信息化档案管理体系的构建与实施

曹思敏

摘要：档案管理是直接对档案的实体以及相关的档案信息进行管理，档案涉及到一个企业的员工的个人隐私，需要企业不断重视对于档案管理体系的建设，尽可能的保障管理人员、管理设备以及管理制度的不断完善，尽最大努力保护企业工作人员的隐私安全，提高企业的管理能力和管理水平。

关键词：信息化;管理体系;档案管理

前言

社会企业在信息化时代背景下发展速度快，对于信息的掌握程度以及获取方式都发生一些变化。在信息化不断发展的阶段，对于电子档案管理工作的要求也在不断提高，信息化的档案管理工作面临前所未有的挑战。为尽可能满足社会各方势力对于档案管理的要求，相关部门必须要加强对信息化档案进行管理的水平，着重关注档案管理体系的搭建，要求相关管理人员要不断优化创新管理新途径，顺应时代发展新趋势，充分利用先进的科学技术和方法不断推进信息化档案管理体系的建立，推动档案管理朝着信息化、科学化的方向发展，有效提高档案管理的效率和质量，不断优化管理人员的管理能力，为企业的健康发展助力。

1 档案管理工作的重要性

我国的档案资源众多，其中包括过去的相关信息以及具体工作信息，其能够有效保障各项工作的顺利进行，对于现阶段我国的档案管理体系建立具有非常重要的意义。首先，档案可以成为具有真实意义的历史凭证，是进行工作决策的重要保障，其来源于社会实践活动的开展，具有真实性以及客观性的特点。其中绝大多数的档案都是由当事人在管理工作进行过程中亲笔书写，有一小部分需要领导的批准和签字才能生效。在一般的管理过程中，如果想要最大限度的发挥好信息资源的价值，必须要做好档案管理工作，对每一个档案进行偏码、排序，将编码录入相关的计算机系统当中，通过计算机技术辅助管理人员进行管理，与此同时，最大限度的节省查找档案的时间，提高档案资源的利用率。

依托国家电网公司协同办公系统，改变传统的档案管理模式，通过档案信息管理平台，运用信息技术对归档文件、信息资源及档案进行收集、整合、维护，实现电子文件归档、整编、分类、报表、借阅、移交一键完成。同时，在企业系统内部实现档案信息资源即时共享，增强了办公能力，形成信息化档案管理体系。电力企业档案管理的信息量极大，涉及到多个部门的方方面面，包括具有极高保存利用价值的文字、图片、声像等档案资料，其价值也是无法用金钱估量的。

2 档案管理工作现状

2.1档案管理设备不受重视

档案管理人员的业务水平不到位，许多企业在设置相关的档案管理部门时，对于涉及到整个企业的各部门管理档案没有辅以相应的设备支持，一方面，在进行档案管理过程中缺乏专业性;另一方面，对于大型的精准度要求比较高的设备没有专业的人员进行管理。除此之外，设备档案的管理一般都由非专业管理人才进行管理，他们中的大部分人对于档案管理的专业知识并不了解，对于管理过程中涉及到的理论知识、整合能力等都有所欠缺、况且对于档案信息资源的管控能力不足，导致在对档案进行存档的过程中在工作交接方面存在问题，不具备系统性以及前瞻性。

2.2档案信息化建设管理人员缺少专业性

在信息化背景下，档案信息化建设对于档案管理人员的素质要求不断提高。档案工作不仅仅只是简单的接受、管理，在现阶段，对于档案管理人员提出更高的要求，需要档案管理人员能够熟练使用计算机以及相关档案管理软件;除此之外，还需要了解相关档案管理规范，对信息录入有一定的认识。目前，许多档案管理人员受到传统观念的影响，档案管理人员队伍不能满足现阶段的管理需求，缺少专业的技术培训，况且档案管理人员在进行管理工作过程中缺乏积极性，因此当他们面对新设备、新技术时不能够熟练使用相关技术。

3 信息化档案管理体系建设的实现方式

3.1建立完善的信息化档案管理体系

在现阶段的档案管理过程中，需要管理人员利用现代信息化技术搭建完善的档案管理体系，培养相关管理人员的管理意识以及使用先进技术的水平。通过设立完善的信息化管理体系，能够最大限度的促进档案信息化管理体系的建立，优化管理模式，实现自动化、数字化管理。

3.2增强档案人员专业培训，创新思维进行档案管理

想要建立信息化管理体系的前提在于加强档案管理人员的专业知识培训。通过培训提高自身管理意识，与此同时能够顺利将信息化技术应用到档案管理过程中去。相应的管理部门还可以引进专业的管理型人才，可以在市场上进行招聘，通过福利政策以及相应的薪资政策吸引人才主动向档案管理靠拢。除此之外，还可以与名校进行合作，聘请专业的管理型教师到企业当中进行培训，提高档案管理人员的管理意识。

在档案管理过程中，除了要注重档案管理体系的信息化建设之外，作为档案管理人员还要将创新的思维融入到档案服务的过程中。创新性的档案利用办法，要求档案管理人员要在立足社会档案信息服务的前提下，充分提升档案信息的附加价值，注重档案信息服务系统的软件建设以及基础设施建设，通过对各种档案信息资源进行合理的划分来促进档案信息的合理使用。可以通过建立移动化的档案信息服务平台来促进移动档案信息共享机制的形成，最大程度上突破时间和空间的限制，让广大用户可以随时随地查询和使用档案信息。同时作为档案信息管理人员，还要对各种档案信息，进行有效的分类，加工，整理，不仅要在档案工作过程中对档案信息资源进行综合，推进用计算机管理控制系统来对档案信息进行综合管理，提升档案管理的信息化水平。

3.3加强安全管理体系建设

由于整个档案管理系统涉及到企业员工的个人隐私，为防止安全隐患的发生，给员工造成不必要的麻烦，因此企业在建设档案管理体系的过程中，没还需要不断关注对于档案管理體系的安全建设，可以利用GPS技术或GIS技术，对整个档案库进行24小时全方位监控，以此保障档案管理系统的安全性。

结语

本文通过对档案管理体系建设方面存在的问题，进行分析研究，从根本上找到建立健全档案管理体系的方式，既保障企业档案管理体系的完善，又推进整个档案管理体系安全系数的增加，为国家未来的发展助力。

参考文献

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