一对应。

最后，环卫数字档案收集主要是通过软件平台进行的，选取合适的软件平台是完成数字档案管理和应用的前提。选择合适的软件平台，首先要考虑软件平台的通用性、技术标准和安全性能，并对不同软件平台的网络环境要求、技术支撑等进行分析。当然也要考虑经济效益，软件平台的投入适应必然会产生成本支出，环保机构要做好成本管理，分析投入和产出的比例关系，并选择效率最高，专业性强和符合环卫工作要求的软件平台。

软件平台的使用是硬件投入，在配备高科技软件的同时，也要针对性地提高环保档案工作者的技术水平，要求环卫档案工作者要做到熟悉数字档案概念、范围，掌握数字档案收集、管理相关业务，并能熟练运用计算机、信息技术以及其他技术，如，缩微技术、录像技术等，并能妥善解决数字档案收集中遇到的各种技术问题。

（二）强化数字档案管理，提高管理质量

针对数字档案开展管理工作，工作人员首先要明白数字档案在档案内容、形式上和传统纸质档案的差异，尤其要明白数字化档案在环保事业现代化管理中的作用，并要提高信息时代背景下的信息化思维和安全防护思维，将保障数字档案的核心数据安全作为管理的重心，做好数据防护工作。同时也要确保数字档案的长期利用性质和可持续功能。

环卫数字化档案的管理首先要建立起包含多个层次、多种规范的环卫档案信息数据库，借助信息化途径将市、县、村以及基层监测站点的相关数字化信息都纳入到该数据库中，并梳理该数据库中的层次管理和梯队组成，不同的架构对应不同的数字档案管理方式，并设置相对应的目录数据库和专题数据库，方便对数字档案进行分类管理和层级管理。

其次，在数据库内部要建立档案实施管理功能模块，其核心功能和后台管理员由市级环卫机构负责，其他不同层级环卫机构加强配合与联动，设置不同的功能模块，包括数据查询、档案检索、公共资源档案库等，这样方便不同层次检索到相关的档案信息，做好数字档案的日常管理、监督管理、数据整合等工作。

另外，要明确数字档案的安全层级，建立档案全文数据库，并对涉密档案和非涉密档案进行差异化管理。尤其是优先提供非涉密、具有重要使用价值的公共档案的搜集、整合以及检索功能，同时设置珍贵档案模块，对珍贵的实物档案、图文档案，以及将其他经过拍摄、录影、扫描等方法得来的档案完成数字化录入。

最后，要明确数字化档案的管理制度和管理标准，要切实做到数字档案的管理有章可循，践行统一的标准和规范，以确保数字档案管理的公开、透明和公正。对于涉密档案要建立长效的安全防护机制，确保数字档案管理有效、可靠和真实，如，数字档案管理中的加密程序，要由数据管理中心根据档案的涉密性设定不同层级，并划分好权限，定期进行系统维护和档案数据备份，防止数据被非法篡改和盗取。

（三）做好档案工作的应用工作。

环卫数字档案收集和管理的最终目的是确保档案得到应用，推动环卫事业发展，推动城市卫生环境建设，为人们提供更好的工作和生活环境。因此环卫数字档案的应用工作中首要考虑便捷性和合理性。城市可以建立环卫数据管理机构，对数字档案进行专业管理，要做到：环卫数字档案中的非涉密档案可以实现全市环卫网内网用户查询、利用和下载，针对非涉密档案要充分发挥其数据支撑作用，为各行各业建设提供相应的数据信息，推动环卫建设中数据信息的对称传播。当然对于不同涉密层级的数据信息，也可以设定相对应的查询权限，由管理员负责资格审核。另外可以设置开放性的环卫数据档案管理体系，对接其他社会公共管理事务，由环卫数据管理中心负责定期更新相关数据和档案信息，促使全市的环卫档案建设更加便捷快速，也推动其他相关社会管理事务的现代化管理。

当然在大数据背景下，环卫数字档案的管理可以综合利用多种大数据技术，建立环卫数据分析整合体系，针对环卫数字档案进行大数据挖掘，分析出档案背后的数据信息，确保不同环卫系统、环卫部门的数据进入到数据中心，为数据分析提供原始素材和资源。

此外，针对信息技术时代背景下的数据信息安全管理需求，环卫部门要建立针对性的环卫数字档案信息建设和信息安全体系，针对数字档案做好安全管理工作。环卫部门要充分利用当前的数字化环境和信息技术，明确数字档案信息网络传输、替换和应用安全。在对数字档案进行开发的过程中要做好网络系统建设和信息安全体系建设，确保数字档案的应用处在安全保护中，减少或消除信息泄露、替换等事件发生。

档案应用中的安全管理包含内容较多，除了建立安全系统外，也要遵循相关规定对基础设施做好物理保护，并为数字软件配备防火墙、杀毒软件等，只有通过健全统一的信息安全管理体系，才能积极应对可能出现的档案数据管理风险，为网络风险、网络安全做好万全措施。

总之，随着环保信息建设的逐步推进，数字档案的管理工作成为环卫档案管理中的重要内容，如何针对大量的数字文档进行管理，推进环卫办公自动化、智能化发展，是需要环卫档案工作者认真思考的一件事情。数字档案的内容辐射范围广，电子文本、音视频、图形等都属于数字档案范畴，工作人员要在日常工作中提高信息技术水平，拓展档案管理思维，明确数字档案收集范畴、标准，并建立完善统一的数字档案管理制度，创建数字档案数据库，对数字档案进行层次分明，权限明确的管理，并提高数字档案的应用水平，推进环卫数字档案的交流、传播和安全防护。