一步到位 Excel数据排序玩自动

平淡

使用函数

如现在要在公司前台的大屏幕上实时展示每位员工的销售业绩排名，并对销冠和最后一名员工添加提示文本和颜色填充（图1）。

在Excel中打开销售数据后，定位到D2单元格并输入公式“=RANK（C2，C$2：$C$10）”，下拉填充到D10单元格，这样RANK函数就会自动从C2：C10区域中读取销售数据并显示位次。继续在E2单元格中输入公式“=IFERROR（IFS（C2=LARGE（C：C，9），A2&"，你是倒数第一，请努力"，C2=LARGE（C：C，1），A2&"，你是销冠，请保持"），""）”并下拉，这样在销冠和最后一名员工的后面就会自动添加上相应的文字提示（图2）。

E2单元格公式解释：

这里先使用LARGE函数读取数据，然后将其作为IFS函数的判断条件，如果是第一名和最后一名则自动加上相应的文字提示，最后再将结果作为IFERROR函数的判断条件，符合的话则直接显示，否则显示为空。

单元格的颜色填充效果可以借助条件格式实现。选中E2：E10区域，点击“条件格式→突出显示单元格规则→文本包含”，分别设置包含“销冠”和“倒数”文本时单元格填充不同的颜色，这样即可实现例图的效果（图3）。

由于这里使用函数进行排序和添加提示，因此当我们在C列中更新员工的销售数字后，工作表也会自动进行重新排序，实时显示员工的销售排名。为了能在大屏幕上获得更好的显示效果，还可以在E1单元格中输入文本“销售业绩统计，截止到今天”，对齐方式设置为“右对齐”。接着在F1单元格中输入公式“=NOW（）”，右击该单元格并选择“设置单元格格式”，切换到“数字→时间”，“类型”选择“时分秒”，对齐方式为“左对齐”。接着依次选中E2：F2、E3：F3、……区域，点击“开始→合并后居中”，再点击“视图→去除网格线的勾选”（图4）。

复制A1：F10单元格，然后点击“开始→粘贴→其他粘贴选项→链接的图片”，粘贴到其他单元格处，这样即可在图片中实时展示销售数据，并且更改源数据后图片中的内容也会随之更新。最后再对图片稍加美化，如取消網格线、进行三维设置等，即可获得更好的展示效果（图5）。

使用VBA

上述方法需要使用多个函数，操作步骤稍显繁琐，而借助VBA则会方便不少。比如现在需要将销售业绩前三名的员工始终突出排列在前三行，并分别添加冠军、亚军、季军字样（图6）。

在文档中输入销售数据后，插入一个B列，在B2单元格中输入公式“=C2”并下拉填充公式。接着为B列添加一个“数据条填充”的条件格式，填充颜色选择蓝色，这样能方便直观地查看数据比对。继续点击“开发工具→宏→录制宏→新建一个宏1”，选中C2：C12区域，点击“数据→排序→降序排列”，在打开的窗口中选择“扩展选定区域”（图7），点击“排序”按钮，最后点击“停止录制”完成宏1的录制。

然后按“Alt+F11”快捷键打开“开发工具”窗口，在打开的VBA编辑窗口中点击“插入→模块”，在代码设计框中输入下列代码（图8）：

Private Sub Worksheet_Change（By Val Target As Range）

宏1

End Sub

在D2：D4单元格中依次输入冠军、亚军、季军字样，最后将文件另存为“a.xism”备用。由于代码中使用“Worksheet Change”（工作表变化事件）来激活宏的运行，这样以后只要在该文件中输入员工的销售数据就会自动调用“宏1”完成排序，就能实现图6所示的效果。当然，也可以选中A1：D12区域，将其粘贴为链接图片在大屏幕上展示。