浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

刘天琪 长春市标准研究院（长春市WTO/TBT咨询中心）

引言：众所周知，档案是事业单位发展过程中非常基础的部分，对档案进行管理，有利于体现事业单位整体的管理效果。特别在当前的电子信息技术发展的过程中，对电子档案管理模式进行优化，要对档案实体进行信息化储存，具有明显的优势，将电子档案储存在计算机硬盘中，不占据实体空间，同时，利于对信息进行保存，及时进行整理、查阅、补录，有利于提高管理的效率。然而，在具体的实践过程中，电子档案管理也存在着一系列的问题，要对档案信息的规范和标准进行落实，加强电子档案管理模式的优化，形成新型的策略，不断推动事业单位内部管理效果的提升。

一、事业单位档案管理所具备的特征

事业单位档案保存大量的社会活动信息，涉及到多个领域对数据进行记载，有利于使得事业单位内部管理效果提升，同时，事业单位的档案也包括人事档案，有利于对人员进行合理的配置，对现有的必备材料进行保管，可以使得。事业单位进一步抓住经济发展和内部管理效果的机遇。除此之外，事业单位档案管理具有一定的服务性特征，对各行业的信息进行收集汇总，参与社会市场，对资源进行合理调配，可以给相关部门提供信息、查阅咨询和借阅等服务，具备公共服务的特征[1]。

二、事业单位电子档案应用的意义

事业单位在当前的信息时代下，对信息进行采集、对比、归档，要充分的借助信息技术。首先，在传统的档案管理过程中，遇到的应用需要投入大量的资金，同时，容易受到外部因素的影响而造成损坏，修复的过程中会造成资源浪费，而利用电子档案可以有效的节约成本，提高档案的利用效率，建立电子档案的管理系统，将信息录入到计算机，利用电子文件的形式，具有较强的包容性，可以更好的将文字、图片、音频、视频等转化为数据[2]。其次，利用电子档案，可以提高工作效率，进行信息数据的传输和修改，可以自动生成目录和检索条，输入关键词即可查阅，使得事业单位人员的负担减轻。同时，电子档案可以进行远程的操作，可以降低异地办理的难度。最后，电子档案储存相对安全和稳定不易受到外部环境的影响，通过索引和关键词进行搜索，可以提高档案利用的精准性，为各人员提供有效的服务。

三、事业单位电子档案管理过程中所存在的问题

事业单位在进行电子档案利用的过程中存在着一系列的安全隐患：首先，电子档案管理系统本身存在漏洞，在进行信息化处理的过程中，由于系统本身防护功能较弱，容易出现入侵和信息篡改的问题。其次，电子档案管理方面存在漏洞，缺乏对电子档案载体的重视，在利用移动硬盘和光盘进行备案的过程中，没有对具体的操作进行严格规范，缺乏对电子档案管理的分级与细化，使得存在的不安全因素较多。最后，缺乏对电子档案管理的有效监督，电子档案管理人员在进行档案管理与技术应用的过程中，要不断提高自身业务能力，同时，要注重对自身思想道德素质的提升，然而由于部分档案管理人员缺乏培训，没有形成正确的职业素养，对于电子档案容易出现一些消极的现象，工作人员的工作量大，在进行转岗流动的过程中，没有进行及时对接，也会导致档案管理存在问题。

四、促进事业单位电子档案管理模式优化的具体策略

（一）加强系统安全建设

事业单位在进行电子档案管理模式应用的过程中，要加大资金投入，对电子档案管理系统进行安全建设，对软硬件设施进行升级，要对访客的权限进行合理设置，发挥其防护的功能。

（二）加强对档案管理人员的培养

在电子档案管理模式应用的过程中，人员是其中非常关键的部分，对人员进行培训要包括对档案管理理论与技巧的掌握，提高信息技术应用的水平。因此，引导人员定期学习计算机安全和电子档案管理方面的知识，提高人员的专业技能和业务能力，使得在档案管理的过程中有效发挥作用。

（三）促进电子档案管理制度的完善

事业单位在进行电子档案管理的过程中要形成完善的管理制度，对观念进行转变，要服从电子档案管理部门的相关安排，对人员进行明确的职责要求，严格的进行考察和监督。另一方面，要求人员对电子档案管理办法进行执行，在工作实践的过程中，加强理论与实践的不断结合，从而使得结合事业单位的具体情况形成科学的电子档管理办法。

结束语：综上所述，事业单位在全面建设和发展的过程中，要加强档案的基础管理，注重电子档案模式的应用，具有较高的管理和利用效率，更好的满足社会发展的需求。同时，电子档案管理技术在多个领域内进行应用，要分析当前事业单位电子档案管理过程中所存在的各种问题，从多方面对档案信息的安全性进行提升，不断形成完善的电子档案管理系统和制度。加强对人员的培养，掌握信息技术进行信息的整理检索，保存有效的对档案进行提存转档，提高档案的利用效率，从而促进电子档案最大效能的发挥。