水利档案管理从传统向现代方式的转变研究

郑 杉

（西安市氵皂河沣惠渠管理中心,陕西 西安 710018）

0 前言

水利档案即在开展水利业务活动过程中形成的、具有留存价值的信息记录,其形式多样、信息具体,为后期开展水利业务活动或查询等工作提供有利的支持。现阶段,纸质档案与电子档案共同作用于水利档案管理工作中,这既是我国水利档案管理的特点,也是水利档案管理工作的核心。虽然在我国科学技术快速发展背景下,纸质版水利档案逐渐暴露出一系列的运行弊端,但是作为我国最原始、最基本的档案管理工具,仍然发挥着重要的记载作用,同时电子档案的功能和作用也变得越来越重要。如何协调纸质档案与电子档案之间的关系、有效发挥其各自的优势以及促进传统档案管理朝着现代化、信息化发展,成为水利档案管理工作发展的重中之重,因此,应该加大水利管理部门对于水利档案管理的重视,促进水利档案管理工作的深化改革,实现水利档案管理的现代化发展目标。

1 转变水利档案管理方式的重要性

1.1 提高水利档案管理工作效率

水利档案的主要功能就是记录和保存水利活动相关的数据及信息,对水利活动的顺利开展具有重要的影响作用。随着时代的发展与社会的进步,促进水利档案管理的变革已经成为不可逆转的趋势,是实现水利事业可持续发展的重要保障。例如,在进行水利工程相关信息的检索与查询时,传统的纸质档案管理方式不仅效率低、工作量大,还可能会因为人工操作失误引发不必要的麻烦,进而影响工程整体质量。电子档案管理是纸质档案管理的传承与优化,保留纸质档案管理的优势,对其不足进行更新与完善,从而在提升工作的效率与质量的同时,节约工作时间,降低档案管理成本,促进档案管理事业更快、更好的发展。

1.2 实现水利事业的现代化

水利档案是水利事业兴起、发展及各种水利问题处理办法的记载,同时记录和保存了许多典型的水利活动,对未来水利活动的开展及水利事业未来的发展具有很强的借鉴意义[1]。如果在今后水利工程活动开展过程中出现难以解决的问题,就可以充分利用水利档案,查阅、检索相似问题的解决办法,吸取经验教训,减少类似问题的发生,促进水利工程活动的进程。除此之外,促进水利档案管理从传统模式向现代模式的转变,可以实现开放、共享档案管理模式,同时促进档案管理朝着多样化、具体化发展。近年来,随着我国社会经济的高速发展,人们的生活水平得到有效的提高,人们越来越注重生活的品质,由此加大水利工程的建设要求,同时也加剧水利档案管理的工作负担。现代电子档案有效利用了计算机等先进技术,不仅增强了水利档案的存储能力,扩大了存储空间,使得电子档案可以存储更多的资料,也有效提升了水利档案管理的效率与质量,减少一些不必要的流程与麻烦,促使水利工程活动高效、合理的开展,为水利事业的现代化发展打下扎实的基础。

2 促进水利档案管理从传统向现代方式转变的有效对策

2.1 优化并完善水利档案管理制度

水利档案管理工作是一项相对复杂的工作,在新时代发展背景下,应该不断优化并完善水利档案管理理念及方式,促进水利档案管理工作的转型升级,但是当前在我国水利档案管理过程中仍存在方法落后、制度不完善等问题,制约水利档案管理工作的现代化发展进程。要想有效提升水利档案管理工作质量,水利管理部门应该根据市场的发展变化及自身档案管理的发展需要,对档案管理方式进行合理的调整与完善。第一,完善水利档案的保密制度。在记录和保存水利档案的过程中,部分的水利科研成果资料以及水利工程数据是需要保密的,因此要做好水利档案的保密工作,尤其是要加强水利科研成果的保密性。完善档案保密工作、提高对档案的保密性,既有利于促进水利档案管理工作更好的开展,也有利于为个人工作成果提供重要的保障。第二,建立档案管理岗位责任制度及问责制度,明确个人的工作职责,以此促使档案管理人员树立正确的工作态度,提升对档案管理工作的重视。第三,加强对水利档案管理重要性的宣传是科学开展水利档案管理的有效途径之一。可以通过在施工现场张贴海报、举办“世界水日”活动、“水利成就”展览、讲座等方式加强宣传,提高大家对水利档案管理工作的认识[2]。

2.2 改进水利信息采集与整理工作

由于水利信息繁杂、种类较多,因此在进行水利信息采集与整理时存在较大的工作难度。一般在进行水利工程信息采集与整理时,可以根据水利工程的具体情况,选择追踪采集或分阶段采集两种方法。例如,对于一些用时短、档案信息采集与整理相对便利的水利工程,可以选择追踪收集的方法,该方法针对性强、效率高,能够有效缩短信息采集与整理的时间,降低工作失误率,提升档案管理质量；对于一些用时长、档案信息采集与整理相对复杂的水利工程,就可以选择分阶段收集的方法。在进行信息收集时,需要明确划分收集时间段和内容,确保水利信息初始数据的完整性与精准性。采集结束后,就需要对所收集的信息进行有效的整合,并根据上级管理部门的要求与建议,对文件、录音、图像等进行合理分类、归档,并按照顺序编号,为今后的查询与检索工作提供方便[3]。

2.3 加强档案队伍建设

档案管理人员是档案管理工作重要的实施者与执行者,因此应该提高档案管理人员的职业素养,使其充分认识到档案管理的重要性,从而在实际工作中,不断学习并积累专业知识,并加强对计算机技术等先进技术的了解与掌握,提升档案管理质量,使其满足新时期水利活动的建设需求。另外,水利管理部门应该加强档案队伍建设,摒弃当前落后的、封闭的档案管理方法,根据自身的发展状况,并结合市场的发展方向,加强水利档案管理的现代化建设,促进各个部门之间的沟通与合作,从而切实有效的落实水利档案管理工作[4]。另外,还要加强水利档案管理人员对现代电子档案的重视度。通过培训,使档案管理人员能够充分掌握电子档案管理的方法与技巧,从而提升水利档案管理水平。

2.4 建立水利档案网络化信息管理系统

当前部分地区的水利管理部门对于水利档案现代信息管理操作系统认识不足,认为水利档案现代信息管理操作系统只是简单的进行数字化和程序化,然而单纯的数字输入已不能满足用户的使用需求。因此,应该在此操作系统输入时应选择最有效的信息,并保证信息录入格式的规范性与科学性,同时还要创建完善的数据库操作系统,提升相关水利信息查询与管理的效率。传统的水利档案管理部门多以纸质的形式进行信息的留存,在进行信息录入时不仅耗时长,准确率也难以保证,而网络化信息管理系统能够将相关信息直接扫描到数据操作系统,不仅有利于减轻人工工作量、节约工作时间,也有利于提高信息的精准度,为人们提供更加便利的查询方式,从而加快我国水利档案现代化发展进程。

2.5 加强法律保障

要想促进传统水利档案管理方式向现代化方式科学高效的转变,就必须加强法律保障,充分发挥政府部门的主导作用,出台一系列相关法律法规,保证水利档案管理工作能够有法可依。只有不断健全相关法律法规,制定严格的技术标准,才能进一步明确电子档案的凭证价值和证据资格,避免人们对电子档案产生信任危机[5]。水利单位要依法管理档案,运用科学规划和技术标准,使档案管理更具依据。

3 结语

总而言之,水利档案是水利经营活动的重要记载,既记录着水利工作的发展历程,也对未来水利工作的发展方向提供有利的支持与引导。随着社会的发展变革,传统的水利档案管理已经无法满足当前水利工作发展的需要,促进水利档案管理的现代化发展是时代发展的必然要求。不同于传统的水利档案管理,现代水利档案管理以现代信息技术为依托,促进纸质档案与电子档案的有机结合,从而促进水利档案管理方式从传统向现代转变,进一步凸显现代档案管理的功能与优势,为用户及相关管理部门提供更加系统、全面的信息数据,从而促进我国水利事业更快、更好的发展。