PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索分析

孙赛 牡丹江市妇幼保健院

文书档案是记录医院办公信息、患者信息等重要文件，需要妥善保管，避免丢失、损毁。随着医院长时间发展，治疗患者人数增多，医院文书档案数量几何级增长，加大了医院文书档案管理人员负担，容易出现管理问题[1]。文书档案是医院正常运行的基础，将PDCA循环原理应用于其中，可以在管理过程中及时发现问题，并通过PDCA循环解决，提升医院文书单档案管理效果。鉴于此，文章中综述医院文书档案管理中应用PDCA循环原理是十分必要的。

一、医院文书档案管理问题

我国医院文书档案管理问题主要集中于制度、硬件、人才等多个方面，导致文书档案管理效率低下，分析相关问题原因，有助于PDCA循环原理的实施。

（一）制度问题

我国医院长期以来存在“重临床”现状，大量的资源倾向于临床工作，医院文书档案工作受重视程度不高。尤其在制度上，医院文书档案管理制度并不全面，管理规定缺乏细则，导致工作效率较低。甚至出现科室自留资料、重要文件丢失等问题。制度问题将会从根本上影响医院文书档案管理效果，必须要明确管理制度，严格执行制度内容，才能够保障管理效果。在相关调查中发现，许多医院在进行文书档案管理过程中，各科室配合度差，不利于管理工作开展[2]。

（二）硬件问题

由于历史原因影响，导致文书档案管理中能够得到的资源较少，如档案贮存空间不足、办公区域与档案库混合、环境差等，导致文书档案缺乏足够的管理空间，影响办公效率。此外随着医院信息化推进，各项资料通过网络传输。刘英霞在相关研究中指出，医院信息化是必然发展方向，符合社会整体趋势，而信息化本身就是将各项信息通过网络方式传输，本质上是将医院初级文书资源信息化管理，要求文书档案管理采用信息化工作方式[3]。因此医院文书档案管理部门更需要电子设备开展工作，但相关设备不足，显然难以满足其工作需求。医院文书档案管理是医院管理的基础部分，如果缺乏必要的硬件，显然会影响医院信息化推进过程。

（三）人员问题

李晓敏、高宁在相关研究中指出，医院文书档案管理的核心在于人才，如果没有稳定且高素质的人才队伍，将无法推动相关工作开展[4]。当前，医院文书档案管理部门人员问题较大，主要体现在以下几方面：（1）人员不足：由于医院对文书档案部门重视程度不够，导致人员配备不足，无法满足日益增多的工作量；（2）流动性强：文书档案部门人员流动性强，许多人员刚刚熟悉工作内容后因为工作需求被调任其他工作岗位，甚至由部分人员进行流动兼职，显然不利于医院文书档案管理工作的开展；（3）业务能力：综合各个研究文献，可以发现医院文书档案管理部门工作人员普遍存在业务能力不足问题，人员专业性差，甚少有专业科班出身，限制了其业务能力；（4）工作问题：由于医院文书档案管理逐渐向电子信息化发展，文书档案部门的工作人员由于缺乏足够的学习与培训，使其难以适应新的工作需求。

二、医院文书档案管理应用PDCA循环原理

通过上文分析可以得知医院文书档案管理是多方面的，相互作用下会加剧管理难题。PDCA循环原理包含“计划→执行→检查→处理”四个环节，通过反复循环能够及时发现医院文书档案管理问题，效果十分显著。

（一）计划阶段

计划阶段主要是明确医院文书档案管理的主要目标，并以此为依据制定基本的宏观框架。马伟建、徐昊、李磊在相关研究中指出，医院文书档案管理趋势主要为信息化，要快速转化其业务开展模式[5]。因此医院在文书档案管理计划阶段，可以明确“信息化”发展目标，并根据制度、人才、硬件三方面问题确定工作方向。

（二）执行阶段

制度方面：（1）重新整合医院文书档案原有管理规定，将不适合现代文书档案管理内容删除；（2）添加信息化相关内容，包含文书档案调阅、个人账户管理、数据库管理等信息；（3）重新制定文书档案管理细则，并将相关内容通晓各个科室，利用信用积分制度约束其个人行为，明确损坏、丢失文书档案的具体责任。医院文书档案管理部门实施信用积分制度后，将会显著提升各个科室的配合度，减少自留文档资料以及不及时归还资料的事件发生[6]。

硬件方面：（1）空间：单独为文件档案管理部门安排办公空间，保障文件档案储存区域与办公区域；（2）环境：要防潮、防火，常见温湿度均衡；（3）设备：文书档案柜、电脑、网线、灭火器等均应该配备齐全[7]。

人才方面：（1）固定人员编制，稳固管理队伍成员；（2）对现有文书档案人员进行培训，提升其文书档案管理能力。尤其针对信息化需求，医院要系统化组织相关培训内容，让文书档案管理人员快速掌握信息化技术，配合医院整体信息化活动的开展；（3）不定期根据医院文书档案管理需求开展人才培训工作[8]。

（三）检查阶段

管理人员定期抽查文书档案管理情况，是否存在档案丢失、损坏、长期借阅不还、信息没有及时录入等问题，发现后要及时记录，并同步安排解决办法，相关棘手问题纳入到下一环节讨论。

（四）处理阶段

主要是对医院文书档案管理成功管理经验与失败管理内容进行总结，指出此次循环中文书档案管理中各项措施是否落实到位，如果不到位应该如何处理，能否在下个循环中解决，提出长远解决方案；如果工作到位，将相关工作经验固定化，甚至列入到医院文书档案管理制度中[9]。

（五）循环发展

医院文书档案管理单一循环结束后，要积极开展下一循环工作，避免循环中断。通常情况下一循环内容与上一循环内若基本相符，但也要将上一循环中存在的问题进行优化，并且解决遗留问题。医院文书档案管理中应用循环理论，主要是针对循环中存在的主要问题进行优化，同时观察制度、人才、硬件三大核心问题解决情况，判断相关管理经验在应用过程中是否具有可实践性[10]。

三、结语

医院文书档案生活医院的重要文件资料，影响医院日常管理。PDCA循环原理是一项被广泛应用于医院管理的科学原理，能够通过不断发现问题、解决问题提升医院管理质量。医院文书档案规范管理中采用PDCA循环原理，可以及时发现质量问题，同时进行改善，保障医院文书档案管理规范性。文章中对PDCA循环原理的应用进行了简单综述，相关人员实际借鉴还需要结合各医院文书档案管理现状科学应用。