浅谈文件档案的精细化管理

郑晓慧 邯郸市交通运输局养护管理处

文件是传递信息的重要载体。文件的运动过程分为四个阶段：一是文件的形成阶段，即文件的起草、会签、印发；二是文件的现实使用阶段，即下发、执行、运作和效果反馈；三是暂时保存阶段，即由文秘人员暂时保管备查的一段时期；四是永久保存阶段。当现行文件执行结束后，或按通常规定，文秘人员须在次年初将前一年的文件向档案室移交，此时，文件将转变为文件档案。文件档案是一个组织的运行历史的记载，基于文件档案的重要性，对其进行精细化管理是非常必要的。

一、文件档案精细化管理的必要性

精细化管理的最基本的特征，就是管理主体对客体实施管理的过程中，在每一个细小的步骤上精益求精，讲究专注地做好最基础、最具体的每一件小事，力争工作质量最佳，管理效果最好。文件档案的精细化管理就是要遵照《档案法》，以标准化管理的规则指导文件档案工作，通过对档案员的科学化训练，最终让文件档案的每个流程、每个单元都能够做精做细。

1.文件档案的精细化管理是依法治档的需要。1987年9月，全国人大批准颁布了第一部《档案法》，结束了档案工作长期无法可依的局面，使档案事业有了服务社会的准绳。三十多年来，伴随着改革开放的不断深入和依法治国的强力推动，档案法制体系逐渐完善，档案法制建设获得了巨大进步。档案精细化管理是依照《档案法》，治理档案落后局面的需要。

2.档案事业高质量发展的需要。进入21世纪的20多年来，我国大力发展交通运输事业，物流基础设施投资速度惊人。进入新发展阶段、贯彻新发展理念、构建新发展格局成为了中国社会的主题词。档案的粗放式管理制约了档案为经济高质量发展的开发和利用，尤其是工程类、经济合同类的文件数量的增多，要求我们必须对档案实行精细化管理，走档案管理高质量发展之路。

3.全面实现档案信息化的需要。科学技术的发展带来了互联网的空前发达，档案全面实现信息化迫在眉睫。计算机网络信息技术的空前发达，为电子档案取代纸质、胶片、影像、磁带和实物档案提供了新的手段。建立“互联网+档案”的管理模式，在收集、鉴定、存储、检索、传输和开发利用的所有环节实现数字技术的全面应用，完全可以成为现实。档案管理的信息化建设，离开了精细化管理是难以实现的。

4.为档案使用者提供优质服务的需要。满足档案提取查阅和使用者的需求，是档案管理的根本。随着交通事业的发展，档案的调取和利用会更加频繁。通过精细化管理，有利于理顺用管关系，将使用者的需求落实细化，为使用者提供更加细致周到的服务。

二、文件档案管理要素的精细化

档案工作的管理系统包括收集、整理、鉴定、统计、保管和开发利用等六项要素，每个要素又由许多环节和细节构成，精细化就是要从每个细节入手。

1.文件档案的收集。档案收集是档案工作的前提，也是档案工作其他业务环节的基础。按照档案法规，分散在各单位和个人手中的档案，以及社会上的零散档案，要通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。文件档案收集工作决定和影响了其他业务环节的质量。文件档案收集工作的精细化要求是：定期接收和随时接收并行，应收尽收保证数量，结构合理保证质量，门类齐全保证备查备用。

2.文件档案的整理。为了使档案能够全面地反映本单位曾经的工作和活动全貌，需要对收集到的零散档案进行分类、排列、编目等精细化梳理。以便后人能够通过文件材料的相互关联，揭示出档案形成的时代特点和历史规律。

3.文件档案的鉴定。档案鉴定包括真伪的鉴别与保存价值的评估。重点保护珍贵物质档案，直接鉴定法是档案鉴定的唯一方法，必须认真细心，精益求精才能体现出档案的保存价值。

4.文件档案的统计。以电子表格或文字、数字账簿的形式，准确及时地统计和记录下文字档案存档的时间、介质和位置，一是对所有档案胸中有数；二是便于查找；三是可以科学地描述出档案产生的时代现象、发展过程和历史规律。

5.文件档案的保存。文件档案的种类按内容性质可分为文书类、科技类和其他专业类别，对于需要保存的珍贵纸质文件和其它物质档案，要对库房环境进行严格控制，远离强磁场和有害气体。温度和相对湿度温度要求控制在14℃-24℃，日变化幅度不超过±2℃；湿度控制在45%-60%，日变化幅度不超过±5%。

6.文件档案的开发和利用：为利用者提供室馆藏档案是档案工作的根本目的。文件档案开发利用的精细管理，就是要千方百计地方便借阅者，服务利用者。态度和蔼，文明礼貌、热情接待、不厌其烦。通过自己耐心细致的工作体现出档案管理不可或缺的重要性。

三、文件档案信息化建设的精细化

档案信息资源、信息传递网络、信息软件技术、信息硬件设备和信息化法规标准，是档案信息化建设的五大基本要素，也是实施文件档案信息化建设精细化的必备条件。

1.与自动化办公系统同步建设。档案信息化建设离不开内部信息中心、ERP系统的支持。应当与本单位的OA网络和办公自动化系统同步建设，相互支持，资源共享。能与单位领导和各职能部门直接沟通。从文件起草、领导阅示签发，到职能部门承办，以及归档、建档，都是在计算机上处理和网上流转，实现真正意义上的无纸化办公。

2.档案信息资源的数字化转换。一是将日常形成的纸质文件、经济合同和财务凭证等，通过数字化处理转化成数字档案存档。二是对于原藏各种介质载体的档案鉴定，有保存价值的部分进行数字化处理，其它的直接销毁。三是对于上级或兄弟单位传递的各种介质的文件，转化成为数字档案。

3.建立档案网站服务平台。在国家法律和内部制度允许的前提下，建立档案信息网站服务平台，积极利用所藏档案信息，以信息互补的方式为本单位和兄弟单位以及全社会提供档案信息服务。

4.数字文件档案的标准化。标准化是保证档案信息网络数据正常运行的基本条件，只有执行国家的统一标准，遵循信息网络管理规范，才能更好地实现文件档案的精细化管理。文件档案的精细化管理，一定要遵循档案数据库管理的技术规范，数据库结构和软件、硬件符合国家标准，避免因格式不同而造成的网络障碍。

四、结语

加快档案管理信息化建设步伐，是交通运输管理单位档案工作的当务之急。以'互联网+档案'的新思维对档案实施精细化管理，可以大大提高档案管理的质量和效率，要围绕档案信息化建设的五大要素，投入人力物力和财力，实现内外网络的互联互通，发挥档案信息网络服务平台的作用，提高档案的开发和利用率。