事业单位改革中的文书档案管理探索

吴 迪

（山西工程科技职业大学，山西 太原 030600）

2017年山西省政府办公厅率先对所属事业单位进行了总体改革，2019年，省委省政府又确定省交通运输厅、省水利厅、省能源局为开展所属事业单位改革的试点，2020年全面推进事业单位重塑性改革。截止2021年3月，省直事业单位机构从1205个精简为370个，精简69%，编制从6.7万名减至2.7万名，精简近59%，省市两级任务基本完成，县级改革任务将于2021年6月底基本完成。

改革的总体目标是：将事业单位承担的行政职能划归行政机关，行政执法职能划转综合行政执法机构，主要从事生产经营活动的事业单位转制为企业，对职能相近、规模过小的事业单位实行精简整合、综合设置。其中，文书档案管理难度最大的当属由诸多小单位精简整合成立的新单位，其文书档案管理存在档案数量庞大、重复性较高、立卷归档不规范、管理水平参差不齐等问题。

1 文书档案管理现状分析

1.1 数量庞大

很多涉改单位成立时间早，按照文书档案管理要求，纳入档案管理范围的规范性文件、领导指示性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件、综合管理性文件的数量之大，成为档案管理不容忽视的问题。在实际档案管理过程中，因工作需要和管理实际，数量众多的不需纳入文书档案管理的，如普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，抄送件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录等，也被作为文书档案管理起来，并且未严格按照档案管理年限进行定期销毁处理，致使文书档案数量远远超出实际需求，降低了改革进程中档案管理的效率。

1.2 重复度高

改革前的各单位职能各有分工，但也有诸多交叉，同一规划（项目、计划）在实施过程中形成的各阶段文件，如立项评审、计划实施、竣工验收、绩效评价等会涉及到不同的单位，每个单位都会对相关的文书进行整理归档，其中各相关单位在实施过程中所形成的请示、报告、合同、纪要等，都在文书档案的整理范围，无形中提高了文书档案的重复性，也增加了文书档案管理的难度。尤其是一些规范性的规定、通知，如山西省财政厅《关于公布规范、取消和停征部分行政事业性收费（政府性基金）项目的通知》、山西省人社厅《关于印发<山西省工伤职工停工留薪期管理办法（试行）>的通知》等，因发文范围几乎涉及所有单位，其重复度之高也是显而易见的。

1.3 管理水平参差不齐

因改革前单位规模大小不一，并且以小单位居多，文书工作与档案工作往往没有明确的区分，多半是由办公室文书人员直接承担，对档案管理的重要性、严肃性缺乏深刻认识，对档案管理的专业知识掌握不够系统，档案人员不固定，随办随档，容易造成期限不准确、无法人为排序、同一事由文件过于分散、件号随机等问题。只有简单的收文、发文分类，立卷归档不规范，查借随意，档案工作质量不尽如人意。办公自动化水平不一致，档案组卷不规范，案卷号编制不规范，档案信息化建设缺乏统一指导。

2 新成立单位文书档案管理探索

2.1 档案的收集、移交

本着高效务实的原则，该部分工作以改革前的单位为基本单元，主要包括：对账外文书，也就是未经收、发文登记的文件进行收集，重点收集对象为领导班子和部门负责人，主要包括外出开会或参加活动带回来的文件，直接送到承办部门的文件等，收集过程中注意文书的完整性、是否为原件等；对照案卷目录逐条核实，是否有借阅后未及时归还的档案，对于未及时归还造成的缺漏、遗失由借阅人进行书面说明；制定《××××单位文书档案管理实施方案》，明确文书档案的收集范围，并明确标注各类档案的保管期限，制作统一的文书档案目录模板及录入标准，对目前的档案文书进行梳理登记造册，内容包括原收文单位名称、原案卷编号、成文时间、来文单位、文号、文件标题、文件类别等，并尽量采用选择下拉选项进行录入；对确定不在档案管理范围内的文书，登记造册后进行集中销毁，并填写档案移交清单。

2.2 重复性文书的筛选

抽调各单位原档案管理人员或文书人员，组成临时档案整理小组进行阶段性集中办公，由新成立单位的档案管理负责人进行统一领导分工。以时间段为单位进行分组整理，例如建国前、1949—1990年、1991—2010年、2011—2019年，各组对接收档案进行重复性筛查，对于重复性较大的规范类、公示类档案，选取保存完整的原件即可；对于计划、规划等综合管理类档案，注意各单位之间因分工协作所形成档案的先后逻辑关系，注重保持计划实施过程的完整性；对于有领导批示的复印件，可将批示页附于原件之后。

2.3 档案的分类整理

首先明确档案分类标准，可以按照时间顺序进行整理，也可按照新成立单位的部门职责进行分类，为便于管理和提高使用效率，建议采用第二种，也就是按照新成立单位的职责分工进行分类整理。

涉及职能交叉的，归入牵头部门管理范围，涉及所有部门的普及型文书，按照事务类型，归入办公室、财务部、人事部等综合部门管理。梳理完毕的文书档案按照时间顺序和保管期限进行组卷和卷内文件排序、卷内文件编页、填写卷内文件目录、装订案卷、编制案卷号、编制案卷目录、编制档案目录、编制目录号、编制档号。

2.4 档案数字化建设

申请专项预算资金，采用政府采购或政府购买服务方式，通过公开招标、竞争性谈判等方式，引入有资质的第三方进行档案数字化建设，既有利于档案的保存，避免因年代久远或频繁借阅造成的档案破损丢失等，也能够提高档案的使用效率，并探索与已有的办公自动化（OA）系统对接，将文件的收发同档案管理有机衔接，既满足无纸化办公要求，推动节约型机关创建，又大大减少了档案管理人员的工作量。这里需要注意的是第三方的保密资质以及数字化建设过程中的保密管理。

3 文书档案保管

以事业单位重塑性改革为契机，规范档案保管工作。利用事业单位改革中腾退出来的闲置办公用房，或在集中办公区建设高标准档案库房，做好库房的温湿度调节、防光、防尘、防火、防虫，制定完善档案保管及借阅制度，配齐专业文书档案管理人员。