高校化学品采购与财务一体化建设探究

吴中全， 刘 峰， 付丽娜， 杨 蕊， 陈昌友， 吕 健

（西南大学a.实验室与设备管理处；b.材料与能源学院；c.培训学院，重庆400715）

0 引 言

近年来，随着国家对科学研究投入力度的加大，高校科研经费的总量不断增加，高校实验室数量和实验室人员数量不断增长。由于不同学科的深度交叉与融合，越来越多的高校实验室涉及到化学品的使用，实验室内存储化学品的数量和种类也随之增多［1-2］。实验室内化学品尤其是易燃、易爆、剧毒等危险化学品的管理工作，关系到在校师生的身体健康和生命安全，关系到学校和社会的安全稳定［3-5］。因此，高校实验室化学品的管理是现阶段高校实验室安全管理的重点，是高校全面发展和推进“双一流”建设的重要保障。

2013 年，《教育部办公厅关于进一步加强高等学校实验室危险化学品安全管理工作的通知》要求，高校要高度重视实验室危险化学品管理工作，严格管理实验室危险化学品。2017 年《教育部办公厅关于加强高校教学实验室安全工作的通知》要求，高校要加强对实验室所有危险化学品的规范管理，不断提高实验室安全工作的信息化水平，建设实验室安全管理信息化系统，促进信息技术与安全工作的深度融合。2019年，《教育部关于加强高校实验室安全工作的意见》要求，高校要提高认识，深刻理解实验室安全的重要性和复杂性，并且要求对危险化学品全流程全周期管理。根据以上通知要求，结合学校实际情况，实验室与设备管理处设计开发了西南大学化学品安全管理平台。

1 化学品管理现状

高校实验室化学品具有体量大、种类多、分布广、上级监管部门多、管理要求变化快等特点。传统的化学品购买、使用、回收等工作是通过人工管理的方式进行，整个流程的信息记录在各种账册和统计表中［6-7］。这种模式下，管理员工作量大、效率不高，而且存在着采购流程不规范、储存方式不合理、使用过程无痕迹、废弃物处理不合法等问题。这种模式已远远不能满足现代管理的需要。

随着信息技术的发展，充分利用信息技术提高实验室管理水平和效率成为新趋势，逐渐出现了化学品信息化管理系统［8-10］。苏州大学开发的化学药品管理系统，可以记录化学品申购、领用及库存信息［11］。此类系统可以指导制定化学品购买计划，有效地追踪化学品的流向，降低安全隐患，提高服务质量。南京理工大学开发的化学品管理系统，覆盖化学品采购、存储、使用、废物回收等流通环节，实现了化学品的闭环管理［12］。此外，东北大学等高校也开发了类似的化学品管理系统［13-14］。天津大学在实现化学品闭环管理的基础上，细化购买审核流程，有效地从源头控制了危险化学品安全隐患［15］。

虽然很多高校开发了信息化的化学品管理系统，但大部分没有全面监管，数据缺失，漏洞较大。此外，有些系统功能开发不全面，给师生带来了一定的不便且认可度不高。学校实验室与设备管理处作为学校实验室安全的主管部门，对化学品管理经过充分调研学习及思考。高校化学品管理，关键在于全面监管，源头管控，方便快捷。经过充分研究决定，学校所有试剂药品必须在化学品管理系统备案登记，财务才准予报销处理，同时系统提供方便快捷在线购买服务。化学品管理系统与学校的财务系统进行深度对接，通过财务扎口，实现源头把控，为师生提供财务报销便利，在提高化学品监管能力的同时，提高师生对管理系统的认可度，最大程度确保校内购买化学品全部经过学校开发的化学品管理系统。

2 化学品采购与财务一体化建设

本着全面监管，源头管控，方便快捷的原则，实验室与设备管理处开发建设了化学品安全管理平台。该平台实现了化学品采购、存储、使用、废弃物回收的全流程全周期管理。其中，化学品安全管理平台与学校的财务系统深度对接，化学品采购与财务一体化建设是平台的核心。

2.1 系统对接

为了全面掌握学校化学品采购情况，规范化学品购买行为，减小安全隐患，经过大量调研及分析发现，财务扎口是规范购买化学品行为的最有效措施。财务扎口的具体实现方式是，进入学校的化学品必须在平台登记备案，否则无法在财务系统报销。这样就最大程度确保师生购买的化学品必须在化学品安全管理平台登记备案。为了实现这个功能，在化学品安全管理平台建设过程中，与校财务系统进行了深度对接，对接过程如图1 所示。

图1 化学品安全管理平台与财务系统对接示意图

（1）登录阶段。通过唯一的校园一卡通号识别认证用户身份，避免用户注册多个用户密码，方便用户使用。

（2）购买阶段。化学品安全管理平台从财务系统调取用户用于购买试剂的经费数据，经费信息包含经费号、经费负责人、试剂类经费余额等。系统支持经费使用授权。购买过程中，经办人、审核人、验货人3 个角色的登记审核记录数据推送给财务系统，其在线审核节点信息代替财务报销业务中3 角色的签字。确认提交订单后，订单数据推送至财务系统，财务系统冻结相应经费。

（3）结算阶段。管理部门审核后统一提交财务部门，财务系统批量解冻经费，系统自动生成财务凭证，转账给供应商。然后，财务系统将账务信息推送给化学品安全管理平台，平台更新订单状态及经费信息。从图1 可知，从登录到购买、结算，化学品安全管理平台与财务系统每个过程都有数据交互，二者深度对接，共同完成了化学品的采购报销业务。所有环节符合财务和审计的要求。

2.2 采购报销流程

在规范师生购买化学品行为的同时，通过与财务系统深度对接，化学品安全管理平台大大简化了采购及报销流程。

采购环节，平台开发了线上采购和自购两种模式。线上采购是指供应商在平台注册登记并上传所售商品，用户直接在平台搜索选择所需商品然后购买。在线采购一方面可以为用户提供购买服务，给用户更多选择。另一方面，可以通过供应商管理，保证商品质量及服务，加强管制类化学品管理。用户选择线上采购模式后，对于普通化学品，课题组成员提交订单，课题组负责人审核确认购买化学品种类以及经费号等信息，供应商确认订单发货。对于管制类化学品，课题组成员提交订单，课题组负责人、学院安全管理员审核确认订单，供应商确认订单发货。供应商发货后收货人收到货后可以确认收货，未及时确认7 天后订单状态自动变为“已收货”，避免长期不上线操作，再经过7天退“换货期”订单状态变为“已付款”此时供应商可发起结算（保障货品质量），供应商可将所有订单加入结算夹，生成一张结算单发起结算。线上采购报销流程图2 所示。

图2 化学品采购报销业务流程图（线上采购）

考虑到某些化学品在平台暂时没有或者老师们暂时没有项目经费等实际情况，平台开发了自购模式。自购模式主要针对非管制类化学品，用户选择自购模式后，只需线上填写商品信息、存放信息，平台记录相关信息，生成登记备案单即可。

自购模式是线上采购的补充，既不影响师生购买化学品，又实现了化学品购买信息的记录。自购采购报销流程图3 所示。

图3 化学品采购报销业务流程图（自购）

从图2、图3 可以看出，化学品采购流程的审批过程全部由线上完成，结算由供应商发起，实验室与设备管理处与财务处办理。整个采购报销过程用户不再奔波往返于实验室、学院、实验室与设备管理处、财务处等部门，不用排队等待审批，节约了时间，提高了工作效率。职能部门全年24 h的线上服务，显著延长了工作时间和服务半径，让用户和管理人员切实感受到信息化和智能化带来的效益。

3 平台应用效果分析

学校化学品安全管理平台建设完成后，试运行3个月后正式运行，经2 次升级后进一步完善了系统。自2017 年平台正式运行以来，平台已经完成46 000多次订购，金额共计6 600 多万元。平台平均每天登录次数1 000 多人次，用户反映良好。整体来看，该平台在化学品全生命周期管理、化学品台账管理、促进实验室安全管理等方面取得了较好的应用效果。已有多所学校调研、采纳。

3.1 化学品全生命周期管理

化学品安全管理平台与财务系统的深度对接，实现了化学品的源头把控。在此基础上，本平台开发了存放管理、领用管理、废弃物回收等功能，实现了化学品的全生命周期管理。

（1）存放管理。用户收到化学品之后，将化学品合理存放于实验室，课题组在系统准确填写存放位置，存放数量等信息。当不能存放同一区域的化学品存放于同一区域时，系统自动发出混放预警，提醒用户调整存放位置。当一间实验室存放化学品的数量超过安全范围时，系统发出超限预警，提醒用户调整存放位置，未调整的禁止其继续购买化学品。

（2）领用管理。化学品使用过程中，用户可以随时登录平台填写化学品使用信息。登记领取化学品之后，系统自动更新存量数据，做到账实相符。领用过程中，登记使用人信息，严格执行“五双”管理制度，规范存取流程。长期不做领用登记的将进行校内通报并限制其继续购买化学品。

（3）废弃物回收。化学品使用过程中产生的废弃物，分类存放于学校统一发放的化学品废弃物回收桶内。当需要回收时，用户在平台提交废弃物回收申请，平台统计回收废液信息，通知废弃物回收处置公司回收处理，同时做好废弃物收费信息登记。实验室废弃物数据与化学品库存使用数据关联，对于化学品库存量较多却长久没有申请废弃物回收的课题组，予以提示和警告，如无改进，限制其购买药品，避免实验室擅自随意处置废弃物。

3.2 化学品台账管理

平台实现了化学品从采购到废弃物回收的全生命周期管理，使化学品全部可查、可控，实现了化学品的规范化管理。在全生命周期管理过程中产生的数据，可以建立准确详细的化学品台账。化学品台账主要包括化学品名称、类别、危险特性、购买量、存取量、存放位置、使用人员等。该台账实时动态更新，管理部门可掌握学校化学品最新情况，为优化管理提供科学依据。化学品台账分级分类有序，便于管理人员查询、统计、生产报表及上报，提高管理效率。平台还可以运用大数据分析技术对化学品台账数据进行深度挖掘，对化学品使用安全隐患进行预警。应急状态下，根据化学品台账数据，能够及时准确判断险情发生场所的危险源，进而采取合理处置措施，避免事故的发生或蔓延。

3.3 促进实验室安全管理

学校通过化学品规范化管理，将化学品安全管理工作提到了新的高度。平台通过全程监管、精准定位，做到了来源可查、去向可追、责任到人。平台以提供高水平的专业服务为宗旨，以化学品采购与财务一体化建设为基础，线上采购方便了师生选择质优价廉的化学品、线上结算报销节约了师生时间、降低了教师管理难度。在细节上下功夫，“主动服务”赢得了师生的理解和支持，使师生认识到，职能管理部门不是为难个人，而是从师生安全和家庭幸福出发，认真办好事、办实事［16］。学校师生通过使用该平台，培养了规范使用化学品的习惯，提高了安全意识，丰富了安全知识，增强了安全防护能力。学校监管部门、学院、实验室也可以通过平台及时发现问题，进行监督、检查、自查，为实验室安全管理工作提供有力支持。

4 结 语

实验室内化学品尤其是易燃、易爆、剧毒等危险化学品，直接关系到师生的生命财产安全。采用信息化管理是时代发展的必然趋势。学校开发的化学品安全管理平台，借鉴了现有系统的功能，通过与财务系统深度对接，创造性地将化学品采购与财务一体化建设。通过该方法，规范了化学品的购买行为实现了源头管控，在此基础上实现化学品的全生命周期管理，做到了化学品数据的全面准确掌握。方便了用户报销，提高了用户使用平台的积极性。在后期系统建设规划中，将结合物联网、传感器、大数据等技术，在化学品存储和使用等方面进一步完善，实现智慧监控、智慧管理、智慧服务。