运用PDCA管理工具做好医院月纪事编写
2021-01-07宁夏医科大学总医院杨晓燕鲁亮
文/宁夏医科大学总医院 杨晓燕 鲁亮
医院档案工作内容简单概括为“收、管、用”三个方面,档案编研是对档案资料的进一步挖掘,通过整理加工最终形成编研成果,目的是发挥档案服务职能,为医院干部职工提供系统急需的信息,使医院档案工作自觉服务于医院中心工作。档案工作性质主要体现在管理性、服务性、科学性、政治性等方面,其服务性是自觉服务于医院中心工作,主动服务于广大职工。笔者所在的宁夏医科大学总医院(以下简称“宁医大总院”)属于三级甲等医院,其综合档案室成立于1996年,多年来档案工作仅限于“收、管”,未真正发挥档案“用”的编研功能,档案服务性未充分得以体现。因此,宁医大总院档案部门运用PDCA方法,通过查找问题、制定措施、推进实施,取得了一定成效。
一、做好月纪事的重要性以及PDCA管理工具
每个医院都有自己的特殊性,纪事作为一种公务文书,必须要紧扣这个特点,忠实地记载一个单位的重要工作活动和重大事件,它可以为工作总结、工作检查和上级机关掌握情况等提供系统的、轮廓性的材料。因此,做好单位的每月纪事,同时借助于科学管理工具加以规范,产生积极的成效。职工对医院信息的了解渠道进一步拓宽,也成为医院的工作备忘录,为医院工作总结、工作检查等提供系统的材料,也可起到录以被查的作用。
医院月纪事属于医院文书档案工作,应加强管理,临床分析得出,文书档案管理是医院日常管理工作的重要组成部分,可将公文转为档案,然后管理以及储存,可及时记录医院重大事件,对于医院月纪事来说,可以详细记录医院每月事件。分析医院文书档案管理工作,流程较为复杂,医院月纪事也是如此,包括收集、整理、分类、归档以及使用等。时代在发展进步,对于医院月纪事来说,可在医院发展中发挥越来越重要的作用。
临床分析PDCA循环,从管理学角度对其进行综合分析,是管理工具,对于单位或者企业来说,可实现有效管理,是重要模型,包括4个环节,分别是规划、执行、核查和行动,可实现循环运作,构建科学的管理模型。在PDCA循环运作评价中,分析发现,问题多出在前三环节,将问题原因找出之后,提出对应解决对策,利用PDCA循环,促进各个环节相互作用,重复运作是基础,可实现实施效果螺旋式提升,可对管理质量以及效率起到明显提高作用,基于此,临床广泛应用PDCA循环,将其应用于医院月纪事管理中,意义重大。
二、纪事工作中存在的问题
(一)记录内容不及时、不平衡。按职责分工纪事的记录是文秘人员的职责,但在基层单位特别是医疗系统往往不被文秘人员重视,经常是忙于日常事务性工作,忽视了整理总结或者根本不记录。加之纪事按时间顺序记载每月所发生的重大事件,涉及内容包括医疗、教学、科研、财务、人事等等,部分事件有很强的专业性,作为承担此项工作的档案人员,多数为非卫生技术人员,对医院行政事件有较强的敏感性,对其他领域的事件有可能出现疏漏,造成纪事内容不够平衡。
(二)记录过程缺乏延续性。由于办公室工作繁琐复杂,纪事编写工作中由于医院工作的特殊性,经常会出现暂时没有结果,需要跨月份办理的情况,也会出现记录事件只有开始没有结尾的情况,过程性的内容会断记。
(三)记录时主动意识不够。由于医院专职档案人员甚少,面对工作量大、人手少的情况,存在发布前集中记录的情况,日常性的记录习惯未养成,致使无法适应外部环境和内部变革的需要。
另外,分析纪事工作中存在的问题,还包括完善管理机制缺乏、管理力度投入较小、专业管理人才缺乏。对于当前医院管理层以及领导层人员来说,不具备较强管理意识,尤其是医院月纪事管理人员,存在不够重视,未能积极完善管理机制,导致管理过程中难以顺利进行以及管理混乱等问题。另外,分析医院月纪事,较为繁杂,内容较多,工作范围涉及医院各个部门,因此,对于医院月纪事管理人员来说,应积极沟通其他部门。但是,在实际工作中,由于管理机制不够完善,在沟通其他部门时,沟通不够有效,导致医院月纪事信息缺失或者遗漏,存在诸多问题,医院月纪事缺乏准确性以及完整性,对顺利开展医院月纪事管理工作产生了一定阻碍。除了以上情况,在医院月纪事管理方面,医院投入力度较小,缺乏管理配套设备,对医院月纪事管理工作顺利开展造成极大影响,导致医院月纪事人员工作效率明显下降,分析这一问题产生的原因,是由于不够重视医院月纪事管理而导致的。在医院月纪事管理工作中,专业档案管理人才缺乏,难以有效开展医院月纪事管理工作,分析表现,具体包括:多数医院月纪事管理人员未能积极开展培训,不够重视,对管理技能以及知识未能及时更新,未能修订医院月纪事管理制度,部分医院月纪事管理人员综合素养与实际工作不匹配,容易发生文件缺失以及遗漏等问题。
三、运用PDCA推进月纪事
(一)P(Plan):制定计划。从档案工作本身出发,坚持以人为本的原则,确定普遍性问题为:单位职工对医院各类信息的知晓度不高,信息了解渠道受限。问题的提出主要来源两个方面:一方面,在三甲等级评审、院长公立医院绩效考核及全国文明单位测评指标体系中,对职工了解医院信息的情况均有相应的考核内容。但在以上考评工作中,职工对医院信息了解的渠道局限;另一方面,在每年召开的班子民主生活会前征求意见调查问卷以及座谈会上,职工每次均提及对医院各方面信息不清楚不了解的情况。在医院月纪事管理中应用PDCA循环,规划环节是指医院实际工作中应用的管理制度,通过对这些管理制度进行科学制定,详细记录医院每月发生的事件,同时分析以及整理,对其进行保存,可明显提高医院月纪事管理效果以及质量。在储备信息中,可利用文字、图片、音频或者数据等方式,多种多样,然后综合利用分类归档信息。相关性文献报道,运用PDCA管理工具做好医院月纪事编写,在PDCA循环规划环节中,集中保管以及有效管理各种有价值文件是主要目的,可获取最佳工作效果,可促使医疗质量水平提高,还可以明显提高医院文化建设水平。
(二)D(Do):组织实施。1.启动档案编研功能。明确档案编研主题为“每月纪事”,其内容包括医疗、教学、科研、管理、党建、精神文明及医院文化建设等方面。2.广辟纪事信息来源。资料来源为OA公告、纪要、简报、官方网页及微信等日常信息组成,做到大事突出、要事不漏。3.创新纪事编写格式。按时间为序,实事求是记录事件主要信息,不做任何评论,对特殊事件背景做出注解,以便于职工了解。4.利用院内OA平台发布,方便广大干部职工适时浏览。以上四个方面是编写纪事的基本方法,要突破档案室或办公室自身的限制,将参与编写工作延伸至全院业务流程的每个环节,从医院各信息平台上获取尽可能多的线索和材料,注重收集外界报刊等媒介报道,还要对线索进行必要的追踪和查证。作为编写人员,要及时记载每一件事发生当天的情况。PDCA循环执行环节做法是详细展开规划环节,在实际工作中,实现规划,对于规划环节来说,是后续部分,因此,对于医院来说,在医院月纪事管理过程中,对规划环节进行明确,完善管理制度。相关人员有章可循,对工作目标进行明确。因此,在医院月纪事管理中应用PDCA循环,应将年度计划执行工作做好,对管理人员培训工作进行落实,构建相关管理制度。
(三)C(Check):检查核对。当月中旬发布上月纪事,并于当月月底统计OA关注量,以此为依据,2019年全年数据如下表所示式样:
2019年1月~12月纪事查检表(式样)
利用医院官方的信息平台公布纪事内容,使院领导能及时掌握医院的工作动态,提高其工作的针对性,对全院管理做到心中有数,能够进行有的放矢的决策,从而提高医院的核心竞争力。另外,能充分调动全院各部门的创新意识,通过开展月纪事,提高各部门对本部门信息的整理反馈,通过横向对比,发现自身信息更新的程度,一定程度上提高档案收集内容的丰富多样性。
(四)A(Action):落实行动。1.按照上述统计信息,发布12个月OA阅读量累计9156人次,关注量实现了从无到有。2.档案的服务功能得到体现,全年记录重要信息累计条数541条,为编研医院综合和专题大事记等提供了重要的基础资料支撑。在此基础上,医院档案部门总结工作中的不足,确定整改的问题,再次利用PDCA管理工具做好纪事的整理和发布,为下一步档案编研提供较为完善的技术支持。分析PDCA循环行动环节,可对核查环节结果进行分析,从而提出改进措施,保证可行以及有效。
四、结语
综上所述,有效运用PDCA方法,提高了档案部门与时俱进、创新服务的意识,一定程度上促进了医院档案编研的功能发挥,帮助档案部门找准载体,也是医院档案管理适应医院工作发展的必然选择。医院档案工作者以每月纪事形式,为档案编研提供重要的基础信息,从而将医院档案史料反映出来的医院传统、精神与医院当前工作结合,力争从中提炼出有既定需求目标的档案资料产品,提炼出有深厚群众基础、反映医院特色且受医院职工用户认可、符合患者利益需求的档案产品。让广大职工及社会人士了解医院的历史,增进对医院的认同感,激发大家爱院、爱岗敬业的情怀,从而推动医院高质量发展,为区域医疗卫生事业贡献力量。