科研经费管理的若干问题及思考

◆燕丽娜

一、前言

近年来，国家出台了多项政策来推进和优化科研经费管理，2018 年7 月国务院印发了《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25 号），再次明确和强调了优化科研项目和经费管理的举措和重要意义。坚持“放管服”结合，既要保障科研经费管理的规范性，又要充分发挥管理方式的灵活性，根据不同类型科研经费实施的普遍性和特殊性，不断完善和改革科研经费管理制度，提升科研经费的使用价值，激发科研人员的创新活力，推动科技创新、稳定人才力量、驱动社会科技发展。科研经费的管理贯穿于项目立项、实施和结题三个部分，合理和完善的经费管理制度和措施有助于提高经费的使用效率，充分发挥科研经费的价值，对于科研工作进展起着重要的推动作用。

二、科研经费的实际管理中可能存在的问题

（一）科研经费预算编制的合理性问题

科研项目立项首先需要申报科研内容和经费预算，经费预算编制的合理性对于项目申报的经费批复额度具有重要影响，同时对于次年的经费执行率也直接相关，因此做好经费预算是科研经费管理的重要环节。但是，由于科研项目申报时间的有限性，科研活动的不确定性，尤其对于一些大型科研项目，涉及多家单位参与，预算编制的难度更加复杂。科研人员也没有过多精力关注一些财务管理制度和具体条例，对于在预算编制的细节上容易忽视，如：预算编制里面涉及国际合作交流费用，对于不同国家的出国差旅费的住宿费、伙食费补助、杂费补助都有具体的上限比例标准，但是很多科研人员在预算出国费用时没有按照相关标准，容易造成出国费用预算超标或者标准偏低的问题。同时材料费和测序费与科研实验进展密切相关，但是由于科研进展活动的一些不确定性因素，也容易造成比例不符的现象。其次是间接费用比例的问题，目前各个科研单位都会对各类经费按照比例扣除间接费用，但是在部分科研经费的预算申报中又没有体现间接费用科目，造成间接费用的实际支出和预算明显不符。

（二）科研经费实施过程中管理的规范性和繁琐性问题

科研项目实施过程中的实验人员在实际科研活动中并未充分了解或者熟悉课题预算的情况，在课题经费实际开支中，如材料采购费用比例、测序费用比例、差旅费等各项科目不按照预算科目执行，导致实际经费开支与预算科目不符的现象，如超支或者结余的现象。同时很多科研人员反映科研经费支出的报销手续繁琐，主要体现在财务报销的凭证材料较多、发票报销类型繁多、报销审批流程复杂，比如学术会议费用报销需要提供会议预算表、会议决算表、参会人员名单、会议日程安排，会议期间的住宿费、交通费、餐费、会议手册等相关开支的发票，相关费用审批需要课题负责人、项目负责人、科研部门负责人、相关部门领导等审批流程，繁琐的财务报销材料和流程占用了科研人员大量的精力和时间。简化科研经费的报销凭证和报销流程有助于减轻科研人员额外的工作负担，提高科研经费的执行力。科研经费管理制度的改革和完善势在必行，规范管理经费的同时可以增强工作方式的灵活性，可通过合并报销凭据、简化报销审批层级、提高审批额度等多种方式。

（三）科研经费结题时的合规性问题

科研项目结题时存在的预算结余或者超支的问题，科研人员为了应对相关的检查和评估，一方面忙于完成科研任务，另一方面又要完成经费执行率的硬性指标，经费结题时存在盲目调账的问题，未充分考虑经费后续管理的问题，导致最终项目验收时，经费开支与科研内容的不相关性，以及经费预算科目超支比例的问题，造成科研资源的浪费。因此完善科研经费结题的评估方式，不要盲目以执行率数字作为经费结题评估的唯一标准，要综合评估科研项目工作进展、科研产出和经费执行的相关性等因素来评估，可根据实际科研工作进展适当延缓经费结题周期，为科研人员提供一定的经费缓冲期。

三、优化科研经费管理的建议

（一）简化预算编制、下放调剂权限

可将报销类型和用途类似的科目预算合并归类，比如会议费、差旅费、国际合作与交流费的报销类型中都涉及到不同地区往返的交通费和住宿费，可根据用途类似的方式进行合并预算；对于材料费、测试加工费等跟科研活动直接相关的费用预算，可以增加项目承担单位调剂的比例范围，同时提高间接费用的比例，给予科研人员充分的调配经费的权利，并通过间接费用的提高可以增加科研人员的绩效奖励，鼓励科研人才。在符合正常科研规律和进展的情况下，允许调整科目预算有助于充分发挥经费使用效益，减轻科研人员一边忙着科研，一边忙着管理经费的困局，给予科研人员充分的科研活动自由空间。

（二）加强科研辅助团队力量，提升科研财务助理业务能力

各科研单位需充分结合各课题经费的现状，设置专业的科研财务助理岗位，协助各课题经费的管理。尤其对于一些大型科研项目，经费金额较大，涉及参与单位较多的情况，更需要专业的财务助理来专职负责科研经费的管理，包括经费预算、经费支出报销和经费决算和验收工作，保障科研经费管理工作的连贯性，为科研团队提供专业化的服务。同时应加强科研财务助理的培训，提升业务能力。作为专业的科研财务助理不仅需要熟悉科研工作进展和规划，而且需要熟知各项财务制度和工作流程，一方面要了解科研工作的进展以及规划，对科研项目在实验室常用的仪器设备、实验材料、测序费用等单价和预支情况要了解，并需要熟悉不同的科研经费的预算范围，同时对于不同科研项目经费涵盖的经费支出的范围有所调节。在经费预算和经费支出报销分类中，要很好地将经费预算和经费报销工作关联起来，既可以保障科研预算的合理性，也可以保障经费直接开支和经费预算的相符性。另一方面熟知各项财务专业制度和各项管理条例，明确各个项目经费的间接费用的扣取比例，国内差旅和国际差旅的报销标准，会议费的报销范围和标准，在科研经费支出报销工作中，保障科研经费支出报销的规范性和高效性。同时在整个项目周期结束后，科研经费结题验收时，科研财务助理可以很好的发挥经费决算管理的角色，保障整个科研经费验收的规范性，防范各种审计风险性。

充分发挥好科研财务助理的角色，对于科研项目和科研团队的管理是十分重要的，让科研人员专心从事科研创新工作中，让科研财务助理从事繁琐的经费管理工作，既有利于让人员分工充分发挥所长，同时为科研人员潜心研究营造良好环境，可以全身心的投入到科学研究工作中，发挥最大科研潜力。

（三）完善科研项目管理制度，减轻科研人员报销工作的负担

通过综合分析科研项目管理的普遍性和特殊性，可以不断完善科研项目管理制度，因此科研单位的财务管理部门要充分结合科研工作的实际情况，尽量减少实际科研经费报销工作中的繁琐条例，如国内和国际差旅费用可以采取包干制，解决无法取得发票但需要报销城市间交通费和住宿费等问题。对于一些野外偏僻或者不发达国家境外出访期间，需要当地人员提供劳务协助服务时，需要支付现金劳务费的情况下，可以由当地劳务人员现金签收，并手写收据备注姓名和联系方式，既可以保证现金支付劳务费用的可靠性和真实性，又可以保障科研人员能够及时灵活聘用当地劳务人员协助科研工作，提高科研工作效率。购买科研实验材料或工具，采购的比价或者询价金额可以适当的提高标准，并且对于一些郊区或者野外科考工作期间购买的科研材料和工具，可减少不必要的比价或者询价记录，据实报销发票。同时审批环节适当集中和压缩，减少审批流程，减轻科研人员在报销发票中的繁琐工作。完善科研产出激励机制，同时加强青年科研人员激励措施，一方面有利于激发科研人员的积极性和创造性，稳定人才队伍，保障科研团队的稳定性；另一方面有助于培养青年科研骨干力量，保障科研工作的可持续性。

（四）项目绩效评估方式的转变

项目结题的评估方式要转变严格的量化评估方式，不要一切围绕具体经费执行率作为评估标准，要综合评估项目绩效产出，根据科研项目实际进展情况来评估经费使用情况，科研工作实际实施期间，年度剩余资金可以结转下年继续使用。如果科研项目工作由于各种不可预测的因素导致未完成任务目标，可以综合评估后续科研工作进展情况，可适当延长科研经费的结余资金使用时间，避免科研人员为了提高经费执行率，盲目调账，造成科研经费浪费的现象。对于结余经费两年后未使用完的，再按规定评估处理或者收回。经费结余资金的管理方式可以给科研人员适当的经费使用空间，合理利用结余经费，充分发挥经费使用效益。