数字化档案规范管理方法研究

凌 俊

（上海大宁资产经营（集团）有限公司 上海 200000）

0 引言

大数据时代的到来，促进了信息管理工作的进一步完善，而档案管理工作中需要将蕴藏着海量信息数据的档案进行规范管理，管理工作的难度相较于以前的管理工作来说相对较大，新的管理方式的出现也需要档案管理工作人员迎接新的挑战。数字化档案规范管理方法能够在一定程度上减轻繁琐的档案管理工作，以一种较为便捷的管理方式，实现对档案数据的统计、分析与管理，实现档案管理工作质量的有效提升。

1 数字化档案管理的意义

我国的数字化档案管理工作始于21世纪初，相较于其他国家我国使用数字化档案管理较为滞后。在数字化档案管理工作刚刚开始在各行各业普及时，许多档案管理工作人员对于如何使用数字化档案管理仪器知之不多，在应用数字化档案管理方式进行工作中遇到的一些问题也较难解决。信息技术的快速发展促进了档案管理工作的数字化，档案管理工作中不仅只需要较为简单的数据录入就能完成，还需要对数字化档案的材料扫描、鉴别、保管、统计等多方面工作做好基础性学习，采用科技手段做好数字化档案管理工作。大宁集团在深刻认识到数字化档案管理工作的重要性下，对于应用好数字化档案管理应用系统、提升档案管理质量和效率等方面都做出了工作部署。数字化档案管理工作对于管理人员来说有以下几点积极意义：

1.1 提升管理效率

数字化档案管理工作的推进，对于一些档案数据庞大、管理内容较多的企业来说，具有提升管理效率的积极作用。在过去的档案管理工作中，如果想要找到一个时间较长的档案时，档案管理人员需要通过较长时间的翻阅纸质档案案卷目录或卷内目录手册，耗费时间较长，工作效率较低。现在，档案管理工作人员查找档案数据只需要通过数字化档案管理应用系统中的查询功能，就可以一键查询到档案的具体情况，其中的内容也会直接体现出来，在很大程度上提升了档案管理工作的效率。

1.2 减少数据丢失

数字化档案管理工作相较于传统的档案管理工作，具有较高的安全性。纸质档案和档案管理记录容易灭失，一旦档案灭失，档案中记录的数据就会随之消失，带来较为严重的损失。数字化档案管理工作中对档案的记录能够保存的时间更长、资料出现灭失的可能性更小，能够最大限度减少数据丢失的情况。

1.3 便于整理工作

当一部分档案超过档案管理时间，失去其实际价值时，档案管理工作人员需要将过期的档案进行整理后销毁，这一过程需要耗费较多的人力物力。数字化档案管理工作中可以将档案管理中需要整理的数据通过简单的操作直接删除，提升工作效率。

2 档案数字化管理的利弊

档案管理工作的数字化，有较多的优点，例如能够使信息管理内容数字化、虚拟化的形式下便于管理人员管理工作效率的提升，对于需要查询获得数据的员工来说，也能较快的获得电子数据，提升整体工作效率。但是电子档案的缺点也需要我们重视。由于电子文件是存储在电子介质中，修改电子文件中的内容较为容易，其法律证明力相较于传统的纸质档案较差；在电子数据传输过程中，由于数据需要连接网络，档案中的重要数据就有可能泄露给企业同类竞争者，安全性相对较低；电子档案在使用中需要依赖互联网和计算机系统，一旦设备在没有备份的情况下电子档案中的文件丢失，就难以再找回。通过这些数字化档案管理工作中容易出现的问题进行上述分析，可以看出公司的数字化档案管理工作也不能全部依赖数字化档案管理系统的应用，还需要结合不同部门和不同文件的特点分析其是否能够适用存储于电子档案的形式进行管理。档案管理工作人员需要发挥主观能动性找出数字化档案规范性管理工作的方法，基于对电子档案泳衣出现的问题分析后进行有针对性的预防措施，提升数字化档案规范管理工作的质量。

3 数字化档案管理工作的方式

数字化档案管理系统分为日常业务管理系统、档案数字化采集系统和数字化档案查询系统。这三方面的档案管理工作中需要注意的工作重点有所不同。在数字化档案管理工作中，管理方式分为电子档案的鉴定、电子文件的完善、电子档案的维护、电子档案安全性提升。同时，数字化档案管理工作中还需要做好人才队伍建设工作，配备专业人才进行档案管理。

3.1 电子档案的鉴定

需要归档的电子档案在存入整体电子档案时，需要对这一电子档案进行鉴定，电子档案中相关文件的保管期限、无价值文件的删除等工作都是电子档案鉴定的重要部分。为了促进电子档案鉴定工作效率提升，在电子档案鉴定工作中，档案管理人员一般采用制定表格的形式将有效信息仔细的填写在表格中，有关电子文件的保管期限的表格在必要的情形下可以单独制定。电子档案管理系统的设计过程中看，档案管理人员应当确定电子文件的保管时间和保管期，在电子档案保管期限表的正确使用下，电子档案的管理系统可以自动识别即将到期的电子档案，减少重复审阅、无效保存的问题，提升电子档案管理工作的管理质量。档案管理工作人员在制定电子表格之前，需要将未来可能需要填写的信息内容提前预留表格，尽量在制定表格时能够将更多详细信息填写入表格中，减少电子表格的频繁更新。

3.2 电子文件的完善

在电子档案的录入工作中，为了使电子文件更加完整，档案管理工作人员可以制定著录单，档案著录过程中分为档案归档之前的文件著录工作、档案形成案卷时的文件著录工作、档案归档后的文件著录工作。档案管理工作人员在文件归档之前需要完成档案涉及的信息情况分析工作，提前做好著录单，再进行接下来的电子文件录入工作。档案管理工作人员为了使数字化档案管理工作更快推进，根据公司的需求将公司需要的档案录入项目汇编成表格，在系统录入过程中保证电子文件的完整性，完善录入工作。

3.3 电子档案的维护

数字化档案管理工作随着时代的发展也在发生着许多转变，由于电子档案对于网络以及计算机系统的依赖性较高，为了使电子档案能够完整保存，在电子档案需要读取的情况下保证电子档案的真实性，档案管理工作人员还需要确保电子档案存储的环境质量情况良好。对于电子档案工作室的环境温度和湿度需要管理人员时时关注，确保电子档案的载体电脑不受外界环境影响，做好电脑的防尘和清洁。为了使电子文件中的信息更加完整，档案管理工作人员在管理电子文件时，需要注重电子文件备份工作，对于重要的文件信息，档案管理工作人员需要设置登录密码和文件阅读密码。加密电子文件在备份过程中，需要档案管理工作人员先对档案进行解密工作，在保证文件中信息不被泄露后进行拷贝备份。保证电子文件中的信息能够安全存储。

3.4 电子档案安全性提升

为了使数字化档案规范化管理，档案管理工作人员在工作中需要保证电子档案的安全性。电子档案在打开和改动过程中，需要档案管理工作人员进行身份认证，在身份认证后系统才允许经过认证的管理人员对文件进行删改，减少了由于普通工作人员对于系统应用不熟或误操作下删除正在保管期的文件、窃取文件信息等情况的发生。电子档案的管理人员需要注意电脑被病毒侵染的可能性，在使用电脑过程中需要仔细分析电脑中的各类信息和程序，对于与文件管理工作无关的软件安装包和程序，尽量在核对其安全性符合标准后再使用，保证电子档案的真实性、完整性。电子档案安全性的提升需要档案管理工作人员注意现今流行的计算机病毒和恶意程序，在电脑管理中注意设置防火墙减少这些对电子档案有危害性的软件操控计算机系统，窃取计算机网络中与电子档案有关的文件内容或者破坏电子档案的安全性。

部分电子档案需要存储在光盘或者硬盘中，档案管理工作人员在管理这些电子光盘时，需要确认每一个电子光盘中存储的文件有哪些、存储的文件大小、文件内容主要有哪些、文件是否为加密文件等情况，根据这些电子光盘中存储的文件内容进行分类管理。电子光盘等文件存放介质在保存时需要注意保持清洁和养护，定期对光盘进行清洁、保证其中存储的重要文件信息内容的完整性。

3.5 档案干部人才队伍建设

大宁集团档案管理工作中，为使档案管理工作质效提升，配备了五名具有合格资历的档案管理工作人员，依据集团的档案管理办法、保密制度以及查借阅等方面的制度完善管理工作。档案管理工作队伍在充足的人员配备下，对档案干部人才注重培养，通过线下线上等多种培训方式提升档案管理工作人员素质，在业务学习过程中促进档案干部人才队伍的建设。

4 结束语

总而言之，数字化档案规范管理工作与公司每一个部门的工作息息相关，只有在完善数字化档案规范管理方法、注意数字化档案规范管理工作中可能出现的问题并加以解决，就能在一定程度上提升整个公司运转的效率。在档案管理数字化的时代下，档案信息数字化建设工作中，档案管理工作人员需要以强化数字化管理方式、增加电子档案管理建设中对仪器设备及资金的投入、有效提升电子档案管理的安全性为管理工作的主要抓手，精耕细作对于档案管理工作的质量进行把关，依据大宁集团有关于档案管理中的管理制度进行有效落实，全方位提升数字化档案规范管理工作质量，真正发挥数字化档案管理的作用。