浅谈项目部综合办公室管理服务

陈晓霞 姚瑞 赵利斌

摘要：项目部综合办公室管理中，业务能力的提高，是做好综合办公室管理的前提，有较好地统筹能力，是做好综合办公室管理的过程，良好的对外沟通能力，是做好综合办公室管理的必要性，组织职工之家、党建活动，是项目形成凝聚力的基本条件，加强项目文化宣传阵地的建设，提升企业知名度

关键词：综合办公室管理;业务能力;统筹能力;对外沟通能力;宣传阵地;凝聚力

综合办公室管理在现项目阶段，扮演着必不可少、缺一不可非常重要的职能部门。本文就针对项目部办公室岗位的重要性，围绕项目综合办公室管理人员应具备的基本条件和综合办公室人员在岗位上存在的意义两个方面展开论述。

1  项目综合办公室管理人员应具备的基本条件

1.1业务能力的提高，是做好综合办公室管理的前提

一个项目从开工筹建，需要综合办公室人员提前为项目办公区域企业文化宣传做相关准备工作，包括企业品牌标识、办公会务设施、项目标准化建设、相关企业核心价值理念宣传等内容。

在过程中，需要对进场职工安排宿舍，并对宿舍整体实施管理，要求职工爱护室内设施，严禁私拉乱接电线、爱护宿舍公共物品，并成立宿舍检查小组，定期对宿舍进行检查，經评选后，宿舍分数最高者颁发“流动小红旗”，以资奖励。

对生活区公共环境实施管理，要求职工严禁在生活区域内随地大小便，爱护生活区公共设施，以寝室为责任制，实行“门前三包”，将垃圾倒入指定地点，共同参与生活区内社会治安综合治理建设，配合项目部防火、防盗、防电。

对车辆使用实施管理，要求项目部所有车辆由综合办人员统一管理，专人调配，各部门人员用车，提前半天向综合办报用车需求，公务用车一律填写用车申请单。

对食堂实施管理，要求食堂人员必须持健康证上岗，讲究个人卫生，做好防腐烂、防霉变、防止蚊蝇鼠害工作，定期对餐具、储藏室和厨房进行消毒处理。

对食品安全实施管理，要求设立食品和食品原料采购查验管理制度和食品卫生保障制度及从业人员食品安全知识培训、健康检查制度和食品留样制度。

对业务招待费实施管理，要求业务招待的使用应坚持需要、合理、节俭、适度、事前安排的原则。综合部为业务招待费的主控部门，所有业务招待费由综合部统一管理。

对会议实施管理，综合办公室人员负责会务工作的统筹，并做好会议记录，经领导批示后，执行签发。

对文件收发文实施管理，要求所有外来文件由综合办公室人员签收、审核，及时给领导批示，然后发文执行。

对办公用品实施管理，综合办公室人员是项目部办公用品的主管部门，应指派专人负责办公用品的采买，并做到入库、领用、登记、出库。

对项目部印章实施管理，要求综合办公室人员要专人负责管理印章，并建立用章使用记录。

对劳动纪律实施管理，要求对所有人员进退场实施有效管控，负责人员进退场的协调工作。

对考勤休假实施管理，负责项目员工的考勤工作，做好公司人力资源相关政策制度的宣贯工作。

对教育培训实施管理，组织对员工进行岗前培训、在职培训，并进行培训结果的分析与反馈。

在这其中，业务能力的提高就是一个关键，这是对综合办公室工作最基本的条件，综合办公室人员始终发挥着一个上传下达、综合协调、参谋服务的纽带作用。

1.2  有较好地统筹能力，是做好综合办公室管理的过程

综合办公室虽说是行政管理工作过程中信息沟通的中枢神经部门，但在其他工作环节中也会是统筹部门，如《项目本年度工作总结及下年度工作计划》《项目本年度培训计划》《项目总体综合应急预案》…内容编制时。凡是涉及项目总体的资料编辑，就需要由综合办人员进行全面统筹，明确各部门的责任，合理分工，责任落实到人，动员各部门行动起来，上下统一、齐心协力，整体将工作在指定时间内推进，确保工作保质保量完成。

1.3  良好的对外沟通能力，是做好综合办公室管理的必要性

综合办公室作为一个综合协调部门，要求具有上传下达和高效的执行能力，因此有良好的沟通能力，是做好该工作的重要性。

良好的沟通是工作开展的开端，通过沟通，我们获取了自己想要的信息，进而更好的去服务工作，同时也推动了工作的进程，大大提高自己的工作效率。就综合办公室工作中，业务接待、会议发言、领导决策的传达、岗前培训、同事间的交谈，无不彰显着沟通在其中发挥的作用。

沟通是信息的命脉，是精神的传达，同时也是我们个人素质、文化水平、道德修养、能力要求的进一步体现。

2  综合办公室人员在岗位存在的意义

2.1组织职工之家、党建活动，是项目形成凝聚力的基本条件

综合办公室人员作为职工之家、党建活动的主要组织者，要充分以“服务大局、激发大家党性修养，争做新时期合格党员”为原则，将员工的积极性和创造性通过“职工之家”“党支部”这两个载体充分调动起来，要以突出工会维护职工合法权益、以坚决贯彻党的基本路线为基本职责，开展各项活动，体现和谐、创新、红色传承、坚定理想信念、“不忘初心、牢记使命”的主题，同时以职工为主体，以员工的满意度为评价依据原则，从实际出发，求新、求精、循序渐近、与时俱进。

通过以关爱职工生活为出发点开展丰富多彩的文体活动、竞赛活动丰富职工的业务文化生活，从而提高项目凝聚力，增进职工间的了解，营造和谐、积极向上的文化氛围。

2.2  加强项目文化宣传阵地的建设，提升企业知名度

随着互联网信息的迅猛崛起，项目在建信息、企业文化信息的宣传显得尤为重要。项目部作为企业的通讯站，而办公室人员作为宣传工作的主要人员，“笔下功夫”就显得至关重要，这就需要办公室人员要坚持围绕中心、服务大局，坚持团结鼓劲、正面宣传，坚持理念创新、手段创新，大力宣传项目，要充分发挥新闻宣传舆论导向作用，以“内聚人心，外树形象”为目标，为项目发展、稳定营造良好的舆论环境。

同时，综合办公室人员针对上级贯彻的学习文件、上级组织的各类征稿文件，要组织项目所有人员积极参与，共同营造人人争当通讯员的文化氛围，为项目宣传做贡献，努力加强项目文化宣传阵地的建设，提升企业知名度，更好的开拓市场，做市场开拓的润滑剂、调味剂。

总言而知，综合办公室管理是集经理部、人力、工会、党建为一体的综合型、服务型岗位，是项目部的一个形象窗口，同时也是项目部建设企业文化的有效载体部门，在项目部各项工作环节中是必不可少、缺一不可非常重要的职能部门。

参考文献：

[1]王涛.浅谈办公室沟通的重要性和必要性. 才智，2010（29）231～231