档案信息化建设与档案管理分析

2021-01-12

数字通信世界 2021年4期

（山东理工职业学院，山东济宁 272067）

1 档案信息化建设的主要特点

1.1 档案信息化建设的价值性

档案是企业重要的基础资源，不仅能够为企业的发展提供有价值的依据，还能进一步的加快推进档案信息化的建设。其又体现在这些方面，首先可以使得档案管理的水平得到一定程度的提升，对档案管理的价值性以及实效性有一定的推动作用。其次档案管理的不断健全，使得档案信息得到了进一步的拓展，进而提升了企业档案管理的价值等。最后档案信息化建设能够进一步提升管理人员的工作时效性，使管理的工作流程更加的合理，进一步的提升了管理工作的价值。

1.2 档案信息化建设的改革

档案信息化的实现不仅仅只是针对档案的管理工作和管理制度，工作流程的革新，同时使得档案管理工作更加的科学以及合理，这也是当前档案信息化建设最主要的特征。档案工作的革新，对档案收集以及管理都得到了相应的提高，还对传统档案管理工作中的不足进行了有效的弥补，不仅完善了档案工作的管理方法还完善了档案管理的手段，进而将管理水平进一步的提升。

1.3 档案信息化建设的实效性

近年来随着我国科学技术的快速发展，档案管理当中也应用到了各种信息化技术，提升档案管理人员管理水平的同时，也给管理人员灌输了更加新颖的思路以及想法，从而为企业带来优质的档案服务。

2 当前档案信息化建设以及档案管理的现状

2.1 档案管理的数据组织结构存在的问题

针对不同的档案信息来说，来源以及存档的格式都存在一些差异，这种情况造成了档案部门接收的档案数据的组织结构存在很大的差异，所以对档案信息的统一管理会产生很大的影响。这些组织结构方面的差异问题主要是信息特殊性质和传输的方式，以及信息内部结构等因素造成的，对档案资料也极其容易造成缺失，进而对档案管理增加了更多的复杂性，同时对档案管理的科学性也会产生很大的不良影响。因此对档案管理工作的发展也会带来严重的影响，档案信息化的建设也无法凸现出理想的效果。

2.2 档案信息较为分散

当前档案管理工作中，档案信息分散性是当前最为主要的问题，具体又表现在这几个方面，首先有一部分企业单位人力资源管理部门，没有对档案管理工作进行重视，使得档案在记录的过程中经常出现丢失以及准确度缺失的现象，因此这对档案管理工作的实施以及利用会大打折扣。其次档案信息管理中的重复现象非常严重，这种现象主要是档案存放导致，通常同一个档案是放在多个部门进行保管，这种现象还会使得档案数据出现无差异性的保存现象发生，从而造成档案进一步的分散，并且使得档案信息建设以及统一管理不能得到良好的发展。

2.3 档案管理信息化水平较差

当前档案管理的过程中，很大一部分的企业单位管理模式上仍然是进行的传统的档案管理模式，也从未有效的利用信息化技术，造成信息化管理水平相对要差很多，对于档案信息化建设也不能得以实现。另外工作人员信息化水平低，在信息化管理中也不能积极的应用，所以使得信息化建设的进程阻碍重重。

2.4 档案管理人员的综合素质不高

当前信息化管理中档案管理人员的综合素质都不能得到良好的提升，这也造成了信息化管理的难度增加。档案管理工作具有一定的复杂性，还需要工作人员必须具备充足的耐心，然而当前时代下如不积极的利用信息化管理的手段方式，来推进电子档案管理的持续发展，将会使得档案管理工作的发展进一步的困难重重。同时相关的管理人员没有足够的重视档案管理工作，因此很多细节工作也开展的不到位。

2.5 缺乏完善的档案管理的制度

档案管理工作中需要完善的档案管理制度的推动。然而企业单位更加注重的是经济效益，档案管理工作的重视程度相对缺乏，因此在制度的建设上没有得到科学有效的制定。同时相当多的档案管理工作仅仅只是在于形式，实际管理工作并没有真正的做到位。在现时代下需要企业高度重视档案管理制度的建设。

3 档案信息化建设与档案管理策略分析

3.1 加强电子文件档案的管理

随着当前网络信息技术的快速发展，在社会的各行各业中信息技术也到了广泛的应用。档案信息化的建设很大程度上提升了档案工作的时效性，管理的水平也进一步的得到提升，通过网络传输的模式对档案信息进行整理，数据的查询以及管理，使得档案信息能够更具科学性，同时档案管理过程中的工作流程也得到了进一步的完善，从而推动了档案管理的持续发展。电子文件档案可以通过网络传输对企业内部重要的信息进行整理归纳管理，同时还可以对各部门间建立相关的往来系统，将重要的信息利用网络传输管理，进而提高了工作效率。另外电子文件的管理工作还需要相关的部门加大管理的力度，将电子文件的准确性以及可靠性进一步的提升。

3.2 档案信息化工作体制的完善

要想实现档案信息化的管理就需要加强对档案信息化工作体制的完善。首先对档案管理以及运行制定明确的制度机制，对档案信息加强监管力度，进一步的对档案管理流程做到完善，从而有效的分配档案信息与档案管理的工作。其次相关档案的法律法规必须严格的遵循做到以此为基础来进行建档，信息的调取以及整合等，任务执行表需要进行合理的制定，进而提高档案管理工作的规范性。最后还需要对信息化档案工作的体系做到进一步的完善，同时业绩评估的机制也需要得到健全的构建，这不仅能调动档案工作人员的工作积极性。还可以提升工作人员的工作热情，从而加快推动档案信息化建设的进程，进一步促进了档案信息化建设的可行性。

3.3 增强档案管理人员的责任意识与服务意识

档案管理中管理人员工作水平以及综合素养直接影响着档案信息化建设与发展的成效。在档案管理工作中，需要加强提升档案管理人员的责任服务意识，以及专业的技能和工作热情，进而实现高效的为企业提供相关的档案服务。随着当前科技的快速发展，各种新技术与新理念新制度在档案管理中也逐渐得到了有效的应用，为了能更好的满足企业的实际需求，需要提升管理中的工作效率。另外企业应该加强对管理人员专业的技能与基础性的知识开展专业的学习培训，做到能够熟练掌握现代化的管理技术，先进的管理制度需要积极的引入，进而扩展出更多新型的现代化管理模式。档案管理人员的服务意识以及管理能力得到提升的同时。还需重视档案管理的实用性，从而加快档案信息化建设的良性发展。

3.4 加强对信息化技术的运用

当前信息时代，信息化的出现也给各企业单位的管理带来了新的发展。信息化技术的应用使得企业内部的管理发展提供了更加的便利，进一步实现了对电子档案的分类整理，能够更加有序的对档案资料进行管理。因此当前企业单位需要高度重视信息化建设的需求，积极的推动档案管理工作朝着信息化管理的方向发展。另外信息化的转化过程中，需要科学的分析自身实际发展情况，再来开展具有企业自身特点的信息化管理。

3.5 重视档案的反馈工作

反馈工作通过发布信息以后并且收回有效的反馈信息，同时它也是对档案管理中整体工作的检验。管理人员通过收回的反馈信息，能够进一步的对当前的管理水平作出判断，并且依据这些管理中出现的问题进行有效的改善，进而提升档案管理的工作效率，进一步的提升档案资料的管理效率。因此档案管理中的反馈信息需要得到一定的重视，让这些反馈信息能够在档案管理工作中发挥出积极的推动作用。