新形势下医院人事档案管理信息化建设的研究

刘懿 四川省绵阳市中心医院

时代的进步，孕育了新的技术和新的理念，不断完善着行业发展的路径。信息技术的到来，给医院人事档案管理带来了新动力，必将推动医院人事档案管理向前发展，展现出信息化管理的巨大优越性，最大限度地防止传统人事档案管理中的风险隐患，切实提高人事档案管理效率。

一、新形势下医院人事档案管理信息化建设的概述

医院人事管理工作的重点内容就是档案管理。医院的信息化建设有效缓解了人事档案管理的紧张需要，医院通过以下途径来实现管理的信息化：用电子档案代替纸质档案，即利用当前医院档案管理部门以及整个医院信息系统，对医院的人事档案进行有效的整理，系统地对人事档案进行管理，方便于日常使用和未来检索、查找、传递。这其实也是一个大数据库，将大家的信息数字化，这样人事管理的信息不仅易于收集，还能有效地保存和管理；而且还可以进行统一管理，在需要信息时，直接传输或者共享，信息交流速度和准确性极大提高；利用信息技术转变人事档案的存储方式，例如将数据上传云端，利用虚拟空间实现人事档案资源管理，不仅可减少档案实际空间的占用，也确保了其在安全环境下的重复利用，从而控制医院档案管理的成本投入；从档案中挖掘数据资源，形成数据分析模型，并运用到人事决策、预测、管理中来，挖掘档案资源的应用价值。然而，目前医院人事档案管理的信息化建设存在的一些问题值得关注。一是缺乏合理建设。在内部人事信息化管理方面，大多数医院都没有进行合理的规划与系统的安排，或者管理人员不专业，使得人事管理信息化出现片面化的缺点，这样的漫无目的地信息化管理是不利于人事管理信息化发展的。二是缺乏足够重视。在医院的发展建设中，相较于医疗卫生工作，人事档案管理工作处于从属地位，医院在资源配置中必然会有所偏向，将更多的资源投入到医院医疗卫生服务水平的提升上，客观上造成人事档案信息化建设在资金、人才、技术这三个关键因素上的缺失，信息化建设工作难以落到实处。三是缺乏统一的标准要求。信息化环境下，统一化、标准化的信息内容才能够保证信息的录入、传输、调用。然而，目前医院在档案管理中缺乏统一认识，缺乏严格的档案标准，使得导致人事档案管理在工作运行中出现了矛盾，这直接导致档案信息传递受到了阻碍，信息的分享性和利用度降低。四是缺乏专业性人才。由于医院管理层对人事档案重视程度不高，在人力资源安排上也相对随意，往往将一些年龄偏大、工作方法陈旧的工作人员长期安排在岗位上，这些人对于信息化档案管理的适应性不强，缺乏主动参与信息化建设的动力，从而影响了人事档案管理与现代信息技术的融合[1]。

二、新形势下医院人事档案管理信息化建设的必要性

（一）医院人事档案管理信息化建设是适应新时代的必然趋势

在市场经济发展中，医院会面临一些严峻挑战，人才对其发展起着重要作用，合理利用人事档案管理来合理规划医院内部的人才资源，将人力资源的利用做到最大化，充分地利用医院人才，为医院提高自我竞争力提供支撑服务。信息时代的到来，使得全社会各方面的信息都计入互联网，信息化已经成为时代发展的重要标志，医院只有紧随时代脚步，将信息化做到最优，才能够提升自己的市场价值，树立良好品牌形象。因此医院人事档案资源的有效开发应用就在于医院能够实现人事档案信息的信息化建设发展[2]。

（二）医院人事档案管理信息化建设是解决传统问题的发必由之路

以本地为例，为了满足群众日益增长的健康需求，各大医院规模不断扩张，临床学科体系建设会不断发展，规模会迅速倍增，个别三甲医院人事档案管理人员已经无法满足当前人事档案管理的需要，传统的档案存放、目录整理、查找检索、传阅传递、复印使用等工作耗费大量人工，外包已成权宜之计，虽然一定程度上缓解了整理档案资料的矛盾，但是其专业性让人担忧，同时也相应花费不少财力。

（三）医院人事档案管理信息化建设是服务医院发展的现实需要

随着医院的不断发展，各项专业技术档案分类越来越多，如人才引进、人员招聘、职称评聘、岗位聘用、奖励惩处、辞职离岗等相关内容信息量大、形式多样、内容繁杂，人工管理已经不能完全适应需要，容易造成一人多档、缺档少页、传递失误等问题。各大医院多地办医、多方合作等多元发展的空间布局，客观上要求人事档案管理具备从简从快的分享性，而传统的人事档案管理在借阅、传递、收集等方面具有天然的局限性，给管理使用带来极大不便，相应会增加管理成本和使用成本。

三、新形势下医院人事档案管理信息化建设路径

（一）转变管理意识，构建人事档案管理信息化制度

新形势下管理者应当对信息化档案工作的转型与创新给予足够重视，主动学习国内外信息化管理经验，树立信息化管理理念，从宏观层面推动医院内部管理制度的调整与优化，以便充分适应信息时代对医院人力资源管理提出的新要求。档案管理制度建设是各项工作有序进行的保障，医院应以国家相关政策为指导，从制度上做出安排，确保各项资源的合理投入，利用已经存在的信息系统平台构建科学发展规划，从长期、短期等多个方面来促进信息化发展；在落实相关规定时，管理者要对当前医院发展趋势进行探究，深入探讨信息化人事档案管理，了解其特征，将信息化人事档案管理执行起来，挖掘有用信息；提高信息安全管理意识，熟知信息化管理的制度要求，对医院档案管理做出规定，并保证信息的安全、隐秘，以及利用的合理性。

（二）加强医院人事档案信息化管理的队伍建设为人事档案信息化建设工作的开展提供强有力的人才保障

医院要加强对人事档案队伍的建设，首先要选派政治素质高、业务能力强、责任心强的档案专业人员从事人事档案管理工作，同时重点引进配备计算机专业的人员充实到医院人事档案管理工作中，并通过多种途径加强对从事档案管理人员有关档案管理专业知识业务培训和信息化专业知识培训，使他们成为既懂档案专业知识又懂计算机信息化管理知识，并具有较强的综合网络技术和管理能力的复合型人才[3]。

（三）增加资源投入，提高信息化人事档案的利用效率

医院应从软硬件两个层面入手，打造全方位、立体化的档案管理模式，以实现对人事档案的高效、安全管理，提高档案资源的利用效率。目前，相关部门颁布的《全国档案系统信息化建设实施纲要》对于医院的人事档案信息化管理做出了明确指导，医院应结合《纲要》内容，开列硬件采购清单，为人事档案的信息化转型奠定坚实的物质基础；医院应根据全面性与动态性原则，完善软件系统，结合医院员工管理构建系统功能，形成一系列数据信息，并将这些信息纳入档案管理。在档案管理中，对个人的品质、思想觉悟、经历以及业务专业能力进行探究整合，形成更系统的档案资源。此外，管理者还应通过分析数据的关联性，将人事档案作为医护人员职业素养评价的重要标准，根据大数据分析，组织医护人员进行卫生技术考核，形成医德医风档案等等，依靠信息化人事档案打造高素质的医疗卫生服务队伍[3]。

（四）实现医院人事档案信息系统的有效维护

人事档案管理特别要注意的就是信息的安全，所以医院在建设信息化人事档案管理系统时，要注意对人事信息的保密。要确保以及肯定人事档案中的相关信息不会发生泄露的问题，或者出现各种安全隐患的问题。人事档案信息系统的安装需要专业人员来操作，但同时操作人员还要具有诚信的品质，具备保密资质，保证信息安全，不发生往外面泄露的问题。此外，医院还应该建立网络信息安全系统，提升安全防护技术水平[5]。

四、结语

总之，医院人事档案管理信息化已经是新时代对其发展的必然要求，也是医院自我发展的必经之路，这关系着医院能否成功从传统意义的医院转型为新时代医院。医院的人事档案管理信息化的发展能够优化档案管理，使得医院成功转型，促进医院在未来的发展，解决由于档案管理复杂的原因产生的就医难的问题。同时，信息化社会也带动了医院人事档案管理的发展，促进了医院档案管理的信息化，创新了档案管理的方法和手段。在目前的环境中，医院只有创设属于自己的人事档案管理信息化，才能将人事管理做好，最大限度的利用人事档案管理资源，使得人事档案管理发挥其作用。