破解农业科研项目经费管理难题与对策

许海苗 罗 斌

一、引言

随着科研体制改革的不断推进，农业科研项目经费来源日益增多：有各级财政部门的直接拨款，如中央专项资金；各级政府职能部门的纵向拨款，如农业农村部、科技部、市农委、市科委、人社局专项资金和社会投资的各类横向经费等。科研资金投入力度加大，对会计核算和财务管理提出了更高的要求。

某农业科研中心（以下简称中心）隶属于某市农科院，系事业单位，截至2019年底资产约5亿元，基本建立了“统一领导、分级管理、责任到人”的项目资金管理体制和制度，合理确定科研、财务、人事、资产、审计、监察等部门的责任和权限，将项目资金纳入单位财务统一管理、单独核算、专款专用，并制定了内部管理办法和资金使用审批制度，相关内控制度和监督约束机制基本健全，执行较为有效，项目资金支出真实，列支范围基本符合规定，总体情况较好。

该单位具有科研项目类型多、数量多的特点，仅2019年在研项目就超过200个。根据《北京市科技计划项目（课题）经费管理办法》（京财科文〔2016〕2861号附件），各项目经费预算下又细分为直接费用，如设备费、材料费、测试费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、档案出版费、劳务费、咨询费、管理费、其他等12个科目和间接费用科目。财务除了要控制项目总预算不超支，还要注意各科目不超支或不超过标准范围。近年来，项目验收审计要求越来越严格，财政项目资金支出专款专用更加规范，资金进度控制更是细化到每月都必须达标，既要加快预算执行进度，又要兼顾预算不超支不违规。中心通过逐步解决工作中遇到的问题，达到项目基本不超支，并有效地控制了预算，加强项目资金管理，提高资金使用效益，顺利通过各年度院级专项审计和课题结题验收审计的同时，较好地服务于科研人员。

从财务角度看，项目经费管理主要是经费申请和使用过程中产生的问题，一方面是与经费预算有关的问题，如预算执行进度慢、超支、调整等；另一方面是与经费支出有关的问题，如支出报销违规、单据不规范等。应立足单位全局，统筹规划，全方位保障，才能解决这些问题。

二、科研项目预算执行的问题和对策

（一）年底突击花钱

科研项目支出一般都有进度要求，尤其是财政资金，一般每年都要支出完毕，按月查看执行进度。以下是中心根据财政局要求制定的本单位2020年财政项目经费（工程设备类除外）每月考核百分点比例标准：

月份 一季度 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月时间进度(%) 23% 32% 41% 50% 59% 68% 77% 86% 95% 100%

从中可见，每月约执行8～9个百分点，才能满足每月要求的标准，不能低于该标准。但因科研实际情况所限，无法按部就班地按该百分比支出，例如春耕时会大量购买种子和农资材料，忙着地里的活无暇出差，会议差旅费支出就较少；秋收时节会加大劳务费支出，寒冬到来前会大量购买大棚农膜等。一年当中支出并不均匀，年底支出偏多，大部分科研人员确实因各种实际困难导致支出滞后。另有个别科研人员按进度支出的意识不强，手中积压大量发票未及时报销，眼看快到年底封账了，才急急忙忙进行报销，集中付款，因此产生年底突击花钱的现象。

针对这一现象，首先，要认真编制预算。项目经费管理从预算编制开始。以往由于科研项目预算编制主要是由科研人员开始，并负责申报，财务人员参与较少。为了避免预算环节出问题，导致后期无法顺利支出经费，如差旅费、会议费、咨询费等预算金额超标准，项目预算编制过程中，各部门要充分沟通协调，使预算与资产配置相符、与实际工作相对应。项目申报人首先根据科研目标细化支出计划，财务人员再根据财务制度规定对其进行修正，并由科研管理部门根据科研项目管理规定进行审核，提高预算编制的科学性、合理性，做到预算编制程序规范、方法科学、数据准确。

其次，要从制度上加以束缚。制定关于经费执行进度要求的相关规定，明确各部门职责，并根据结果进行奖惩。中心制定了《财政经费执行管理办法》，规定由各课题负责人负责该课题的支出计划，并按规定时间及时报销；由财务部门每月汇总核算各课题的执行进度，及时进行公示，对没有特殊原因严重滞后的课题予以提醒或警告；由科研管理部门对连续3个月进度滞后的课题，扣减年底绩效考评分，在分配科研经费时，对预算执行较好的课题予以倾斜，由人事部门将此纳入绩效考核的范围并与薪酬挂钩。

同时，要加强政策宣传。由财务部门牵头，通过邮件群发、建立微信群、召开座谈会等形式，将财政要求传达给每一位项目负责人，并通过与科研人员沟通，了解他们的实际困难，协调给予解决。例如有人反映在农场试验用地，由农场统一管理，统一用工，统一用料，统一结算。以前由于农场习惯半年才跟课题结算一次材料费和劳务费，导致课题支出滞后。经过座谈和协调，农场改为按季进行结算，有条件的还可以按月结算。以往农场是集中购买农资材料，对务农人员按月支付工资，然后根据各课题的用料和用工，分摊给各课题相应的材料费和劳务费，分摊费用的直接依据是一张费用分摊表，在课题账务支出该笔材料费或劳务费时，入账的凭证附有分摊表，没有材料费发票或劳务费工资单，在经费审计时需要另外收集证据如农场购买农资的发票或每月的工资单，以及分摊的依据等一系列额外的凭据。对于审计要求严格的，尤其是财政经费，可能无法通过审计，导致课题一直以来习惯于不将农场分摊经费记入财政项目，而是记入审计要求较为宽松的普通项目如横向课题，从而造成一方面支出与实际不符，另一方面使财政经费支出滞后。针对这一问题，经过座谈和协调，由农场提前测算各课题预计年用料和用工，在农场采购农资时按各课题的用量开具发票，由各课题自行到财务报销并支付，在农场每月支付工人工资时，按各课题用工情况出具工资单，由各课题自行签名确认走财政经费支付。这样既加快了财政经费支出进度，又符合项目结题审计的要求，完善了流程。

（二）随意调整预算

存在问题：实际支出内容或金额与预算不一致，且未提前做预算调整审批，自行调整。支出的内容与预算不一致的情况：采购的设备与预算不一致，例如任务书写着要买一台离心机，实际买了一架波谱仪；出差的地点与预算的地点不一致，例如任务书写着要去上海开会，实际去了海南调研。支出的金额与预算不一致的情况：虽然一个项目的总预算没有超支，但各科目没按预算支出，例如材料费预算100万元，实际花了120万元，超过预算的20%；差旅费、会议费、国际合作交流费合计10万元，实际差旅费花了11万元，超过三项之和。这些与预算不一致的情况，如果在年终决算前按预算调整审批手续做调整，只要是原因合理，得到管理部门的批复，项目验收审计就不是问题，否则会作为审计问题要求整改，严重者会影响项目负责人下一步项目申请金额，甚至影响整个单位的信誉。

解决对策：不仅项目负责人要严格按照预算支出要求，财务部门也要严查预算审核支出单据，对于预算外的支出坚决不予报销，若有调整的，要求报销人提供预算调整批复单，从源头上防止擅自调整预算。实际工作中，由于项目多，科目多，单据多，财务人员如果全靠人工，工作量大，难免把关不严，需要借助信息化工具，通过系统自行设置好的审核条件，初步过滤不符合条件的单据，提高财务人员工作效率。例如中心利用差旅费网上报销平台，实现出差前线上审批、出差后线上报销的功能，从订票到回来后报销，在手机APP上就能搞定，达到内控审核、预算管控的效果。同时，在抗击新冠疫情的关键时刻，这种不接触的智能报销平台，也有利于单位安全有序复工。

三、科研项目支出报销的问题和对策

（一）个别科目超支

根据北京市科技计划项目经费管理办法，在项目总预算不变的情况下，直接费用中的材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出等科目的预算如需调整，可由项目负责人自主安排，由承担单位核准，年底和结题验收时备案；差旅费、会议费、国际合作与交流费三项之间可调剂使用，但不得超过三项支出预算总额，可调减用于其他方面的支出；设备费、劳务费、咨询费等预算一般原则上不予调增，可调减用于其他方面的支出；间接费用预算不得调整。但在实际执行过程中，个别科目存在超支现象，如差旅费超支，会议费无预算有支出，劳务费超支，咨询费超支等。

针对这一问题，首先，财务部门组织相关培训。强调关键控制点，并将支出标准如出差乘坐交通工具标准、交通公杂补贴标准、会议伙食住宿标准、咨询费发放标准等打印张贴在明显的地方，方便科研人员查看，避免发生报销时才发现坐软卧超标了，或办完会议回来发现住宿费超标了的情况，还可以绘制报销流程图并列明注意事项，供大家传阅。

其次，加强信息化建设。通过用友财务软件指标管理模块，在年初建账套时启用该模块，将支出科目按项目做辅助核算并与指标管理挂钩。在收到拨款时，收集课题任务书，将任务书里的各项科目预算录入到期初预算中；在支出经费时，按付款银行单据及对应的发票合同等附件，做记账凭证，同时勾选支出科目对应的指标，同步减少指标余额。月末调取各项目指标余额表，以方便查询该项目预算执行情况。科研人员通过查询余额，在剩余经费额度内做下一步支出计划，可以有效避免超支的现象。

（二）报销单据不规范

科研人员交到财务的报销单据存在各种各样的问题，归纳起来主要有：①审批手续不齐全或不合规。中心对报销审批手续做如下规定：支出报销单据“负责人”审核与签字权限为：课题组长可审核签署2 000元以下票据；部门/研究室负责人可审核签署5 000元以下票据；分管领导可审核签署5 000元以上10万元以下，超出10万元首先由分管领导审批签字后，再由中心主任进行审批签字。对于符合“三重一大”的事项还需集体决策审批，报销时附会议纪要。实际情况总有不符，签字不齐，说明该采购是未经适当授权审批的，问题的性质比较严重。②缺乏相关证据，如无合同、或有合同但合同条款不全，未对支付方式做明确的规定，或工程项目没标注工期完工时间及分批付款的条件等；材料采购缺乏出入库单据，或出入库单据没有按规定由岗位分离的不同人员签字，个别出入库材料规格型号错误或金额错误，设备购置没有验收单、未办理固定资产登记等。③个别发票相关内容不规范。如发票抬头各种错误：漏字多字，写单位简称而非全称，或直接写上级单位的名称；内容与实际不符：实际是维修服务类型发票却是材料，实际是工程安装类型发票却是材料，对应的合同也没体现出维修服务或工程安装验收售后等内容，后期出现维护相关问题无法向对方单位追责；有的发票内容是笼统的商品类别，如农资无明细数量金额等。

依托单位是项目资金管理的责任主体，应当建立健全项目资金管理体制和制度，完善内部控制和监督约束机制，加强对项目资金的管理和监督。针对以上情况，修订和完善了《财务报销管理规定》，规范了审批权限和程序，要求所有费用支出按金额大小逐级审批、经中心领导审核并签字确认，改变了以往多头审批、财务监督不力的状况。拟定《中心进一步加强和完善财务管理制度的通知》，进一步明确了审批责权，并针对报销中存在的具体问题做出明确规定，逐步规范了财务管理和会计核算行为。

对财务人员提出更高要求，要加强报销单据的审核，对有问题的单据予以退回改正，做好会计基础工作。负责报销的财务人员除了要具备较高的专业技能外，还需要有耐心和良好的沟通能力，既要遵守规定，又要给科研人员做好解释工作，使其了解注意事项，避免下次重复出现类似错误，提高办事效率。同时，单位应加强岗位培训，定期进行轮岗。

对于一些特别情况，财务部门还有针对性地进行规范。例如，科研项目一般都有燃料动力费预算，主要用于支出电费。由于单位内部门众多，每个部门都同时开展若干项目研究，如何准确地核算某一项目的燃料动力费，就成了一个棘手的问题。如果在每个办公室、实验室都安装电表，显然不经济也不现实，于是将电费按面积估算分摊。另外，由于科研人员根据科研需要到远郊调研以及到中心设立的农场基地驻扎，对于这方面是否给予补助以及补助多少，以前的规定没有涉及，北京市差旅费管理规定也主要针对市外出差的普遍情况。在充分采纳科研人员反馈意见的基础上，经过与审计处多次沟通后，对该特殊情况做出规定，制定了《关于差旅费管理办法的补充规定》，做到开支费用有依据、支出可量化，大大提高了科研人员的积极性。

依据《北京市进一步完善财政科研项目和经费管理的若干政策措施》第二十一条：承担单位根据实际需要建立科研财务助理制度的规定，对项目较多、经费较多、有条件的课题，也可以聘用具备基本财务知识、熟悉科研业务的科研财务助理，专门负责财务报销和协助课题验收审计等，使科研人员少跑腿，专注于科研，从繁杂的报销中解放出来。

四、结语

科研项目承担单位是科研项目经费管理的责任主体，要强化自我约束和自我管理，做到接得住，管得好。做好科研项目经费管理，主要是做好预算管理和支出管理，做到预算编制科学合理、执行及时、调整有据；支出合法合规，确保资金安全。通过建立相关制度，完善内部控制，运用信息系统等，做到财务核算准确，各部门沟通协调，更好地进行经费管理，服务科技人员，为推动科技创新贡献一份力量。