化工企业档案的精细化管理

2021-01-09刘倩朱翠平山东铁雄新沙能源有限公司山东菏泽274900

化工管理 2021年16期

关键词：档案管理管理工作

刘倩，朱翠平(山东铁雄新沙能源有限公司，山东菏泽 274900)

0 引言

在对化工企业档案管理现状进行分析的基础上，概述了精细档案管理的措施，从精细档案管理、精细系统和良好员工素质的角度进行了讨论和分析。通过对公司档案的精细管理，可以提高档案管理水平，实现档案管理的可持续发展。

1 档案精细化管理的现状

1.1 档案管理思想老旧

很多公司一直认为档案管理部门是公司的后勤部门，也是公司中不需要占用太多人力、物力的小透明部门，自然也没有办法引起高层管理人员的注意。同时，从事整体工作的档案管理员也认为档案管理部门的工作非常乏味，没有从根本上理解这份工作的重要性，也没有对其有着全面认知。他们只是认为这份工作就是各种文件、档案、图纸、计算的归档，查找、分类检查等工作，工作十分简单，与实际运营没有切身的利益。

1.2 档案管理技术的落后

现如今的公司档案管理大多数还是以人工的物理档案管理为主，只是辅助少量部门的电子档案管理。这就造成了查找困难的问题出现，所以现在部分公司已经将计算机技术引入其中，他们将大量的纸质档案进行归拢扫描上传，归档并将规模范围扩大。就算如此，在物理档案以及电子档案的管理上的误差和错误仍然很多，因为它没有办法将档案模块添加至自动化办公系统里[1]。

1.3 工作人员的能力素质低

很多档案管理员基本上都是企业其他岗位的员工调来，或者退休后返聘的老人，所以存在很多档案管理员的专业技能不达标的情况。并且因为部分员工没有过类似的工作经验，自身对工作的认知根深蒂固所以无法接受新的知识。接受不了新的知识那么对新的法律法规也同样无法应用，这就会导致专业技能不足，无法接受新的知识的现象出现。而且老旧的管理方法让档案管理员的工作十分枯燥乏味，无法产生工作的激情和热情。

2 档案管理流程出现问题

2.1 档案管理过程中的问题

在当前时期，许多公司部门仍然保留传统的文件管理形式，并使用传统的管理程序进行工作。例如仍然手动对归档管理进行分类，然后根据特定过程将归档释放到适当的位置和架子。这种文件管理形式需要大量的人力和财力，并且文件经常被损坏和丢失。通常，严重的情况涉及以下方面：文件的管理方式过于独特和传统，导致文件损坏，并且编写不够清晰。当使用某些高级技术恢复文件时，只能恢复一小部分文件，从而导致文件丢失。这种现象的发生将严重影响文件管理的过程和速度，并对公司的未来发展产生负面影响[2]。因此，有必要及时改变传统的文件管理形式，挖掘出阻碍公司未来发展的绊脚石。

2.2 文件归档问题

在归档文件的过程中，经常会发生以下情况：归档公司中的员工的不及时处理，文件收集的速度相对较慢，工作效率相对较低，并且归档中存在许多错误和问题，这些都使文档的内容变得不完整。公司文件不够真实，影响了企业的运作。这主要因为公司对归档管理的重视程度不够，缺乏严格的标签和管理标准，以及对归档管理的意识不足，在归档方面造成了严重问题。存档管理的价值不断减弱，管理时间不断延长，使存档管理成为“假”的部门。

3 档案精细化管理的措施

3.1 净化档案系统

进化档案系统，在相关的档案法中把档案管理政策提纯出来。比如档案法中制定了一套适用于公司的完整、可行的档案管理系统，提高了标准化和工作水平。例如公司档案管理部门对工程文件、工程图等不及时、不规范地收集和归档，甚至造成是现场文件控制档案、建设项目档案和工程监督标准化的丢失。应制定与一系列的失误对应的相关政策，这样可以有效地将档案管理员从档案管理空洞工作中提炼出来。当然，有了档案系统就不能一直放着不管，要根据实际需要不断跟新系统，将精细的系统管理带到操作中，强化档案管理并将档案管理的效率提高。

3.2 档案管理的精细化

将档案管理工作细致化，从改善档案管理技能以及对档案管理流程的更新。所谓的档案管理工作细致化就是将档案管理工作与计算机技术相结合。现如今，部分的档案管理部门已然将先进的数字设备融入其中，像是打印机、扫描仪、CD刻录机等物品都已经进入到了人们工作的领域中。在引入的众多技术中，实践发现OA系统是最为适合档案管理的新技术。因为OA软件它可以实现通过电脑就将多个部门进行联络，甚至是个人，即使远在千里也能实现近距离办公的效果。当然对档案管理的归档整理也起到了很大的作用，其加快了办公的整体效率。当然除了OA软件以外，还有两个软件也可以很好地将档案管理工作标准化、系统化、人性化以及最重要的安全化，就比如：ISO9001质量管理体系和ISO14001环境管理体系这两个软件。档案纯化过程其实就是将物理档案管理和电子归档的过程进行细化的一个过程[3]。物理档案需要细化的方法有技术审查、文件档案、财务档案以及工程档案的保存归档，并且根据各个环节来进行实施，同时还有规章制度的定制。

例如该部门正在逐步完善现有协议并添加一些新协议，例如：项目任务(可行性研究、概念设计、基本设计、特殊文章)、验收、复制、绘图和存档等。OA应用的范围越大那么员工的工作效率就会越高，同时还可以加强多个部分的档案管理工作。如果公司应用OA系统，可以在日常办公中：一是纸张的节约。二是节省人工来回行走的时间。因为要申请流程时需要多个领导签字，才能完成，但是OA直接转发就可以实现线上审批的流程，然后最终将其提交到存档部门。存档人员将对其进行审核并存储在存档数据库中。因为每年有无数这样的申请表格，从长远来看不仅要花费大量的工程图纸，而且还要花费大量的人力和物力。如果将OA程序应用其中，那么这些日常工作中的问题同时也可以迎刃而解。OA程序不仅在日常工作中使用方便，可以快速地进行检索、查阅等功能，同时还具有很高的安全性。并且对物理文件的保护也功不可没，因为它可以防止数据文件的损坏以及丢失的现象[4]。

第一，提高工作效率，节省办公时间。为了在网站上重新发布项目设计图纸，申请人不需要去存档部门检查图纸是否已完全存档，而只需要快速搜索OA平台来确定图纸是否已存档并开始。在确认图纸已完成并存档后进行申请过程。操作完成后，完成的图纸将被现场发送到目的地。从申请流程到整个流程的完成，它为申请人节省了很多时间和精力来处理更多事情。例如文件是否已完全存档、签名是否可以借用等，不会因为某些批准者的公务旅行而延迟批准时间。高质量档案是主要要求，对档案室的大小、温度和耐火性也有很高的要求。信息技术的飞速发展已使档案数字化。应逐步并且快速地将数字档案归档进行建设。首先要对加强库存档案的数字化，就像是扫描、照相、录像要进行数字化保存；其次，要把数字文件进行存储将物理文件逐渐减少；最后要将信息壁垒彻底消除，想要消除就只能将各个部门档案全部都包含在数字档案库里，只有这样才能做到无缝分享信息[5]。

第二，必须进行专业管理，充分反映档案管理的专业性。纸质档案和数字档案都必须科学分类，条形码必须根据实际现实加以编辑，以便能够管理和记录。与此同时，还可以在官方网站上打开存档窗口，并将会员资格管理扩展到网络档案管理。

第三，必须改进文件跟踪机制。一方面，必须建立一个汇总机制来记录每一个文件、借用和返回，以确保没有遗漏；另一方面，必须充分利用数字平台来加强文件跟踪和跟踪的每一步执行过程。该文件有明确的时间限制，以确保文件的安全，并及时返回档案馆。

3.3 要加强档案资源利用

档案资源的编排和利用十分重要。如果没有根据内容类别进行区分，那么长时间使用不到它就只能是一个死档案。但是死档案是没有利用价值的，因为只有当“死档”被使用时，它们才具有实际价值，因此它们的主要目的是有效地被使用[6]。首先，提供借方帮助理解历史。档案材料是所有企业历史的大门，他们记录了这个企业从一开始到现在经历的所有历程，而这些历程和决策被归档后精细收藏。其次，为决策提供了分析依据。很多时候公司都需要做出很多重大决策，如果不了解公司的整体的历程和之前所发生的事件，就无法规避是否和现在的事件重叠，或者无法检查到重叠的事件的解决方法是否多样。当然，档案管理中不仅只是公司的发展历史还有很多种类，但无疑都是对公司的未来发展有重要的作用。