RPA技术助力中国石化降本增效与财务转型

2021-01-22张秀峰王琴

数字技术与应用 2020年12期

张秀峰王琴

(1.中国石化财务共享服务南京分公司，江苏南京 210000;2.卖卖(武汉)科技有限公司，湖北武汉 430000)

0 引言

从美国开始，大家普遍把制造各种软件机器人当成了一个新的行业，称之为Robotic Process Automation，中文翻译为机器人流程自动化，简称RPA。它是一套基于软件机器人乃至人工智能概念的新兴业务流程自动化技术形式。不管针对什么行业，不论企业规模大小，流程简单还是复杂，RPA都能胜任。RPA旨在以人类的方式操作流程，实施速度更快，并且可以与企业原有的IT系统、软件一起使用，轻松更改或更新以适应不断变化的业务需求。

典型的RPA平台至少会包含开发、运行、控制等三个组成部分。开发工具主要用于建立软件机器人的配置或设计机器人。通过开发工具，开发者可以为机器人执行一系列的指令和决策逻辑进行编程。运行工具是当开发工作完成后，用户可使用该工具，来运行已有软件机器人，也可以查阅运行结果。控制中心主要用于软件机器人的部署与管理。包括开始/停止机器人的运行，为机器人制作日程表，维护和发布代码，重新部署机器人的不同任务，管理许可证和凭证等。当需要在多台PC上运行软件机器人的时候，也可以用控制器对这些机器人进行集中控制，比如统一分发流程，统一设定启动条件等。选择适合公司需求和经营状况的RPA产品十分重要[1]。RPA产品介绍见表1。

表1 RPA产品介绍

RPA清账机器人，作为一种虚拟劳动力，利用其无侵入性集成、高效、准确、无人值守的优点，迅速解决了资金清账效率低、风险大、人员多的问题，相比过去的人工清账，RPA机器人每天只需10分钟就能解决过去2个小时的工作量，清账率同比提高8个百分点。并且程序在用户界面运行，而不受制于底层IT基础设施，不会大幅影响企业原有的IT基础架构以及业务流程。RPA取代这些人工操作，同时也可以降低员工压力，让员工专注于更有增值潜力的工作。

1 以需求为导向，积极深化应用RPA

中国石化销售企业资金监管系统是一套集成度高、流程控制严谨的系统，销售板块各业务系统以资金监管系统为平台，实现了从各业务子系统、银行到账信息与ERP系统间的无缝连接、互联互通，有效解决了资金安全隐患。该系统同时实现了资金监管与会计核算的职能整合，助力财务人员从核算型会计向管理型财务的转变。资金监管清账系统操作涉及的人员约3万人，涉及的范围广，资金流量大，操作频繁。现在人工智能时代，机器人流程自动化(RPA)的发展和应用，为企业清账提供了新的工作方法。该系统应用于28个省，约3.3万个网点，系统操作人员大约3万多人，队伍不可谓不庞大。这些操作人员分布在各下属分、子公司及加油站等一线网点，财务人员长期被巨大且繁琐的工作量所困扰，工作效率低下，财务人员的价值难以得到充分发挥。

资金监管系统的不足主要表现在两个方面：一是财务人员工作效率低下。每天财务人员都要导入各银行及第三方的资金到帐流水明细，进行现金到账勾选等重复性的工作。很多基层员工系统录入资金不及时，录入错误，导致最后难以匹配等，人为原因造成财务人员频繁的与基层人员沟通、修改、调整。二是财务人员的工作价值没有有效发挥。资金监管系统清账原则上应缴、实缴、到帐金额一致，即可清账，属于基础性工作。专业的财务人员长期从事这种导数、清账工作，财务管理思维容易弱化，导致管理未来的时间少，事后报告多，过程信息少，难以及时发现和防范风险。系统原因也会导致数据不完整、不及时，存在很多手工操作，数据容易失真，不能满足管理层的要求。

1.1 建设RPA平台，提供基础保障

信息系统的架构、功能以及与业务系统、其他财务系统的集成是系统规划的重要内容，关系着能否实现端到端流程效率和流程自动化的提升，所以平台的建设是RPA能否在企业中有效应用的关键。

RPA页面数据抓取的关键技术为核心，确保资金安全提高工作效率的前提条件下，围绕数据处理的基本要求，创建规则、展示规则、管理规则、优化规则并行，建设成新型管理平台；利用RPA模拟人工和非侵入性特点和技术，准确快速从银行卡及第三方等平台下载流水，智能处理并导入数据，完美的从手工转换成无人操作，提高数据处理的标准化，更大程度上保障了数据的准确性；企业积极协调销售公司信息管理部门开放RPA平台安全访问权限，创建地市用户。

1.2 以需求为导向，嵌入实际业务

在试点和使用过程中不断挖掘系统应用功能和深度，在管理转型和业财融合工作不断推进的环境下，以企业业务和财务管理需求为导向，坚持“在应用中完善，在完善中提升”的方针，建立和完善企业和共享公司的沟通协调机制，充分挖掘系统潜力，最大限度地发挥RPA机器人优势，深度融入企业实际业务，在实践中探索更广的应用空间，推进财务及业务再上新台阶。例如对资金监管系统中的差异清帐情况进行分解，从网点、日期、业务类型和支付方式上进行分类，在进行自动处理数据可行性进行分析，最后决定只有满足其中四种情形的数据运行自动处理操作。

1.3 梳理流程，推进自动化操作

试点过程中对资金监管系统中现金审核确认、POS流水处理导入、预收业务日结、清帐、失败数据处理、生成无到账、POS拆分处理、第三方审核确认业务流程进行梳理分解，全面掌握资金监管系统中资金确认核算环节的应用现状，在公司开展加油站层面风险体系建设的机会下，梳理最新的清帐和差异处理流程，细化原因分类，寻找方式方法，明确各层级职责，坚持按照“流程合理、及时安全、监控有效”的原则，对流程进行RPA应用评估，对不清晰的流程进行再完善，通过RPA功能界面及后台程序完成流程及规则的设定，最后由RPA机器人执行定制好的流程，完成无人流程化任务。

1.4 建立关键用户管理机制

RPA机器人上线后，除了原有清账人员，每个地市均设置1名监管系统和RPA应用关键用户。同时在钉钉APP中创建RPA关键用户群，主要用于分公司管理员、RPA项目组与地市公司关键用户交流，强化项目管理。第一在分公司群要求有问题在关键用户群反馈解决，互相交流学习，项目组对提出问题及时解答和处理，一起探讨各层级用户的需求；第二针对RPA的应用分公司对关键用户开展线上线下双向培训，并组织试点单位分享经验，项目组不定时讲解和展示系统运行规则给地市人员研究探讨。管理要求由关键用户统一管理收集反馈地市公司需求和问题，形成逐层统一管理机制。由于关键用户人数较少，群人数也相应较少，在一定程度上缓解了群聊沟通由于聊天记录较多关键信息经常被覆盖、沟通效率低下的问题。

1.5 优化岗位深挖管理潜力

传统思维模式下，财务部门往往把自己封闭在数字的城堡中，将会计核算、费用报销等作为自己的核心工作[2]。财务组织也相对分散，建立自己的标准等，相互之间没有经常性沟通，这种分散式的财务组织无法在不同的业务单元实现负载均衡。重核算、轻管理目前普遍存在，员工一人多岗繁杂的工作应接不暇，难以有效的记录、识别和防范相关的风险。RPA机器人上线前，加油站的数据导入、数据核对、异常处理均由财务人员手工完成，一个分公司一天的清账量大约需要3-6名清账人员大约花费一天时间才能完成。RPA首次运用到企业的清账业务中来，改变了企业的用工方式，由“劳动力密集型”转变为以加油站基础数据录入准确为导向。企业合理的进行人员调整，一方面把对系统和核算工作比较熟悉的少部分人员保留在关键用户岗位，参与到加油站层面基础数据管理中来，提高与加油站的协调沟通能力，另一方面把原来大部分核算人员调整到其他管理岗位中，发挥财务管理优势，提高人岗匹配度，释放压力让员工集中精力到某一项管理工作中。使企业业务部门有精力专注于客户价值的提升，业务成长的挖掘和人才培养。

在过程中发现加油站基础数据录入质量决定了网点核算工作的质量，完全准确的数据不仅能提高清账准确性也能提高清账的速度，减轻协调沟通工作，提升整体的财务管理工作水平，所以基础数据时整个核算过程中的重点难点。RPA的应用，财务人员从核算工作中解放出来全力投入到提高网点基础数据管理工作中，从传统的财务、业务、片区、加油站层级沟通模式改变成了财务、加油站的沟通模式，各地市公司通过建立加油站管理群和电话与加油站员工进行沟通协调。

日常利用加油站的督查机会，跟业务部门和督查队一起到加油站进行日常检查，要求每周要检查2～3座加油站，对日常资金录入或者网点资金经常有问题的站点重点帮扶，同时，保留1～2个财务人员关注RPA界面清账数据，同时查看未能清账数据，与加油站员工直接对接分析原因，简化对账流程和核算流程，把重点从后端的清账工作全流程的跟踪转变前端基础数据管理的工作，从数据产生源头——加油站进行监管，提高基础数据录入的正确性，提高清账效率以及节约清账时间，同时提升加油站层面风险系统的建设。

1.6 RPA在企业资金监管系统的运用

2019年9月RPA项目组基于现有监管系统功能和操作流程应用RPA(流程自动化软件)进行分析，确定试点和推广工作事项，先后在广西，云南、贵州、湖南等省石油公司进行推广实施，助力销售企业财务转型的工作推向新的台阶，RPA清账机器人代替人工清账正式步入一个新的起点。

自2018年财务共享中心全面承揽销售企业财务、HR、IT等业务，会计核算业务全部转由共享中心处理，但企业的资金监管系统清账工作，因点多面广，沟通成本高，一直保留由企业自行处理。作为人员密集型的资金清账工作，每天耗费了大量的人力、物力在数据导入、核对数据、人工清账等基础工作上。人工智能时代的快速发展，对企业财务转型有着巨大的促进作用。为提高企业资金清账工作的效率，2019年RPA清账机器人首次试点单位为广西石油分公司，从试点运行到全省推广完成历时近半年时间。通过运行效果来看，一是降低了企业人工成本，不再需要大量人力，每天进行数据导入、数据核对、人工清账等工作；二是提高了清账效率，如企业财务人员对一个县公司清账时间大约20分钟，运行RPA仅需0.2分钟，清账效率大大提高；三是可实现7×24不间断工作；四是可实现清账正确率100%，彻底告别因人为失误造成的错误。将财务人员从大量重复性、机械的、低价值的工作中解放出来，更加集中精力于创造性的高价值工作上，增强企业核心竞争力[3]。

RPA智能清账技术目前应用于销售企业资金监管系统银行卡及第三方明细导入、现金手工到帐勾选、银行卡及第三方到帐勾选(多对多)、清账情况查询及处理、差异清账处理、ERP记账结果查询及处理、预收ERP记账数据维护、银行卡POS导入情况汇总、生成无对账明细网点到帐凭证等9个业务模块。共享RPA项目组、分公司和试点企业经过紧密协调沟通，以相互负责相互支撑的态度确保完善数据获取、导入、勾选、清账、记账处理，在应用中探索，在探索中总结，采用人机结合的方式发现问题，应用效果较好，达到了初步预期的目标。

初期RPA运用于共享中心较多，费用报销付款凭证制证、资金结算收付款凭证制证、应收和直批客户清账、坏账准备计提、资产和成本WBS维护、应付发票校验、HR薪酬发放、IT运营平台用户管理等业务领域使用。再后来延伸到企业用户层面，对企业的资金监管系统实施清账，为使企业的财务人员从低效的导数、清账等工作中解放出来。RPA清账机器人提高效率的前提，归于数据源头，站级前端数据质量的提升是关键。前期财务人员疲于导数、对账、清账等量大，重复性的基础工作无法抽身。RPA上线后，财务人员从核算型转变管理型，有更多的时间参与到基层管理，同时也能有更多的时间发现分析差异数据，前期联合业务部门对加油站站长开展资金监管系统和业务资金管理培训，例如如何处理资金池预收团购，如何在资金监管系统录入资金，分清各类业务类型和支付方式，把加油站层面的资金操作形成文档下发；加强加油站基础数据检查，进一步提升财务基础工作。

目前试点单位RPA在资金清账层面的应用取得了不错的成效，清账覆盖率达到100%，一次清账率达到85%以上，基础数据得到量的提升。基于在试点单位取得不错的成效和积极收集地市公司的需求，南分共享RPA项目组协同广西公司已于2020年3月正式推广于全区，共14个地市公司、100多个片区、1300多个网点。为满足客户需求，全面发挥共享中心专业化、一体化、数据化优势，通过全面优化系统提升、优化简化业务流程，目前在湖南、贵州、吉林等省进行推广实施，后期将在全国其他省市进行全面推广运用RPA技术，为企业降本增效，助力企业财务转型。