高校研究生学位论文档案的价值与开发利用

李殷青 （广西师范大学档案馆 541006）

长期以来，研究生学位论文的重要价值一直得到高度重视和开发利用。目前，国内外已建立起了多个相当完善的研究生学位论文数据库，如：国外的PQDD学位论文全文数据库，国内的CALIS高校学位论文库、中国学位论文全文数据库（万方数据库）、中国优秀博士/硕士论文全文数据库等，丰富的信息和良好的运行平台为用户提供了很好的服务。在这样的背景以及研究生培养快速增长的情况下，高校档案部门将面临越来越大的保管压力与越来越相对滞后的开发利用的矛盾。如何认识研究生学位论文档案的内涵和价值，做好开发利用工作，已成为高校档案工作者必须认真思考的问题。

一、研究生学位论文的特性和价值

研究生学位论文是高等院校及科研机构的研究生为获得学位而撰写的研究论文或科研报告。研究生学位论文有硕士学位论文和博士学位论文两种类型。一般而言，硕士学位论文是硕士研究生对某一学科某一专题前沿或空白或薄弱领域进行有一定深度，有独到见解的研究；而博士学位论文是博士研究生在某研究领域的创造性成果，其内容新、专、深、具有独创性，是学位论文中学术价值最高的一种。研究生学位论文具有下列特性：

一是新颖性。即学位论文探讨研究的内容新颖。硕士、博士学位论文，强调研究内容的新颖，要有创新，要求在前人的研究基础上，在空白、薄弱领域开展全新研究，要发现新问题、新情况，要有独到的见解，得出新结果。

二是学术性。就学术性而言，硕士、博士的学位论文的学术水平逐级提高。由于国家对硕士、博士研究生的培养在专业理论知识、科研能力和学术上都有严格的要求，而且学位论文是其获得学位的必须条件，是体现其学术水平的重要依据，因此，硕士、博士的学位论文的选题一般是某学科专业急需解决的、重要的，具有前沿性的理论或应用方面的课题，能代表和反映该专业领域当今的发展水平，要求在理论上有突破和创新，在生产上有使用价值，能直接或间接地起到指导和推动生产的作用，所以不少课题是国家各部委科学基金、国家科技攻关、国家教育重大研究、“863”和“973”高技术等科研项目，有的项目直接瞄准世界先进水平，加之导师的严谨治学和研究生的刻苦钻研，以及校内外专家在答辨会上对论文的严格把关，从而使学位论文达到较高的学术水平

三是情报性。研究生为了完成学位论文都要参考大量相关的国内外文献，而列入论文之后的参考文献则是研究生本人认为最有价值或与本课题联系最密切的文献。这些参考文献是同类课题的最先进技术的资料汇集，成为丰富的情报资源。据统计，我国硕士学位论文的平均引文量在40篇，博士学位论文的平均引文量在122篇；

四是不公开性。学位论文在通过答辩后，大部分不公开发表或出版。学位论文通常为打印品，装订简单，印版很少，答辩后一般存放在档案馆、图书馆和所在院系资料室，只供某部门某专业的利用者查阅。

学位论文的特性决定了其开发利用价值。主要体现在以下几个方面：

一是学习价值。学位论文是学生取得学位而撰写的研究论文或科研报告，其新颖性和学术性，对利用者吸取这些新知识、不断丰富自己的知识体系具有重要意义；另一方面，学位论文的选题方法、写作技巧以及反映出来的创新思想和科研态度等，也是很好的学习之处。通过借鉴他们的经验教训，可以少走弯路，提高自己的研究水平。

二是查考价值。学位论文的情报特性，使其具有很好的查考价值。每篇学位论文的综述及参考文献，包含有相关研究的大量信息，为利用者了解相关学科专业的研究工作、发展水平和成果提供了查找途径，可以帮助查阅者开发思路，同时，可以避免查阅者四处搜集材料， 减少学习和科研工作中的重复劳动，节省了查阅者大量的时间和精力， 有利于科研的进展。

三是引用价值。硕士、博士的学位论文一般都是质量较高的论文，引用其观点、方法和研究成果，既可以作比较，又可以作为依据，对开展相关研究工作具有很好的借鉴意义。

二、研究生学位论文档案的开发利用策略

目前，有关机构和高校图书馆收集和利用研究生学位论文已相当成熟和现代化，建立了多个研究生学位论文数据库，提供研究生学位论文基本信息检索，甚至全文查阅和下载服务。但与高校档案部门归档保管的研究生学位论文档案比较，有两大不同。一是数量和内容不同：高校档案部门归档保管的研究生学位论文档案是本校全部毕业生的学位论文，包括了密级的学位论文，且还保管有与学位论文相关的选题（开题）报告，学位论文专家评阅意见书和答辩记录等材料，这些材料凝结了导师的心血、专家切实的评价和对当时研究前沿的考虑，倍加珍贵，而前述的数据库（系统）中没有。二是开放程度不同。高校档案部门保存的部分学位论文有密级，开放利用有一定的限制，但可以在一定范围内查阅。在这样的情形下，高校档案馆必须解放思想，大胆创新，提高现代化管理水平，依托自己保存的更为丰富、全面的学位论文档案资源，强化学位论文档案信息开发工作，开展独具特色的服务，才能发挥学位论文档案的作用。

（一）完善制度，强化收集归档，丰富馆藏

“巧妇难为无米之炊”，丰富的馆藏是开发利用的基础。完整齐全的学位论文档案，应包括学位论文，学位论文的选题（开题）报告、专家评阅意见书和论文答辩记录等相关材料，这是档案部门能开展更有特色的学位论文档案利用服务工作的前提。为此，需要完善制度来使收集归档工作规范化、科学化，要明确研究生管理部门、研究生本人的责任和要求，采取切实有效的措施，保证学位论文及相关材料齐全完整归档。如：将研究生学位论文和相关材料归档工作与研究生管理部门以及相关责任人的考核结合起来，将研究生学位论文提交档案部门归档与研究生领取毕业证书联系起来。目前，在电子文档比较普遍的情况下，档案部门应完善和应用学位论文电子全文网上提交管理系统，要求毕业生在提交纸质论文的同时，通过网络提交电子版学位论文。档案部门要做好检查督促工作，与研究生管理部门、各学院加强沟通协作，保证归档材料齐全完整，按时按质归档。

（二）应用现代化手段，加强学位论文档案信息加工，提供多种学位论文档案专题资料

首先，编制规范完善的学位论文档案目录。学位论文档案目录是开发学位论文档案信息资源的钥匙，是利用者获得学位论文档案信息的媒介和工具。在现代技术下，应充分利用数据库技术或档案管理系统，按照统一规范的著录标准建立完善的学位论文档案目录数据库，编制各种检索工具。特别需要注意的是，要对学位论文进行科学分类，并在数据库中加以标识。如：按学科、专业、研究方向（问题）进行分类，方便利用者进行多途径检索，实现又快又全面地查找到相关的学位论文及相关信息资料。

其次，编辑学位论文档案文献汇编。建立学位论文中英文摘要数据库、学位论文引文数据库，力争将学位论文的选题报告、论文评阅书（专家评审意见）、答辩记录等与学位论文相关的材料数字化，并建立数据库。这些数据库的建立，并通过管理系统的有效管理，可以根据需要自动形成针对不同利用者或不同类型的专题资料，为利用者提供全面的、深入的服务。

再次，编写综合性学位论文参考材料，即选择不同类型的学位论文从纵向和横向进行综述，多角度分析同一问题研究的发展变化，包括：研究方向、方法、手段、成果等，这些综述性材料，对利用者全面了解该类问题的研究情况具有很好的参考借鉴作用。

（三）正确处理好学位论文档案保密和开放的矛盾

由于研究生的学位论文有的是前沿研究，有的是发明创造，有的是国家高精尖项目， 有部分研究项目和成果是国家机密，属于保密档案，另外，学位论文由于没有发表， 存在知识产权或著作权问题，导师或项目负责人或学生本人可能要求限制使用。目前学位论文档案要求限制利用的现象仍然比较普遍， 据某高校统计，该校每年平均要求限制使用的学位论文约占全部论文的20%，有的高校甚至高达50%。限制使用与开放是一对矛盾，必须要正确处理好这一矛盾才能既保护好国家技术秘密，维护好作者的知识产权和利益，同时又能发挥学位论文档案的利用价值。一要正确设定学位论文的密级和保密期限，在不违反国家有关保密条例的前提下，鼓励研究生开放利用学位论文。同时，档案部门要规范做好解密工作，及时提供学位论文利用信息。二要制定学位论文档案管理和利用办法，对学位论文及相关材料（选题报告、学位论文专家评阅意见书、论文答辩记录）的使用做出规定，使之有利于保密、开放和体现作者的权益。在网络环境下，这一矛盾尤其要引起档案部门的重视，不要由于强调保密而束缚手脚，变得无所作为，而是要在《档案法》《保密法》和《著作权法》等法律框架内，解放思想，更新观念，积极开发档案部门保存的独有的学位论文档案资源，才能发挥学位论文档案的价值，才能体现档案部门的作用。

（四）做好宣传和服务工作

做好宣传工作对学位论文档案的开发利用具有重要意义，档案管理部门应通过网络、校报、广播、档案信息专栏等媒介，宣传报道档案部门学位论文档案馆藏信息、专题编研资料以及利用规定和办法，让各界人士和学校师生了解学位论文的特点、价值和作用，了解档案部门的学位论文档案馆藏特色，提高学位论文档案的知名度和吸引力。同时，提供良好的服务环境和先进的计算机网络检索平台，方便利用者有效查阅有关资料。

保管利用好研究生学位论文档案是高校档案部门的职责，义不容辞。高校档案部门只有以积极主动的、有为的态度开展学位论文档案的开发利用工作，体现学位论文档案的价值，才能激发档案工作者的工作热情，更好促进学校档案工作发展。