财务共享模式下电子会计档案管理研究

石 慧张 鹏鄂新元

（1.内蒙古自治区鄂尔多斯市中医医院 内蒙古·鄂尔多斯 017010；2.内蒙古自治区鄂尔多斯市蒙医医院 内蒙古·鄂尔多斯 017010；3.内蒙古自治区鄂尔多斯市康巴什区财政局 内蒙古·鄂尔多斯 017010）

财务共享模式下的电子会计档案管理以网络环境为依托，难免存在部分漏洞，因而对档案管理提出了更高的标准。对于电子会计档案而言，安全性和有序性是电子会计档案管理工作中的重点内容，由于电子会计档案管理主要依托于信息技术的支持，因此，企业领导者应正确认识到电子会计档案管理的重要性，加强对档案管理工作的重视，利用先进的信息技术，对电子会计档案进行安全有效的管理，为企业发展决策提供可靠支持。

1 财务共享模式下电子会计档案潜在的风险

1.1 存在徇私舞弊行为

财务共享模式下的电子会计档案管理以网络环境为依托，由财务中心采用信息技术进行统一管理，管理中的漏洞不可避免，而企业中的利益相关者通常会利用这些漏洞谋取私利。利益相关者大多为企业管理人员，企业的经营状况与其切身利益息息相关，一旦出现经营状况不佳或业绩不达标的情况，部分利益受损的管理人员会为了自身利益铤而走险，利用信息系统管理中的漏洞，对电子会计档案进行作假，以便将这些不利于自身利益的因素遮掩过去，最终达到获利的目的。当然除了管理人员，企业财务共享中心的人员也有可能存在徇私舞弊的行为。企业为了壮大自身实力，势必会在发展过程中不断扩大自身经营规模，从而设置一些子公司或分公司，为了准确无误的核对这些子公司的账目，需要财务共享中心人员前往企业子公司或分公司，这就涉及到了差旅费问题[1]。部分员工会利用这次出差机会，通过信息技术对差旅费进行造假，以此增加自己的额外收入。另外，贿赂也是财务共享模式下的企业会计电子档案管理中普遍存在的问题。企业总部在进行年度总账目核对时，通常会派遣财务中心人员前往实地子公司进行账目核对，在此过程中，子公司管理人员为了隐瞒会计账目不正确的事实，对财务中心人员进行贿赂，要求财务中心人员配合，利用信息技术对电子会计账目进行伪造，以此遮掩子公司账目不正确的事实，从而达到谋取不正当利益的目的。由此可见，财务共享模式下的电子会计档案管理，虽然在档案管理效率和质量方面获得了显著提升，但是信息管理系统存在的漏洞却是企业不容忽视的大问题。

1.2 管理制度尚未健全

企业领导者本身具备超强的带头作用，其管理思想和理念在很大程度上决定了企业未来的发展方向。根据当前电子会计档案管理工作的开展状况来看，档案管理工作水平迟迟得不到有效提升的原因，很大一部分在于企业领导者，部分企业领导者管理理念较为落后，未能正确认识到会计档案管理对企业发展的作用与价值，对电子会计档案管理工作不太重视，以至于未能及时完善或优化电子会计档案管理制度，对电子会计档案管理工作资源的安排也不合理，不论是人力还是财力，均缺乏足够的支持。殊不知，企业领导的态度直接影响了基层人员的思想，使得会计档案管理人员认为档案管理工作并不重要，以至于并未对自身行为进行严格约束，甚至认为私自更改会计电子档案并不会造成任何影响，也未能清晰的意识到私自伪造会计电子档案会产生怎样的恶劣后果。科学健全的档案管理制度是保障电子会计档案管理工作高效开展的重要前提，管理制度不健全，容易使电子会计档案管理工作中的漏洞越来越多，让部分不法人员谋取私利有了更多的可乘之机。不仅如此，电子会计档案管理工作存在漏洞，也会使档案数据失去了真实性，不能为企业决策提供可靠参考[2]。

1.3 电子会计档案管理系统的安全性缺乏保障

市场竞争是每个企业在发展过程中都要面对的问题，在此过程中，部分企业为了提高自身在市场中的核心竞争力，不惜利用非法手段，如病毒破坏、截收信息、黑客攻击等不正当手段，对竞争对手企业的财务数据进行损毁，让对手企业蒙受巨大的经济损失，自己从中获利。此外，由于财务共享模式下的电子会计档案管理主要依靠信息技术，生存于网络环境，一旦遭受突发性的自然灾害，如雷电、地震、暴雨等不可抗力的灾害，很有可能丢失一部分会计信息数据，使得电子会计档案资料失去了完整性，其参考价值也因此而降低。当然遭受自然灾害的概率非常小，但是造成的损失也是无法估量的，因此，具备前瞻性的电子会计档案管理理念至关重要。

1.4 电子会计档案归档管理缺乏规范性

电子会计档案数据信息量会随着企业经营业务不断发展而逐渐增加，对电子会计档案进行归档管理便成为了重要管理内容，电子会计档案归档管理即是指，根据标准规范代码对电子会计档案进行储存，在日后工作中，如果需要对某一会计电子档案借阅时，便可以快速、准确的查找出来，大大提升了档案借阅效率。传统会计归档管理通常以纸质形式进行传输和保存，将装订好的纸质会计档案进行分类和保存，在此过程中，难免出现人为失误问题并且不容易被发现。而电子会计档案管理则不同，利用信息管理系统便可完成传输和保存，将归档好的电子会计档案直接上传给财务中心，即便存在人为失误，也可以快速改正。然而根据目前企业电子会计档案管理状况来看，财务共享模式下的电子会计档案管理仍然存在一些较为突出的问题，归根结底在于大多企业对电子会计档案的归档管理并不是很重视，这样一来，大多档案管理人员为了档案管理的简便化，不会刻意按照规范管理流程对电子会计档案资料进行存储，再加上企业领导者对电子会计档案管理的严重忽视，始终未必能完成规范档案管理制度的完善工作，导致电子会计档案在进行存储时并未进行专门的分类于核对，一旦急需查找某个电子会计档案时，则需要在繁多的电子档案中逐个找寻，大大降低了电子会计档案的查阅效率[3]。

2 财务共享模式下电子会计档案管理有效策略

2.1 构建科学完善的管理体系

相较于企业以往单一模式的内部控制，财务共享模式下的电子会计档案管理提出了更高的标准，根据目前财务共享模式下的电子会计档案管理的现状来看，想要增强电子会计档案管理的高效性和安全性，需要一套科学完善的管理体系作后盾，以此保障电子会计档案管理工作高效稳定的运行。目前，我国大多企业内部针对电子会计档案管理的相关制度尚不健全，以至于电子会计档案管理系统仍存在一些安全漏洞，再加上档案管理人员不具备较强的管理意识，导致企业内部控制需要承担更高的风险。基于此，企业应根据财务共享模式下的电子会计档案管理的特点以及实际需求，构建一个科学完善的内部控制管理体系，并加以完善，内部控制管理体系包括电子会计档案管理制度、系统操作权限、内部审计制度、网络安全与制度等方面，在这一系列的安全性风险控制措施下，全面保障电子会计档案管理的质量和效率[4]。在实际管理工作中，档案管理人员应根据实际需求，利用电子会计档案管理系统，对各种档案进行科学归类与整理，有一点需要注意，在对档案分类时，应根据档案的客观规律及热点，保障档案资料之间保持密切的关联性，以此形成科学严谨的档案管理体系，为电子会计档案管理工作持续性、高效性的开展做良好铺垫。构建管理体系的目的是为了保障电子会计档案管理工作的高效性，为了充分发挥管理体系的职能作用，企业应加强对档案管理工作的重视，深刻的认识到档案管理的重要作用，在内部设立一个专门的电子会计档案管理质量监督小组，进一步促进电子会计档案管理工作质量与效率的提升。

2.2 构建信息处理系统

基于财务共享模式下，电子会计档案的安全性和有序性是档案管理工作中的重点内容，由于电子会计档案管理主要依托于信息技术的支持，因此，企业有必要搭建信息处理系统，利用先进的信息技术，对电子会计档案进行安全有效的管理。搭建信息处理系统需要注意以下几点[5]：（1）聘请专业的技术人员参与企业信息处理系统的构建工作，在技术人员全程专业性的指导下，保证信息处理系统的科学性和可靠性；（2）企业规模会随其不断发展而逐步扩大，企业内部人员的流动性也会随之增大，无形中加大了档案管理的工作量，需要处理的数据信息也随之越来越多。这时企业应充分利用信息技术，对信息系统不断完善与优化，以此增强信息处理系统的信息处理能力，提高电子会计档案管理工作的水平和效率；（3）加强日常信息处理系统的管理与维护，防止电子会计档案资料被外来危险因素窃取，如病毒、木马等，进一步增强信息处理系统的安全性和可靠性。

2.3 加大电子档案数据的更新力度

众所周知，会计档案资料和数据可以为企业高层决策提供可靠参考，以此保障企业高层决策措施的科学性和可行性。传统会计档案通常以纸质档案为主，这种档案不仅查阅困难，而且更新速度缓慢，不具备数据的实时性，难以为企业了解自身现阶段的发展情况提供准确性、及时性的数据分析，在很大程度上影响了企业高层的决策。财务共享模式下的电子会计档案很好的弥补了传统档案的不足，通过电子扫描功能，对新数据进行扫描，以此更新数据库内的资料和数据，保障电子会计档案数据的实时性和准确性，为企业高层决策提供实时财务数据。因此，档案管理人员应加大对电子会计档案数据的更新力度，定期更新数据库，提高电子会计档案数据的及时性和准确性。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为主要执行者，在电子会计档案管理工作起着重要作用，其综合素质水平对电子会计档案管理工作效率的高低有着很大影响。因此，企业应定期组织档案管理人员参加相关专业知识和管理技能的培训，让档案管理人员能够正确的认识到档案管理工作的重要性，对自身行为进行严格规范，在日常工作中严格遵循保密性原则。同时懂得利用现代化管理手段，对电子会计档案进行严谨、科学的管理，从而促进电子会计档案管理质量与效率的提升，充分发挥电子会计档案的参考价值[6]。

2.5 加强内部控制风险防范

财务共享模式下的电子会计档案管理需要面临多方面的风险，主要体现为以下几点：第一，电子会计档案的存在需要充分依托网络环境，而网络环境潜存着诸多恶意行为，如黑客入侵、病毒感染、木马攻击等，这些恶意行为均会对企业财务共享服务应用平台系统造成破坏，甚至使系统发生瘫痪，最终导致电子会计档案被不法分子更改；第二，不排除人为因素造成的系统损毁。由于档案管理人员的专业水平及专业素养良莠不齐，难免会出现因人为操作不当，导致电子会计档子管理系统受到损毁，致使部分档案数据信息缺失。从而给企业带来不必要的损失。因此，企业应对电子会计档案形成的全过程进行全面的认知和了解，加强对电子会计档案管理信息系统的管理与维护，以此提高档案管理质量，将各种潜在风险加以规避。财务共享模式下，信息资源对企业发展的重要性及价值不言而喻，保障信息资源的安全性和准确性是档案信息管理工作中的重点内容，对于企业决策工作而言，一旦信息资源的准确性缺乏保障，那么决策策略也就不具备任何意义和价值，这样看来，加强电子会计档案管理过程中的风险防范十分有必要。加强风险防范可以从以下几点着手[7]：（1）正确认识档案管理，以整体角度看待电子会计档案管理系统，对潜在的风险信息和错误信息进行及时过滤：加强防读写技术，在根源上防止电子会计档案信息数据被篡改；加强信息加密技术，设置多层审核、审批程序，最大限度地降低档案信息被篡改的风险；加强信息确认技术，如数字认证机制、数字签名技术等，对电子原文件设置一层防护屏障，从而更好的保护电子会计档案中的各类信息数据；提高档案管理人员的综合素质，要求档案人员既要具备扎实的财务管理知识，又能熟练掌握信息技术，只有这样才能在面对问题时，通过冷静分析问题的原因，从而寻找最佳的解决方法，将各类信息管理风险如数规避。（2）制定科学完善的风险防范制度和法规，结合不同风险类型，制定针对性的处理措施。同时还应对各种突发情况和紧急情况进行综合考虑，制定出与之相符的应对措施，以此提高信息处理系统面对突发风险的防范能力，保障电子会计档案数据的安全性和准确性。

3 结束语

综上所述，相较于传统会计档案管理的多种弊端，财务共享模式下的电子会计档案管理具有高效性、便捷性、及时性的特点，为企业高层决策提供了众多可靠参考数据，以此保障企业决策策略的科学性和可行性。电子会计档案信息会随着企业业务的不断拓展逐渐增加，档案管理人员作为主要执行者，应深刻的认识到档案管理的重要性，充分利用信息技术手段，提高电子会计档案管理质量和效率，将管理中潜藏的风险加以规避。