如何运用信息化做好公立医院政务档案管理工作

2021-01-16韩丽娟浙江省杭州市红十字会医院

环球市场 2021年15期

韩丽娟浙江省杭州市红十字会医院

档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案管理模式，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会需求，更好地实现档案价值是档案信息化建设的主要目的。

随着社会发展，档案管理信息化作为医院现代化建设重要环节，其实现了资源信息共享，也提高了档案管理工作效率。但是，就目前而言，众多公立医院档案管理信息化进程缓慢，一系列重大问题导致政务档案信息化管理进程受阻，甚至阻碍了医疗卫生事业的发展。因此，要探索相关措施来解决这一系列问题，促进档案管理信息化进程。

一、更新政务档案管理理念

领导重视和群众参与是档案信息化建设的根本保障。传统政务档案管理理念往往脱离实际，部分医院档案管理工作人员认为信息化政务档案管理只是单纯的将政务信息录入电脑，用电脑进行档案管理和保存，但这是错误的认知。信息化不仅只是使用电脑，还需要利用电脑对收集的政务档案信息进行分析整理，整合各项资源，将档案管理的重心由实体变为信息。医院高层领导者要重视对传统档案管理理念进行探索创新，利用现代信息技术对医院内的政务信息进行全面的整合、分析，营造一个领导重视、职工配合的工作环境，做好医院政务档案的管理工作。

二、统一档案管理标准

统一的档案管理标准是档案信息化建设的首要条件。只有在制定相关的档案管理标准的基础上，才能将档案管理工作做得井然有序。由于医院档案管理标准不统一，管理软件五花八门、管理信息部门分配不合理、录入信息标准不一等等，导致一些公立医院政务档案信息管理杂乱无章。

首先，要根据不同的部门，引进合适的政务档案管理系统，如人事部门采用人事部政务档案管理系统等。各部门采用适合自己的管理系统，一方面可以提高档案管理效率，另一方面可以使政务档案管理工作具有科学性。其次，需要出台规范的政务档案管理标准，使政务档案管理录入信息具有统一标准。公立医院管理层要根据时代发展与时俱进，实时更新政务档案管理标准，使医院政务档案管理工作不落后于社会、落后于时代，具有实时性的特点[2]。要根据我国相关政务档案管理法律规定，建立规范、统一的档案管理制度，使政务档案管理趋于制度化、合理化。可以建立相关的责任制，如岗位责任制，督促政务档案管理工作相关人员认真履行其肩负的责任，此外，还要明确各个部门档案管理的责任范畴，将档案信息的录入、收集和整理过程具体分配到某一个人，根据医院具体职能设置专职档案员，可以防止工作过程中相互推诿，提高工作效率。

三、建立共享档案信息资源库

基础投入和资源共享是档案信息化的必要条件。医院要加大对档案管理基础设施的资金、人力等投入力度，扶持并推动其基础设施建设，最终实现政务档案信息资源在院内共享。档案信息化可满足部分人员对其进行参考利用，并且可以通过其探究一些重大问题，部分医院档案管理信息化程度不高，难以通过网络实现政务档案管理信息资源共享。想要彻底解决这个问题，首先，医院应增加政务档案管理基础设施建设的资金投入和人力资源投入预算。引进档案管理系统软件等设施，如扫描仪、专用电脑等等，使政务档案管理严谨有序、统一合理，实现网络档案信息资源共享。其次，需要构建院内政务档案资料共享平台，加强各科室的政务档案信息交流，提高政务档案管理信息化的同时，可以使档案信息化管理趋于医院常态，提高各科室档案信息交流程度，使档案信息得到有效利用。此外要根据对档案资料重要程度进行权限设置，同时对于一些重要资料要进行保密处理，不可以将任何信息都进行资源共享，严格做好重要信息资源的保密工作，既方便不同的人查询不同的资料，也可以防止重要信息外泄。

四、强化人员信息化业务培训

高素质的档案工作者是档案信息化的人才基础。专业的档案管理人员可以有效提高政务档案信息化管理的进程，有条不紊地进行政务管理，建立层次分明的政务档案信息库。每个岗位都需要有能力的人来担任，医院政务档案管理专业性强，更需要挑选具有专业知识的人员从事档案管理工作。要想选择合适的人从事档案管理工作，首先，需要医院人事部选取部分拥有管理、信息处理等专业能力素养的人员进行进一步的培训，他们对这些专业性强的知识具有较强的接收能力。其次，公立医院领导者要选取适合的讲师，对各部门从事政务档案管理工作的人员进行专业培训，引导他们加强信息化管理意识和处理措施，提高他们对计算机等专业性设备的熟悉运用程度，在增加理论知识的同时，邀请本院从事政务档案管理工作许久、拥有极强档案管理能力的老员工对新员工进行经验传授、指导实践，同时，也要员工自己结合学习的理论知识进行一定的实践探索，熟练运用各种信息化管理知识解决实际管理过程中各种问题，加强理论与实践的结合。拥有极强档案信息化管理专业能力的工作人员在从事管理过程中，既可以加快医院政务档案管理信息化，也可以提高管理工作效率。