财务共享模式下会计档案管理问题探讨

杨静

摘要：进入新时代，我国的经济水平提升，帶动了我国各领域不断进步。其中，实施财务共享是当前企业一个卓有成效的财务管理模式，也是企业业财融合的一个突破口。做好这个工作，需要企业从各个流程和各种管理方式上进行努力，其中在转换成财务共享模式时，进行有效的会计档案管理，是一个重要的基础工作，目前转换过程中，会计档案管理中存在着诸多问题有待解决，本文拟进行这方面的探讨。

关键词：财务共享;会计档案管理;大数据;探讨

引言

随着信息化技术的日益成熟，当前企业的信息化建设也步入正轨，其中会计管理已经和当前的信息化技术进行了深度融合并发挥出巨大的作用，作为企业重要的财务运转岗位，当下的会计管理工作和以往的常规工作方式产生较大的差异，由厚重化转向轻便化，由纸质化转向无纸化，其会计管理的范围和领域都发生较大的变化。作为会计管理的重要环节，会计档案管理更是显得尤为重要，对于其中的电子发票、财务票据及其他相关的电子类票据的逐步普及，以及上述电子会计凭证的报销入账和归档管理工作是当前企业会计管理的重中之重，更是需要当前企业给予足够重视。在面临当前的信息化巨大变化背景下，在面临着机遇的同时，更是需要采用积极有效措施应对挑战，如何在当前的信息化技术下更加适应且符合信息化背景下企业和社会前进需求，也是当前的会计档案管理工作需要重点解决的难点。

1实施财务共享模式后会计档案管理中的问题

1.1会计档案管理手段落后、档案保管设施陈旧

当今世界已经进入了一个信息化、网络化的时代。由于国际互联网的出现，从而改变了我们的时空差距观念，使我们通过互联网非常方便地进行数据传输与档案的管理工作。但从目前的企业会计核算状况看，部分集体企业及大部分小型企业，还基本延续中国几千年来的算盘加账簿的手工核算，与之相适应的会计档案的保管、利用等管理工作也一直没有太多的改进，年复一年地重复着传统的会计档案生成、存档、保管、利用、销级等过程。

1.2会计档案衔接问题

在实施财务共享模式后，财务共享应用上线后，会计档案的保管从分散保管到集中保管，存在着保管地点变化的问题，也存在着保管方式同时存在纸质和电子方式的问题，实施财务共享模式后，用电子方式保管会计档案的情况增多。此时，从分子公司等共享单位分散保管到财务共享中心集中保管的过程中，以及电子档案和纸质档案两种方式并存过程中，可能存在会计档案数据的采集和加工衔接不当，如共享单位纳入财务共享后，原有会计档案管理人员和后来会计档案管理人员不同，总有部分会计档案资料需要转到财务共享中心，原有的会计档案资料转过来后，出现装订顺序打乱，会计档案不大好找，甚至丢失等多种情况。特别是存在从分子公司把档案寄到财务共享中心的时候，会出现分子公司已经寄出，财务共享中心尚未扫描登记的情况，即会计档案的空档期，有可能出现这个期间，两边查资料都不方便，也有丢失档案的可能性。

2实施财务共享模式后加强会计档案管理的措施

2.1改进服务方式，增强服务能力

会计档案专业性强，非会计人员难以理解，为会计档案的利用工作、服务工作增加了一定的难度。因此，要发挥会计档案的作用，首先要做好会计档案的著录标引工作，及根据企业现代化管理的需要对比较专业的会计档案，按照一定的规则、形式进行重新排列、组合，成为企业管理直接利用的根据。企业会计档案本身具有潜在的价值，只有经过编研加工，才能为企业管理部门提供更加系统、完整、精练、便于理解的信息资料，才能服务于企业的管理工作。其次，要主动拓宽服务领域，在不影响企业商业秘密的情况下，将有潜在价值的历史销售水平、生产成本、工资变动情况、费用水平、效益情况等经济指标，编研后根据企业各部门的需要主动提供。

2.2解决好会计档案衔接问题

对于财务共享服务刚上线时存在的会计档案衔接问题，可以以某个月初为财务共享中心会计档案保管和收集期间，以某年初为财务共享中心会计档案保管和收集期间的更好，尽量避免财务共享中心从中途某一天开始进行保管和收集工作，造成企业某一个月会计核算的资料分散于不同的地方，特别是有些是电子会计档案资料，有些是纸质版会计档案资料的，如果分散到多地，更是不利于档案的管理。对于会计档案转到财务共享中心，财务共享中心可按以前凭证号进行排序编号，若财务共享中心按新的编号开始处理，可以将转过来的会计档案资料编制新旧编号对应表，因为财务共享中心业务一般都有业务申请单，也可以建立衔接期间转过来的会计档案，领附于在财务共享中心业务中某一业务申请单，特别是原始凭证和其他会计信息间要建立相应的联系;对于会计档案可能出现空档期的问题，这种情况是纸质版需要寄到财务共享中心时产生，可以在设计时尽量让分子公司寄时，就有复印件或电子资料，可以先给财务共享中心发电子资料，等纸质版资料寄到后，用来核对和保存即可，避免这种空档期资料缺失的问题。

2.3完善并落实好信息化保密措施

信息化条件下，所有的会计档案都是电子化，因此一定要做好电子档案的管理工作，保障电子档案的安全性。可以培养工作人员的安全意识，提高安全操作技能;在实际工作中落实安全责任，做到人人有责、人人守则，加强监管，不定期检查，及时将问题解决消灭，从而为信息化会计档案管理提供一个安全地环境。

结语

财务共享服务是当前企业财务管理创新的一个热点，是财务管理工作发展的一个重要趋势，很多企业已陆续开始实行财务共享服务，但这种财务管理模式毕竟属于新生事物，在发展过程中，会碰到来自财务会计档案管理在内的各个方面的管理问题，只有正视这些管理问题，逐步加以解决，才能真正发挥财务共享服务运行效果。

参考文献

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