企业合同管理的内部控制方法探讨

梁洁 中色科技股份有限公司

一、企业合同管理的必要性

企业合同管理是一种流程化、系统化的管理行为，整个管理活动都是围绕着合同各个步骤环节来开展的，在合同管理的流程中也会存在一些相应的风险，合同管理大致按照流程可以分为合同准备阶段的管理，合同签订阶段管理，合同履行阶段管理，合同的归档保存、纠纷处理，企业的内部控制能有效降低合同风险，提高合同的规范性、科学性、合理性，能有效维护企业的合法利益，对于企业的管理水平来说也是很大的提升，因此加强对企业合同管理的内部控制十分必要，实现管理的精细化、标准化，规范合同流程，完善合同内容，保障企业经营活动顺利进行。

二、企业合同管理的内部控制方法

（一）合同准备阶段的内部控制

首先企业内部对于合同要进行集中管理，除了在制度层面的规范化，也要对合同管理的全程进行实际参与，组建专门的合同管理队伍，对于企业合同申请的合理性、必要性、经济性做出明确的判断，对市场行情、行业信息等相关情况进行调查，确保合同需求切实符合企业发展需要后再批准申请立项；其次要在合同签订之前对合同主体进行调查，包括其身份、资质的合法性，信用情况，履约能力，要根据合同主体的财务状况，判断其运营能力、获利能力和偿还能力，并及时、密切关注合同主体的资信变化，对其综合情况进行分析比选，进而拟定合适的合同谈判策略；第三做好预算编制，严格预算审核，预算是合同谈判定价的基础，也是企业进行成本控制的重要依据；第四要规范合同文本，明确文本制定标准和修订管理，严格制定、检查、审核合同条款内容，避免漏项，确保合同的合法性、完整性、严谨性、准确性。

（二）合同签订阶段的内部控制

对于企业重大项目的合同，要由企业内的财务、技术、法律相关人员共同参与小组谈判，对合同的技术要求、价格、责任划分、条款变更、违约处理等一系列的风险重点问题进行解决，并作出有针对性的合理决策，就合同谈判过程做详细记录，并由双方签字确认；对于签订合同的权限，企业内部可以做分级授权管理，在限额范围内进行批准签订合同，如果超出限额，则由企业内上级领导部门进行核准，签字确认后再由合同管理部门对合同进行核对与确认，要严禁企业内部越权签订合同的现象发生，以免因企业内部管理疏漏而造成合同风险损失；如果签订的双方对于合同条款有不明确的地方或者有分歧，需要双方协商进行修改，如果不能达成一致，则根据国家的法律规定，适当调整或者终止合同，此时需要企业内部合同管理人员加强自己的业务能力和专业水平，熟练合同的签订、谈判技巧，提高合作几率；另外在企业内部还要对印章使用加强管理，避免印章滥用的风险，做到印章使用有据可查，避免合同被篡改或者泄露，合同签订后要妥善归档保存，避免遗失；合同成功签订后，企业合同管理部门要对合同的相关条款进一步分析，预测合同在履行阶段可能会出现的风险，并采取一定的措施进行防范，做好风险的应急处理。

（三）合同履行阶段的内部控制

在合同生效之后，企业要派专人对合同履行情况进行跟踪管理，建立起合同管理台账，对合同内容、金额、付款方式以及执行进度、重点要求进行监测记录，督促双方严格按照合同约定履行，减少管理方面的疏忽；加强对执行情况资金流动方面的追踪，现代企业经营活动规模越来越大，合同管理工作也更加复杂，因此很多企业会借助于开发合同管理软件提高合同的审查效率，加强合同管理的效果，并能够及时沟通协调工作；对于在合同履行过程中出现环境的重大变化，出现合同变更的情况，要及时协商签订变更合同或者在无法履行时及时解除合同，对于企业可能会存在的违约行为要及时采取措施将损失降到最低，诉诸法律，解决纠纷，合法保障企业利益。

（四）合同的静态与动态管理

合同的静态管理主要是在企业内部合同制定的流程和制度上有明确的行为准则与规范，保证合同的合法性、可行性，也要加强对合同的动态管理，避免一些管理措施的滞后性而影响了合同的管理效果，出现一些管理不到位的疏漏，对合同进行全方位的监测和全过程的管理，保证合同从制定到履行都在可控范围之内；同时也要明确企业内部合同管理的工作标准，让合同管理工作的管理目标明确，管理内容详实，管理方法切实，提高合同管理工作的水平，并对合同管理工作制定评价与考核标准，督促合同管理人员加强责任心，提高业务能力；另外对于合同文件的归档保存也要重视起来，合同签订的相关文件都要分类保存妥当，并且留一份数字档案，不仅方便查阅管理，还能实现企业内部信息共享，为企业决策提供参考，对于实体合同文件要制定相应的合同借阅制度，严禁随意借阅合同原件，借阅复印件也需要相关负责人签字同意，降低合同滥用的风险，同时合同档案管理责任要落实到人，并定期对合同进行检查整理，是否有遗失或损坏情况，保证合同的有效性，提高合同管理效果。

三、结语

企业合同的有效内部控制不仅是企业管理水平的体现，更是企业经营、发展必需的管理手段，合同对于企业经营活动的重要性是不可忽视的，企业开展合作、创造效益、保障利益都有合同的约束作用在内，因此加强对企业的合同内部控制，在一定程度上就是加强了对企业经营风险的有效把控，帮助企业避免风险损失，规范经营活动，促进企业稳定发展。