新形势下机要文书档案保密工作研究

曹晰

摘要：在新形势之下，机要档案工作已经慢慢成为保密工作之中的重中之重，其关乎国家利益、单位发展。如何更好地顺应新形势之下的发展形态，针对机要档案进行研究，依据单位的具体情况与管理机制，将“零差错”贯彻落到实处，是每一个机要工作人员都值得思考的问题。鉴于此，文章详细论述了新形势下机要文书档案保密工作，旨在可以为相关业界人士提供有价值的借鉴与参考，从而为行业的健康可持续繁荣发展贡献应有之力。

关键词：新形势下;机要文书档案;保密工作

前言：

机要文书档案是机关事业单位在日常工作中最常见的档案，也是泄密问题最突出的档案。随着信息化的纵深推进，以“两微一端”（微博、微信、客户端）为代表的新媒体，对机要文书档案保密工作带来了巨大挑战。深刻认识涉密文件档案面临的复杂形势和问题，提出可预见、可操作的对策，是保密文件档案管理人员必须认真思考的课题。

1机要文书档案管理的主要特点

在中国，社会主义进入了一个新时代，其军事、经济和国际地位也得到了提高。如今，它已成为世界上窃取各种情报的主要目标。一些西方国家为了窃取中国的战略主动权和信息控制权，利用各种高新技术对中国的关键信息进行监控和窃取;随着国内外主要敌对势力逐渐西化和分裂我国，将有派情报人员潜入我国进行各种形式的秘密窃取，蓄意窃取国家秘密的方式。多起窃密案件的出现，提醒我们必须高度重视文件档案的保密工作。也就是说，加强保密工作刻不容缓。保密工作形势的严峻性还体现在保密工作的方式、领域和对象，保密主体的流动性和多样性，此外，涉密载体逐渐呈现多样性和复杂性，泄密渠道越来越多样化，窃密手段和科技含量也在逐步提高，隐蔽性越来越强，所有这些都会使保密变得困难。因此，保密工作必须与时俱进，这是应对这一严峻形势的主要途径。

为从根本上做好保密工作，各级机关和企业事业单位要按照《保密法实施办法》、《保密法》和各级会议精神，要制定保密工作标准，开展保密宣传教育，最大限度地进一步提高干部队伍的业务水平，结合实际落实保密保障服务工作。档案管理是安全保卫工作中一项非常重要的工作。保密档案属于保密性强、密钥性强的档案，为此，保密保障工作的重点是要做好机要文书档案工作。

2新形势下机要文书档案保密工作面临的形勢和问题

2.1管理人员保密意识淡薄

根据《机关档案管理规定》，档案工作机构或者负责档案工作的部门应当配备与工作量相适应的专职档案员，承担档案业务工作。但目前很多事业单位的保密档案管理人员都是兼职人员，没有档案专业学历，没有系统的保密工作培训，很容易成为泄密的源头。为了方便，有的管理人员通过微信、QQ等软件传递涉密文件，有的在涉密电脑上处理非涉密信息，有的不严格遵守涉密规定，允许外人随意进入保密档案室，将对保密档案的保密工作构成严重威胁。

2.2法规建设相对滞后

信息化浪潮是时代发展趋势不可逆转，做好信息化背景下的机要文书档案保密工作最终还得依靠法律。但目前现行《档案法》是1988年施行的，里面没有涉及机要文书档案在互联网领域保密涉密问题，这对当前档案管理工作造成困扰。按照《中华人民共和国政府信息公开条例》，包括机要文书档案等在内的一些法规文件，都应及时向社会公开。但许多机要档案按照《保守国家秘密法》却不能公开或不能及时公开，比如食品药品检查档案、行业发展数据等等。因此，包括《档案法》《保密法》等在内的法规修订迫在眉睫。

2.3泄密风险复杂严峻

信息化的深入推进给政务工作带来极大方便，几乎所有的县级以上的机关事业单位都实现了信息化办公，各种“政务云”“腾讯通”“OA系统”被广泛运用于日常工作中。但与此同时，也给单位机要文书的保密工作带来了巨大挑战。在现代信息技术高度发达的今天，互联网内没有任何隐私可言，互联网安全的发展并没有跟上互联网的快速发展。而机要文书档案作为涉密程度最集中的领域，常常成为泄密的高发地。

3新形势下做好机要文书档案保密工作的建议

3.1强化教育，提高管理人员保密意识

机要文书档案性质特殊，价值独特，尤其是一些关键部门、关键领域的机要档案，是窃密人员瞄准的重点。机要档案管理人员是维护机要档案安全的最关键要素，有时候无意的一句话或者一个举动就可能造成泄密。因此，单位要把政治素质放在第一位，选拔责任感高，敏锐性强，工作严谨细致的人员担任机要文书，确保机要人员自身不出问题。同时，要经常对机要档案管理人员进行保密教育，通过专业培训、实际操练、案例警醒、情景模拟等手段，提高机要人员的保密意识和警惕性。

3.2完善制度，进行规范管理

要严格按照《保密法》《机关档案管理规定》《机要文件收发登记》《机要文件传阅制度》等，对机要文书的签收、登记、传阅、回收、归档和销毁等程序严格要求，确保制度执行到位。要结合信息化发展的形势和特点，研究透机要档案保密工作来自信息安全领域的非传统威胁因素，以及技术层面不断涌现出的新情况新问题，未雨绸缪，查缺补漏，切实让制度跑在风险前面。同时要积极推动出台政策，加强对各地大数据中心、云平台中档案数据的监管，确保具有永久长期保存价值的数据及时归档并定期向当地国家档案馆移交。

3.3加强对档案库房的管理

现如今，我国诸多企业并未重视档案库房，导致后期档案管理的难度加大。在一般情况之下，档案是存放在库房之中，基本上是以书面形式或者是电子形式保存的，因此强化针对库房管理尤为关键。库房档案管理工作在具体实施的过程之中通常都会出现一些问题，究其原因主要归结于大中型企业档案管理的库房一般都会选择在地下层或是办公楼的底层。这并不利于档案的保存工作，假使档案库房选择在楼层的底层，日常往来的人员较多，都会从对底层经过，这很难保障档案保密工作，势必会加大档案泄漏的概率。假使将档案管理库房选择在楼层的地下室，可能会发生由于光照不够，而使得档案发生损坏或是缺失，电子档案也可能会发生返潮的现象，随即就会加大档案保存的难度。由此可见，要将档案库房设置在相对较高的楼层，这样一来不但保障其可以都得到充裕的光照时间，且还可以在很大程度之上避开了嘈杂声，从根本之上提高档案储存的安全可靠性。

3.4做好归档，提高审查力度

做好机要文书档案保密工作的基础就是合理界定归档范围，确保归档档案数量合理化、案卷完整化、检索利用便捷化。具体工作中，一方面要准确把握机要文书立卷归档的时效性，一份档案完成运转符合要求的，即刻归档，没有完成的，坚决不归档，避免因管理混乱而出现泄密。另一方面，要对归档机要文书的重要性进行合理筛选，注意有效地维护全宗的完整性，减少归档档案的重复度和冗余性，提高档案利用价值。此外“要根据实际情况，应对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密不泄密及文件的完好无损”。

结束语：

总体而言，“天下大事，必作于细;古今事业，皆成于实。”机要文档保密工作事无巨细，诸多档案工作者要始终坚守安全保密意识，逐步提升自身的安全保密能力;政府相关部门要重视文档的安全保密工作，明确保密职责，适当投入安全保密的人、财、物;逐步健全文档保密机制，以相应的规范机制规范文档保密工作，加大机要文档保密工作的规范合理性。

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