计算机信息技术在现代办公自动化中的应用探讨

（临汾职业技术学院，山西 临汾 041000）

1 简述办公自动化

1.1 办公自动化定义

办公自动化定义广泛，泛指通过将新兴技术与手段融入办公工作中，以改进传统的办公方法。办公自动化是对传统办公手段的一次突破性改革，其借助现代信息智能技术，智能地分析和整理海量数据与庞大数目的资料，减少了人为的干预因素，不但能够有效将办公效率提高，还能减少一些不必要的人为错误。其核心在于实现计算机信息技术的合理应用，从而提高生产劳动的效率。因其会极大地加快行业的发展速度，故而当今社会的任何领域都离不开办公自动化的协助。

1.2 办公自动化的特点

1.2.1 安全性

办公自动化大大提高了文件及数据的隐蔽性能，使其更加安全。通过尽量避免人为手段实现对重要文件的保存，从而降低泄露机密的风险，有效遏制了信息的恶意扩散现象。

1.2.2 完备性

引入办公自动化，使得往常由于人为的不当处理而导致的文件丢失、数据缺失等问题从根本上得到解决，也有效地提高了办公效率，使办公效率有了质的飞跃。

1.2.3 智能性

办公自动化通过高精度的算法和智能化的处理手段处理数据、整理文件，智能地分析办公中遇到的各类问题，并通过机器学习筛选出最优的解决手段。计算机所具有的超高的运算速度与传统人工方式的速度不可同日而语，以其优秀的速度能够更便捷地实现对相应解决措施的探求。

1.3 办公自动化技术的意义

办公自动化的落地，可有效实现对现有组织结构的改善，甚至管理体制的优化。其在进一步提升效率的基础上，实现了协同办公能力的增强，为产生正确的最优决策提供了可靠的支持。计算机信息智能技术在办公自动化的应用中，具有相当的重要价值，对其，我们必须给予高度重视，尤其是自动办公系统的优化升级。将计算机信息智能技术与办公结合，一方面通过信息共享能够提升各部门之间的协作能力，在实时的交互工作模式下，保障信息的安全性与准确率，还能使办公内部环境得到改善，极大地提升办公者工作的活力和积极性；另一方面，通过优化资源的形式，合理利用已存资源，同时能够有效地规划资源，从而减少办公成本的开销，使单位用户具有更优异的经济效益。

2 计算机技术在办公自动化的应用现状

2.1 计算机技术应用的优点

2.1.1 优化办公环境

由于现代自动化办公与计算机信息智能技术的紧密结合，导致办公空间紧缺不再成为限制办公工作的难点。由于计算机可以实现交互式办公模式，使得现在的办公方式由传统的办公室办公转变为在任何时间任何地点办公，实现了办公环境的多样化。在不约束办公环境的基础上，办公者还可以在互联网平台上实现方便快捷的工作私密交流，既优化了办公环境，又保证了相关通知以及涉及私密技术的信息能够安全及时地传递给各位相关工作者。

2.1.2 改善信息运作效果

在高速发展的信息化时代，信息数据的使用效果关系着企业的生死存亡。为了保障企业的竞争力，使其能够稳定生存与永续发展，要求企业决策者能够及时全面地了解企业自身的实时信息以及竞争公司的发展情况，并以此为基础，作出符合企业自身发展的决策。当下计算机信息智能技术在办公方向的应用，能够有效提高重要信息的传递速度，改善了信息的运作效果，一方面使企业决策者通过快速了解信息提升企业自身竞争力，另一方面也提高了公司员工的工作效率。

2.1.3 降低办公成本

由于计算机高效、便捷、去纸化的特点，使得使用者可以实现在互联网上进行办公，省去了办公地点和大量不必要的办工耗材。

2.2 应用现状中存在的问题

2.2.1 决策者对计算机技术理解不到位

决策者应该深入了解结合计算机信息技术后的现代自动化办公方式。这种方式，不仅表现在软件系统的层面，更体现在对于硬件设施的需求。目前许多决策者认为购买完相应的收费软件，便大事告成。更有甚者，直接将办公系统外包给相关团队，自己成为了甩手掌柜。这是一种错误的认知，无论是往小的层面看一台个人计算机，还是往大的层面看一台大型Linux 服务器，都需要精细的物理层提供支撑。换句话说，只有当硬件物尽其用，才能充分发挥软件的作用。这就要求决策者充分理解计算机技术，实现对物理设备的优化，只有这样才能有效处理信息和实现对数据的管理，促进办公自动化进一步发展。

2.2.2 部分办公人员专业素养不高

计算机信息技术与办公方式的结合，凸显出目前的工作层面仍存在大量问题。其中最关键的一点便是大多数从业人员的相关技术掌握不牢。由于新手段对使用者的操作水平提出了高标准、严要求，所以员工需要学习新兴技术来提高自己的竞争性。然而对于员工而言，这并非一件易事。无论学习新技术还是熟悉新的工作方式，都需要一定的时间和大量的知识储备。一旦使用者无法妥善运用新软件、新技术，无法接受新的工作方式，那更新的办公自动化系统将远远发挥不出其应有的水平，甚至会由于平白增加工作量和由于不熟练导致的错误，远远落后于传统办公的效率。

2.3 解决方案

2.3.1 提高容错性

通过计算机信息技术的应用，不再畏惧体量大的数据，实现对海量数据的有效分析，是办公自动化最为关键和鲜明的特点。用户可享受计算机技术的应用成果，根据不同岗位、不同功能的办公自动化软件，通过简单命令，对其工作内容进行定向处理。该系统还可以根据员工级别的不同，实现对数据库中的数据进行权限设置。在计算机信息智能化技术的基础下，对文件的修复也不再局限于艰难的一次性处理修复困难，而是通过运用不同手段对数据进行修复，还可以撤回操作，从而提高数据处理时的容错率。

2.3.2 优化员工结构

源于计算机信息技术的现代办公模式，要求我们对员工的分工进行重新架构，取消不必要的岗位与增加新技术岗位。企业应该加大对员工技能的改革力度，如果员工无法适应新的工作形式，无法成功应用新技术，可以适当辞退；对于可以适应新方法和新技术的员工，应当给予适当鼓励，以此来实现对员工结构的优化。

2.3.3 提高决策者对行业的理解

只有增加决策者对计算机技术的理解，才能实现上下级员工之间以及各职能部门之间的沟通协作，使原本的工作充满活力，进而调动个人的创造力，最终实现行业的发展。其次要让硬件物尽其用，从而推进软件发挥其作用。决策者实现对物理设备的优化，再结合软件有效处理信息和管理数据，使办公自动化再上一层楼。

3 计算机技术在办公自动化未来的发展

3.1 实现无距离办公

由于计算机技术与办公自动化的程度，降低了对于工作环境的要求。在未来，应当更致力于实现无距离办公，使员工在任何时间任何地点，都能够直接连接自动办公系统进行办公。例如国内的华为公司，该公司的华为云，正有意拓宽其在该目标上的路径，率先突破办公环境的无距离办公，其带来了更加便利的工作效率，使工作质量更加优秀，以此实现工作的长足发展。

3.2 应用在视频技术方面

视频对话办公技术的产生对单位用户实现远程操作具有极其重大的现实意义。视频对话的工作形式现在已经在各重大场合中被广泛应用，国内各大高校和单位用户已经将视频对话技术应用在学习和工作当中。随着该项技术的深入研究，以视频软件为终端的会议的应用效果也将得到不断提升。

4 结束语

虽然许多软件已经实现了办公自动化，但市面上目前并没有一种规范化的网络系统和办公环境。这是因为针对不同行业和不同领域，需要因地制宜地设计其功能，不可以一直采用相同的软件标准，从而避免功能方面的缺失和浪费。计算机技术与办公自动化的应用在未来将能够实现不同企业甚至不同领域的办公个性化，此项结合必将得到长足发展。