智能移动办公在企业经营管理中的应用分析

宋伟强，邓惠红

（1.启迪（柳州）数字教育有限公司，广西 柳州 545000；2.广西科技大学启迪数字学院，广西 柳州 545006；3.广西柳州市妇幼保健院，广西 柳州 545001）

今年的疫情带来很多思考，站在企业经营管理中，在复杂纷呈、异常激励的竞争中生存发展是企业面临的重要命题。形成良好的智能移动办公习惯，对企业经营管理积极意义不可置疑。

1 办公的目的

办公的目的是让组织的意图得到有效实施，从而确保企业的生产经营顺利开展。因而办公的有效实施对企业生产经营中意义重大。智能移动办公的意义，在于打破时间和空间的限制，以企业信息化的形式，对各方需求实现快速响应及协同，提高工作效率，降低运营成本，整体提升企业运营能力，促进企业发展。

2 什么是移动办公

移动办公，也可称为“3A办公”，即办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）。

移动办公是继电脑无纸化办公、互联网远程办公之后的一种新型办公模式，是企业和政府信息化建设的重要组成部分[1]。这种办公模式利用移动智能终端的信息化软件，建立智能终端与办公管理平台一体的企业软件应用系统，借助移动智能终端通信的便利性，摆脱时间和场所局限，能够随时处理待办事宜、减少加班处理公文时间、避免因出差等原因不能及时审批等事宜，有利于提高管理效率，推动效益增长，对于突发性事件的处理、应急性事件的部署有极为重要的意义[2]。

3 智能移动办公的发展

移动办公最早主要有电话会议、电话电视会议，特别是OA办公系统的发展和完善，大大促进移动办公的发展，随着智能手机的强劲发展，融合人工智能技术，移动办公智能化，除了OA办公系统手机端的实现外，阿里、百度、腾讯、华为等的努力，使得智能移动办公出现百花齐放的繁荣局面。2012年～2018年，我国智能移动办公市场规模保持30%以上的速度快速增长[3]。

近几年来，智能移动办公需求持续增长。据统计，2018年中国智能移动办公市场规模在234亿元左右，同比增长20.8%。预计2019年～2024年复合增长率为12.4%[4]。

特别是新冠疫情的原因，智能移动办公系统得到迅速推广及应用。2020年2月5日，阿里“钉钉”首次超过社交软件微信，下载榜第一。2020年3月10日，“钉钉终于承受不住大家沉重的爱，崩了”。钉钉官宣布：“今日是春节假期后开工第一天，超过1000万家企业组织使用钉钉在家办公、在线办公，钉钉视频会议成为开工会议的首选。”中国智能移动办公迎来新时代，2亿人在家办公，协同办公，远程视频会议，迅速成为刚需。

“学习强国”学习平台，是最好的例子，随时随地创建学习型党组织，打破传统的学习模式，集视频、文字、声音、图像于一体，既有理论学习，又有时事学习等等，还可以在线考试积分，利于各行各业的党员利用一切可以利用的时间坚持学习。提供免费阅读的期刊、古籍、公开课、歌曲、戏曲、电影、图书等资料大大丰富了人们学习的内容和思想内涵。还有“强国视频会议”、学习报表等等功能。无疑，党组织利用好“学习强国”平台将大大促进单位的党建工作建设，进一步服务好企业经营发展工作。中国5大移动办公软件

?

华为官宣：“华为云WeLink吸取华为数字化办公实践，融合消息，邮件，会议、音视频，小程序等服务，打造新一代智能办公云服务平台，高效连接企业的团队、知识、loT，提升企业竞争力，助力企业数字化转型高效联接、智能办公、开放生态、安全防护。”。

4 智能移动办公的优势与劣势

此前，智能移动办公迟迟没有得到广泛推广使用，无疑在对其有效性的担忧，认为没有现场办公的有效沟通及可控，最终导致结果的不可控。下面对其优势和劣势进行分析。

智能移动办公的优势与劣势分析表

5 如何让智能移动办公更好服务经营管理

因于本次新冠疫情的原因，大量组织使用移动办公、网络教学等智能工具，使得智能移动办公深入人心。社会发展和趋势发出明确信号，智能移动办公的必然性和强烈需求，推广智能移动办公是企业发展的内在要求。科技信息技术发展，更多企业转向数字化实践。智能移动办公载体提供员工管理、任务管理、业务管理、办公管理、通讯、协同文档、视频会议等集大成及工具，灵活有效运用，大大促进经营管理上新台阶，增强竞争力。

5.1 从企业管理者开始实施

移动办公出现了几十年，一直没有得到足够重视、充足的应用和广泛使用，主要是基于管理者们对传统办公的依靠和移动办公有效性等认可不高。目前，很多企业认识到智能移动办公及时让决策者掌握全面准确的企业内部情况，提高决策效能，让管理更加有效。

（1）智能移动办公能够让企业管理者快速全面掌控整体及时有效的系统信息，及时作出管控反应。将适合移动办公的业务梳理出来，通过系统完美实现企业管理的效能化，是企业长期稳定发展的关键路径。

（2）智能移动办公实现企业管理的智能化，提高运作效率，提升经营管理的规范性，提高核心竞争力。智能化管理可以让企业经验、问题、方法、知识等有效管理，有效传播、共享、利用，产生共鸣、反思，促使员工采取更合适的方法措施，规避同样错误，减少不必要的重复工作。

企业管理者充分认识到智能移动办公的重要作用和意义，通过自上而下的推广使用智能移动办公，产生良好作用，实现企业良性发展。

5.2 打造善于高效、协同的办公人员

同样，让员工充分认识到智能移动办公的重要作用和意义，才能提高员工推行和使用智能移动办公的积极性。解决人与人之间的协同技术的发展、网络的普及、信息的加速流通，人与人之间信息交换的频率越来越高，对于协同和交换的需求比以往更加强烈。团队内部交换文件、共同创作、协同编辑的情况也越来越常态化，这样才能使效率最大化[5]。

移动办公需要员工对自我有较强的控制能力、工作能力及沟通协作能力。而移动办公对全员及时有效协同的效率远远高于传统办公。此外，员工对公司信息共享的需求，使得企业信息更透明，便于员工掌握了解，并作出更有利于公司的决策。

5.3 营造移动办公的良好企业文化及氛围

将智能移动办公作为企业文化的重要组成部分，增强员工向心力，追求高效、协同、卓越是企业永恒的主题。鼓励员工积极利用科技创新成果推动企业提升效率，展现公司时代意识，对外提升多边合作的高效沟通及业务的快速协同，对内促进更开放、高效、低成本的办公效应，形成高度协同发展新模式，实现企业良好发展。

5.4 适当鼓励智能移动远程办公，给企业注入新活力

日常办公中，给人员选择，如一周当中选择1天～2天远程办公。其意义有着多样性，如增强员工的积极性和自主性，从而增强企业的灵活性和多样性，实现创新性。从自上而下到自下而上的转换，发挥人员能动性，实现员工心往一处想、劲往一处使，企业智能移动办公一体化、全员参与的局面。于胜泳（随办创始人兼首席执行官）预测未来5年～10年中，主流办公模式将是在家办公，这也是随办未来发展的愿景，大家不必前往公司，而是通过随办平台，借助可穿戴设备等智能硬件进行远距离的沟通协作，保证随时随地响应，跨越距离的障碍，达到甚至超越面对面的工作效果[6]。

5.5 通过移动办公进一步增强协企业内部协同能力

把沟通交流的活留给华为、腾讯、阿里、飞书等系统，企业只需充分利用和提升各类办公应用，有效运用管控功能、文档管理、流程灵活处理、组织结构合理、项目管理科学、客户管理系统、报表统计全面及时、数据分析有效，从而实现企业内部的最大协同。

该周报通过文档协同表格，迅速实现公司一周项目汇总及透明化办公，同时需要协同的事项，各方意见及需求一目了偶然，有效提升办公效率和成果。

?

5.6 通过移动办公了解员工思想动态

及时了解和掌握员工的思想状态、动态，保证员工以良好的状态进入工作状态，减少企业在生产经营中发生不可控、甚至人为的安全事件。比如通过工会活动或措施，鼓励员工每周通过智能办公系统分享1个～2个个人或家庭的生活片段等方式，从而了解到员工的生活状态等方式，达到更充分了解和掌握员工状态的目的。对家庭或者个人出现思想状态的员工，单位有关人员应及时疏导，起到有效规避因员工思想问题导致的不稳定因素，为企业长治久安发展保驾护航。

6 结语

近年来，智能移动办公技术不断提高，其功能更加完善、多样丰富，系统稳定安全，办公更开放更便捷，大大提高办公效率。另一方面，其更符合绿色高效的时代发展潮流，节约时间，减少成本。充分发挥其优势，利用5G网络万物互联优势，最大可能实现智能远程办公，让企业管理更明确、方便、可控，向管理要效益，从根本上提升企业竞争力，让企业健康发展。