电力企业办公室工作精细化管理探析

吕勇

【关键词】电力企业;精细化管理模式;办公室;岗位分工

办公室于电力企业而言更像是一个中枢神经系统的大脑控制区域，既承接着上层管理者的工作安排，又需要对下级部门的工作进行协调，需要在日常的管理工作中联系左右、沟通各方，所以办公室管理工作的水平会直接影响着电力企业的内部管理效果，因为办公室是负责沟通的，如果上级部门下达的指令，办公室的管理人员没有做出合理且充分的解读，就难以让下级部门领会高级管理者发布的指令，那么电力企业内部的行政效率就会减慢，不利于电力企业的快速运转。而且办公室处理事情的方式、效率也会影响电力企业的社会形象，当下时代中办公室工作就要紧紧围绕电力企业的中心工作，加强自身的建设与创新意识，将各项工作的流程予以优化，使职责更加清晰，相关考核工作变得科学，管理制度也比较严密，各方督办的事务变得逻辑缜密，下级部门可以服从办公室的领导，那么单位基层的绩效就会显著提升。

（一）办公室工作精细化管理的内涵

现代管理学中将管理体系分为规范化管理、精细化管理和个性化管理三个层次，所谓精细化管理，就是要将管理的责任明确到各个部门乃至各个岗位中，以便于及时发现问题并纠正问题。也有现代企业对精细化管理模式定义为“五精四细”，比如精华、精髓、精品、精通、精密与细分对象、职能、岗位、工作等内容，其本质都是凸显出“精”与“细”，“精”与“细”之间在乎对分寸的把握，不能因为“精”而不追求细致，也不能因为过于“细”却使管理内容变得冗长，所以办公室的管理工作要注重对分寸的把握，在“精”与“细”之间寻找一个平衡点，才能达到理想的精细化管理目标。精细化管理模式其实是企业管理者用来调整产品运行的一种技术性的方法，将规范工作为前提，系统的应用精细化管理方式，用于提升工作的效果。

（二）办公室工作精细化管理可能存在的问题

当下电力企业的办公室管理工作中，必然也会存在着一些问题，比如办公室在应用精细化管理模式时，过于重视形式化的东西，对管理工作的实效性则缺乏有效监管，难免会导致管理工作效率的下滑，如同“邯郸学步”，不仅新的管理模式没有学会，反而将原本的管理方式“忘记”了，那么电力企业办公室的管理工作要想追求创新就会得不偿失。而且在应用精细化管理模式中，办公室是否能够完全适应这种管理方式，也需要管理者进行考虑，与之相搭配的硬件设施还没有配置完善，所以精细化管理模式的应用也没有发挥其所有的价值，况且办公室的管理人员专业水准也参差不齐，要想在办公室工作中完全落实精细化管理模式，也需要所有的管理人员共同配合创新工作，并且能够对精细化管理模式做出充分的理解，才能在管理工作中体现出精细化管理的要求。精细化管理模式本身具有一定的复杂性，所以电力企业要想让管理人员充分理解精细化管理模式的要义，也是非常困难的[1]。

（一）符合办公室管理职能的内在要求

办公室的职能比较特殊，所以也决定着电力企业中办公室负责的工作任务是比较重的，既要负责电力企业中文稿的起草工作，还要注意对各方面工作的协调及会议的筹备，并且还有一些临时性的任务，用于工作部署和任务安排，电力企业内部零零散散的杂事基本由办公室负责，如果处理不当，就可能会影响电力企业的正常运转，甚至会损伤电力企业的形象，所以在办公室工作中应用精细化管理的模式，能够将这些“杂事”具体化、体系化，在务实中追求秩序化的管理，可以推进管理工作的规范化发展[2]。

（二）提升办公室工作实效的重要途径

电力企业承担着对一个地区的电力供应，办公室在协调电力企业内部管理的过程中，也影响着该地区的电力供应，如果办公室的协调工作达到良好的状态，电力企业也能够在供应电力时增强自身的实力，所以办公室在传达上级的指示时，既要传达准确，又要传达迅速，所以对电力企业办公室管理工作的创新和改善是非常重要的，可以影响到电力企业的服务质量。全面推进精细化管理工作以后，电力企业在发展中面临的诸多问题都可以得到妥善解决。

（一）更新管理观念，提升管理意识

电力企业的办公室管理人员要牢固地树立细节化的管理意识，将重视细节管理作为一种素质及修养，形成一种工作态度，才能让管理人员提升自身的工作能力，更加重视日常工作的自觉性。办公室的管理人员要做到领导交代的事情不会在自己的工作中延误，快速传达上级部门的文件，不能在传达的过程中出现错误，更不能让前来办理业务的客户受到冷落，以免电力企业的形象受损。办公室的管理人员在学习精细化管理模式时，应当努力做到三个方面要求，常规的工作要保持超前的思路、着急办理的业务要加快工作的步伐、越是敏感的事务要考虑得更加周全，以免工作出现事务，做好以上三个方面的工作，才能够妥善完成办公室的管理工作任务。无论是办理文件、搜集资料，还是组织会议、办理业务，管理人员都要增强自身的责任意识与创新意识，能够按照管理规定中的具体工作流程，按照顺序完成工作，不要因为工作中的事情小就不注意，更不能因为工作的事情比较繁琐就不乐意去做，在工作中要杜绝盲目的行为，心中始终将电力企业的整体利益放在首位，将自己的职业发展方向与电力企业的发展目标保持一致，更新管理观念，学习新的管理知识，以提升管理意识，戒除自身的惰性，对工作始终保持勤奋、谦虚的态度[3]。

（二）明确管理职责，细化管理流程

电力企业要明确办公室的各项工作职责，履行自己的职能，为高层管理者的决策提供相应的依据，能够为推动电力企业的全局发展提供服务，严格把关各项工作的要求，使企业得到良好的运转，可以按照岗位的工作需求来制定标准，将各个岗位的职责进行分配，保证岗位职责的精细化管理，能够按照规章制度来开展工作，不要逾越工作的职责，也不要遗漏工作的内容。办公室应当建立起科学简约的工作流程，适当在原有工作程序的基础上进行精简，清理其中的环节，对各个岗位的责任进行区分，对办公室负责的各项工作流程加以员。比如办公室的核心职能是辅助决策，那么企业就要将决策前后的事务作为考核办公室管理水平的内容，做到目标明确、加强管理、环节清晰，实现上下沟通、左右联动，可以促进各环节的无缝连接，各部门之间能够实现信息共享，既可以有效提升办公室的管理效率，又能够解除各部门之间的制约关系。办公室要督促电力企业内部各部门之间通力合作，依靠各个部门共同落实管理的要求，加强协作关系，将上级部门布置的内容安排下去，如果在实践的过程中发现问题，办公室要代表下级部门向上级管理部门反馈，在得到具体的解决方案以后，重新安排下级部门的工作[4]。

（三）完善管理制度，强化管理考核

在电力企业内部建立起完善的精细化管理制度，是开展各项管理工作的前提，制度可以为精细化管理模式的落实提供基础保障，使办公室的管理人员能够按照规章制度办事，做到有据可依，即便是工作中存在员工不配合的情况，管理人员也可以列举出规章制度的内容，用于规范员工的行为，或者依照制度对违反规定的行为做出处罚。规章制度相当于保证办公室正常工作运转的安全绳，可以在制度的基础上建立起岗位权责体系，将各部门工作的内容与人员进行绑定，一旦出现问题，管理人员就可以直接找到对应的责任人，了解事情的真实情况，将管理工作具体的每一个人、每一件事上。需要管理人员注意的是，精细化管理不仅要体现在电力企业内部管理的大事上，更要在日常小事中多加注意，比如电力企业的工作环境，小到办公室的区域环境卫生、会议室的各项材料布置等等，都需要管理人员经过思考和检查以后，维持秩序、做出安排，每一项工作质量的高低都代表着办公室的工作水准，管理人员也要经过系统的考核，为自己的岗位发展指明方向[5]。

近年来，社会主义市场经济的发展水平持续提升，办公室作为电力企业中的核心管理部门，其工作效率影响着电力企业的未来发展，所以许多电力企业的高级管理者已经认识到，推动办公室管理工作模式的创新非常关键，以先进的管理理念来提升办公室工作的效率和质量，可以使电力企业的发展进程加快，更好地满足社会发展对电能的需求，刺激社会经济产值的增长。对办公室工作的精细化管理要落实到日常的工作中，制定具有针对性的管理机制，需要员工从专业技能中获得更多的经验与知识，内化员工自身的能力与职业素养，才能够在精细化管理的工作部署中发挥人才的力量。