企业档案管理前言动态及策略探析

刘 丹

（富利建设集团有限公司成都分公司，四川 成都 610000）

1 数字环境与数字经济

我们所处的环境中，信息的存在方式越来越趋向于数字形式，并以数字技术为运作规则。今天我们能在不同的空间、不同的地区，通过网络来连接，这就是一种数字生存的方式，也是数字时代的一个非常重要的特征。作为经济学概念的数字经济，人类通过大数据（数字化的知识与信息）的识别、选择、过滤、存储和使用，引导、实现资源的快速优化配置与再生，实现经济高质量发展的经济形态。这是一个数字技术由个别应用到深化应用的过程，从电子商务信息技术仅仅应用于交易到数字商务信息技术从产品的交易环节延伸到制造等环节再到数字经济信息技术在整个经济活动中应用，并由此带来了整个经济环境和经济活动的根本变化，不仅有工厂活动的数字化，还有服务业务的数字化等。

2 数字环境下档案工作的变化

档案工作者是经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，我们管档案到管档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革的过程。

信息以01二进制数字的形式直接记录

信息记录在纸质载体等实体介质上

在数字环境下，档案工作从纸质文件到电子文件档案载体的变革，使得档案载体数据类型繁多，数据异构性更强，未来档案馆可能是数字形式的，可能就是机房。现在的档案柜架，未来可能会被服务器所替代。

3 管理思想与管理要求的变化

在传统环境下档案室业务活动完成后留下的副产物，而数字环境中依托信息系统将文档管理嵌入到各行各业的业务流程当中。对于档案的“四性”（准确性、完整性、可用性，安全性）检测也更加方便快捷。传统环境下的四性检测以人工判定为主，核验签字用印情况、清点页数、份数，查看内容是否清晰可辨，在数字环境下以算法辅助下的机器判定为主，通过计算机检测电子文件的四性。档案保管利用在传统环境下采用双套制，较为重藏轻用，重视纸张等实体介质的长期保管，但对档案信息的著录和标引还比较浅显，内容开发不足。数字环境下档案保管利用向单套（轨）制转变，更注重信息资源的开发利用，希望档案信息可以直接转化成生产要素。

4 数字环境下档案工作面临的挑战

4.1 从技术层面来看，档案信息资源应该怎么管理

档案信息资源通过业务前端（业务系统），将业务系统与档案管理系统衔接，通过业务系统转入预归档处理系统，打通业务系统电子文件在线归档与接收，将业务系统文件移交档案资源管理系统此操作需遵从相关的业务和技术规范。预归档处理功能的实现，也就是如何将业务系统资料移交到档案系统的方案，当下仍然在根据业务系统进行改造。

4.2 从业务层面来看，档案信息资源应该怎么管理

归档范围的确定，鉴于电子文件存储边际成本急剧下降，且知识管理证明了过程文件的价值，那么大量过程文件、数据和报表等是否归档？各类失败/没有最终执行的项目，其相关文件是否归档？电子档案的销毁鉴定还需要制定保管期限吗？大量已到既定保管期限的文件是否确需销毁？这些种种问题使得档案鉴定工作受到冲击。

4.3 人才方面的挑战，技术能力总体欠缺，存在被陆续淘汰的风险

数字环境下的档案工作，人才稀缺，档案管理人员学什么，需要学多久，怎么学？能不能学会？是否可以学以致用？对职业发展有什么帮助？

5 档案管理工作策略

5.1 专业视野与责任心

档案工作通常不直接产生利润，往往属于“重要不紧急”的事项，档案人员需更专业、更有担当。坚守职业道德，心有底线；不轻易推托，重视移交人的建议和反馈，跟进到底；紧抓机会，勇于承担重任，锻炼自己；

5.2 主动介入、主动协调，争取共赢

了解公司、本单位的业务开展情况、系统上线情况，把握年度工作重点，看能不能和档案等工作关联上“找令箭”；积累业务基础知识，对希望推动的事情要主动去催、去跟进；不懂不清楚的多问，怕打扰别人的可以合着其他问题或工作一并去沟通，拓展人脉圈。

主动向上级汇报进展、遇到的难题和预期【解决方案】；定期、主动向上级反馈亮点工作和遇到的重大问题。事涉多人乃至跨部门的，尽量先试着协调，主动解决；了解对方（部门）的具体需求，澄清误会，达成共识，共同推进。

5.3持续学习，及时回顾复盘

学什么？学习所在行业的基础术语、业务流程及其关键节点；结合所在行业，学习档案界新动向，特别是新制度新标准；学习热门信息技术的基础原理、应用案例，思考在档案工作中的应用方向。

怎么学?通过学历教育、继续教育；日常自主学习：微信公众号、在线讲座。

参照项目复盘AAR，即After Action Review，行动后学习机制，又称行动后反思或事后回顾，是目前知识管理实践中应用得最为广泛的工具之一。通过目标-结果分析-总结四个维度分析，改进不足。

6 结语

企业档案管理对企业经营发展具有特殊的推动作用，能提升企业规范化管理水平，及时发现企业运转过程中存在的问题，保障企业稳定发展；能有效提升企业的经济效益，将信息资产转化成为企业带来经济利益的重要资源要素；能有效提升决策的合理性、科学性，通过对档案信息资源的分析，审时度势制订出切合实际的企业发展方针和发展规划。