浅谈工程档案归档质量控制的策略

胡敏 山东青岛莱西市市政管理处

建筑工程项目的发展大大推动了我国基础设施以及经济的发展。一般来说，建筑工程项目通常持续的时间都很长，时间跨度非常大，设计的人力物力财力都比较复杂。总的来说，建设工程档案包含了方方面面：技术资料、物资资料、人员资料、质量报告等等。所以说建设工程的档案归档质量的高低会影响到档案归档的效率。

一、当前工程档案归档质量控制存在的问题

（一）不能及时的进行档案的归档。从目前我国建设工程发展的情况来看，建设工程项目一般都存在着人员流动量较大的特点，建设工程项目的施工周期和时间跨度非常长，这就会导致了在建设工程施工的过程当中，文件资料和文件档案归档不及时的问题出现。这个问题的出现容易导致文件的丢失，从而破坏了建设工程项目文件的系统性和科学性。并且档案的丢失，一定程度上会影响到工程后续的建设，没有了文件的支持，有一些工作也就无从开展。因此，在进行档案整理和归档的过程当中，一定要结合建设的实际情况来进行档案的管理，根据具体的情况来制定出行之有效的档案管理和档案归档方法。人员流动量大和建设时间跨度大并不是影响档案管理质量的借口，要加大力度对档案进行监督，保证资料的完整性。

（二）缺乏科学的管理制度。在建设工程项目开展的过程当中，面临着人员流动量大、人员杂乱等问题，很多建设工程档案的归档工作都是由建设工程项目人员兼任的，这就会导致档案管理人员素质低下。由于缺乏人才所以导致工作效率不高，水平较低。档案工作人员缺乏好的导师的引导和指教，自然工作效率上不去，对工作也没有什么兴趣。

二、浅谈工程档案归档质量控制的优化措施

（一）加强工程档案管理人才的培养。构建一支专业素养较高的团队。这里的团队指的是档案管理人员，也就是管理层的人员。档案管理工作的特殊性和重要性不言而喻，所以不仅要对档案工作人员进行素质培养，更要有一个高素质的管理团队。那么，如何去组建一个高质量的档案管理团队呢？第一，可以出台一套完整的奖惩制度，并且把职责划分细致，精确到每个人该干什么，奖惩分明。把工作态度和薪水牢牢联系在一起，这样绝对可以提高员工的工作积极性。第二，定期开展内部培训。让员工和管理层的专业素质得到提高，来紧紧跟上不断发展的时代潮流。

（二）加强对工程档案资料收集的管理。在对工程档案资料进行了相关的整理之后，发现在整理的过程当中存在着复印件不清晰的情况，导致后续的档案资料混乱。首先，要加强对于建设工程档案管理人员的思想意识培养，加强每一个员工的安全责任意识，在日常的建设工程档案管理工作当中，一旦发现了问题或者说是问题出现的隐患应该及时上报。档案管理人员要树立自身的意识，从档案管理的基础工作出发。其次，在收集资料的过程当中，一定要做好及时的上报工作，对于影像资料进行及时的封装文件，这样一来可以避免因为档案太多造成的文件遗失情况。最后，在上报文件和档案复印件的时候，在回复签收之后要进行扫描，用原件进行复印件的替换。一定要规范档案上报的程序，避免文件和资料出现混乱的问题。

（三）做好工程档案文件资料的整理工作。建设施工单位可以选用专门的档案管理人员进行档案建立的活动，并且档案挂历人员一定要与档案部门的工作人员时刻保持着练习，在有关人员的指导下进行工作，建设单位要把文件和资料的归档要求及时的提供个施工单位，与此同时，文件资料的形成活动也要得到开展。

（四）加强对施工单位归档的验收管理

在建设工程档案管理部门进行施工项目验收的过程当中，施工单位一定要收集到所有的档案资料，避免出现影响建筑施工质量的情况出现。一定要保证档案和文件的完整度。要及时的和有关部门进行沟通和协商，如果在档案管理和归档过程当中发现了问题，一定要第一时间上报。

（五）加强工程档案管理信息化的进程。要充分意识到工程档案管理信息化的意义，意识到把信息化管理应用到工程档案管理信息化建设当中的重要性。对于整个建设工程的管理人员来说，一定要改变传统的管理思想和管理理念，对于当今时代之下的信息化技术要有一定程度上的了解，并且要看到信息化技术在工程档案管理中的应用，给档案管理所带来的便捷性。并信息化建设在工程档案管理当中能够大大提高工程档案管理的效率和管理水平，信息化建设在这方面的作用是无可替代的。不仅仅是建设工程管理层的人员要树立相关的意识和抛弃传统的管理理念，建设工程的工作人员也要进行相对应的思想意识的改变，这样才有利于信息化建设在工程档案管理方面取得更加良好的进展。建设工程档案管理信息化还有一个问题，那就是相关的法律法规系统并不完善，这就导致了很多心怀不轨的有机可乘，利用国家或者企业的机密文件来进行一些违规的操作。针对这个问题，国家和相关的政府部门可以出台有关的法律法规，健全档案管理信息化的制度，制定相关的标准。不管是一般的档案还是机密档案，所有的档案管理信息化都要符合国家以及相关部门所要求的标准。还要不断提高档案管理信息化的标准化程度。

结语：综上所述，工程档案的归档是工程项目顺利开展的前提和必要条件。现如今工程档案归档中还存在着人员素质低下等问题，要不断提高档案归档人员的综合素质，改变传统档案管理的思想理念，一步一步促进我国建设企业的发展。