试析档案数字化的必要性及问题解决措施

2021-01-15谢彩云福建省莆田市城厢区人民政府办公室

环球市场 2021年25期

谢彩云福建省莆田市城厢区人民政府办公室

档案作为具有重要参考价值的原始记录，包括文字、图片、图像、实物等多个类别，过去，传统的纸质档案管理模式不仅耗费大量的耗材成本，而且也需要投入大量的人力资源，而档案数字化管理模式，其存储介质发生了根本转变，管理流程得到进一步优化，不但给档案管理机构节省了大量的投入成本，同时，也推进了档案现代化、信息化、标准化管理进程。

一、档案数字化的必要性分析

（一）减少投入成本，提升工作效率

众所周知，纸质档案需要大量的纸张与油墨等耗材，同时，由于纸质档案数量较大，收集、整理、建档、保管等基础性工作需要大量的人力资源才能在规定的时间内完成工作任务，这就使得档案管理成本大幅增加，进而给档案管理部门带来了经济压力。而数字档案管理模式的出现，可以将原有的纸质档案通过扫描等技术处理手段，将其转变为易建档、易存储的电子档案，这就减少了大量的打印、复印等环节，而且数字档案管理的操作过程只需要在计算机上面完成，使得档案资料收集与管理流程得到进一步简化，这样一来，不仅提高了工作效率，而且也能够为档案管理机构创造更多的间接经济效益[1]。

（二）原始资料存储介质安全

档案保管的安全性是体现和衡量档案应用价值的一个重要指标。过去，在档案纸质化管理模式下，大量的纸质档案被统一保管在一个密闭空间当中，但是，由于部分档案保管年限过长，在保管过程中，极易发生受潮、浸水、破损或者丢失现象，这就使得原始资料的安全性受到直接威胁，进而给档案管理部门带来不可弥补的损失。而档案数字化管理模式使原始档案资料的存储介质发生根本转变，大量的原始资料以电子档案的形式存储在数据库当中，这就避免了档案丢失与受损的情况，同时，也延长了档案的保管年限。

（三）资源共享为各项工作的开展提供了便捷服务

随着互联网与计算机技术的迅猛发展，档案数字化管理模式已日渐纯熟，档案管理部门可以随时随地开启档案资源共享模式，在这种管理模式下，其它职能部门或者决策层领导只需要登录档案信息管理平台，便可以直接查找和浏览相关的档案资料。这就减少了大量的档案借阅与审批环节，使得各部门的工作效率得到大幅提升。

二、档案数字化管理存在的问题

（一）系统软件缺少统一标准

档案管理部门在建立档案数字化管理平台时，需要事先购买系统软件，而目前的软件市场鱼龙混杂，商家为了获取更多的经济利益，常常引进一些功能性欠缺或者存在安全漏洞的软件，这些软件在使用过程中，不仅面临的安全风险高，而且随着系统的不断升级，软件的应用功能也将受到限制。而产生这一问题的根源在于：档案数字化软件缺乏统一的行业标准，不仅操作界面五花八门，并且执行程序与应用功能也各有千秋，这就给档案的规范化与标准化管理带来了诸多困扰。

（二）软硬件设施投入经费不足

档案数字化建设需要大量的软硬件设施的支持，比如计算机、交换机、服务器、专业数码设备等，而根据单位经营规模的不同，投入的费用成本也存在较大差异。而有的档案管理机构为了节省成本，在采购这些软硬件设施时，往往忽略了设施的功能性，导致档案数字化建设进程严重滞后，甚至有的单位虽然安装了系统软件，但却形同虚设，档案的日常管理仍然沿用过去老一套的管理模式与方法。

（三）专业操作水平有待提升

档案数字化建设对档案管理人员的专业技术水平提出了严格要求，管理人员不但需要具备档案管理方面的专业知识，同时，也需要熟练掌握计算机等专业设备的操作技能。但是，就目前档案管理队伍的现状看，受到年龄、学历、从业经验等因素的影响，部分人员对档案数字化管理平台的应用功能与操作方法一窍不通，甚至最为基础的档案建档工作，也难以胜任，这不仅影响了工作进程，而且，也给其它各项工作的高效展开设置了一道坚固的障碍。

（四）档案保管安全性受到威胁

由于档案数字化管理平台与互联网相接，因此，受到计算机病毒、系统漏洞、网络黑客的攻击，管理平台的安全风险指数将大幅上升。尤其一些外来人员，常常使用外接存储介质登录系统平台，而这些存储介质当中一旦包含病毒或者木马程序，将给档案数字化管理系统造成致命打击。

三、档案数字化管理问题的有效解决措施

（一）选择通用性的系统软件

档案数字化建设工作的关键在于系统软件的标准化与规范化，因此，在选择系统软件时，应当指派专业的档案管理人员负责对软件性能、界面、操作功能、适用性以及通用性进行检测和试验，并结合单位的实际情况，尽量选择符合本行业经营特点的通用型软件，并侧重于界面简洁、操作便捷、便于升级的特点。比如档案数字化系统的档案检索功能，所选择的软件，尤其需要注意关键词的匹配度，有的软件需要三个以上的关键词才能查找到所需的档案资源，而有的软件只需要一个关键词，便可以检索出与关键词相近的档案资源的名目，因此，在选择软件时，应当遵循“最优化”原则，统一使用输入一个关键词便可以获取检索结果的软件，这样，可以大幅提升档案资源的检索效率。

（二）加大成本投入，完善硬件设施

由于档案数字化建设对各种软硬件的需求量较大，因此，单位应当结合实际情况，建立一个档案数字化管理的专项使用基金，并指派审计部门或者专业管理人员对资金的使用全过程进行有效监督与管理。尤其在硬件投入方面，应当购置性能卓越、使用年限长、便于维修的硬件设备，以减少档案数字化系统发生故障的频率。另外，为了保证每一分钱都能够花在刀刃上，单位应当进一步加大监管力度，在认真审核软硬件采购计划的同时，由专业技术人员对采购的各种设施的功能性进行检查，如果发现存在质量缺陷，应对直接责任人进行严肃处理[2]。

（三）构建培训体系，提高专业素养

为了进一步推进档案数字化建设进程，针对档案管理队伍，应当建立一个针对性强、适用性好的内部培训计划，将计算机、互联网的操作技术、档案管理知识、单位的各项管理机制等内容一并纳入到培训计划当中，通过专业系统的培训与再教育，使档案管理人员能够清醒的认识到档案数字化建设的重要性与必要性，进而加快推进档案数字化管理进程。

（四）设置登录权限，降低安全风险

由于档案资源牵涉到单位内部的保密信息，因此，档案管理的安全性至关重要，尤其对于数字化档案来说，面临的网络安全风险级别更高。为了防止档案资料丢失或者被盗，专业技术人员应当根据单位内部各岗位人员的职责权限，设置系统登录权限，同时，在登录界面设置验证问题、登录密码或者采取人像扫描等安全保障措施，给数字化档案系统罩上一层坚固的屏障，进而将档案资源的安全性能提升到最高点。